高中學校檔案管理工作存在的問題及對策研究

吳耀玲

[摘 要]高中學校檔案管理工作是一項非常重要的工作。新時期高中學校應該切實加強檔案管理工作。本文在分析高中學校檔案管理工作存在的問題的基礎上，從提高檔案管理的意識、提高檔案管理工作者的業務素質，建章立制，規范檔案管理，注重檔案資料的開發及利用，靈活運用計算機技術提高信息化管理水平等方面探討了加強高中學校檔案管理工作的對策，也歸納總結自身檔案管理的一點體會，以供廣大同仁參考。

[關鍵詞]高中學校；檔案資料；檔案管理

高中學校檔案管理工作是高中學校管理工作的重要組成部分之一。提升高中學校檔案管理工作質量有益于促進高中學校管理工作水平的整體提高。高中學校檔案管理工作涉及面比較廣，既涵蓋教學檔案管理，又涵蓋學籍管理等。新時期要做好高中學校檔案管理工作，關鍵是要認真找出當前存在的問題，并提出相應的解決策略。

1.高中學校檔案管理工作存在的問題

1.1檔案資料收集比較困難

當前，一些高中學校的教職工對教學資料歸檔并不重視，具有一定的抵觸心理。他們認為自己的教學資料是自身通過教學實踐不斷探索而積累、完善起來的，假如交給學校檔案室存檔及管理就搖身一變成了學校公家“成果”。也有部分教師認為將自己的教學成果資料存放在檔案室里，不方便自己使用及查找，因此覺得自己保管更妥當。上述原因導致高中學校檔案資料很難收集或者收集不夠及時、全面。

1.2檔案管理工作沒有形成合力

有些高中學校將檔案工作全部交給檔案室進行全面管理，導致其它相關部門忽視檔案管理工作的重要性，事不關己、高高掛起。實際上，檔案管理工作是一項系統性很強的工作，需要高中學校多個部門密切溝通、通力合作。只有形成合力，高中學校檔案管理工作才能做實、做活。

1.3檔案管理專業人才缺乏

當前一些高中學校嚴重缺乏檔案管理專業人才，負責檔案管理工作的人員均為兼職人員，這些教師有的要承擔比較大的工作量，平時忙于備課及授課，所以投入在檔案管理工作的精力就有限。因此，引進檔案管理專業人才顯得尤為重要了。

1.4信息化管理水平亟待提高

有一些高中學校檔案管理模式比較陳舊，還使用手工錄入的方式來錄入學生信息，導致學生信息檔案管理效率比較低、保密性不高。究其原因，主要是這些高中學校負責檔案管理工作的人員缺乏一定的計算機知識，難以準確及規范地采用計算機來完成學生檔案基本信息的錄入與管理。由此可見，高中學校檔案信息化管理水平亟待提高，從而提高檔案管理工作的效率及安全性。

2.加強高中學校檔案管理工作的對策

2.1提高檔案管理的意識

高中學校檔案是指高中學校在教學活動、科研活動、黨政管理工作及其它日常工作中所形成的對高中學校與社會具有保存及利用價值的各種文字圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。科學高效、規范合理、完善的檔案資料可以體現出高中學校深厚的文化積淀，是校風、校貌、校規與校紀等隱性文化的真實反映。因此，高中學校的領導及教職工均要認真學習檔案管理法律法規，提升自己對檔案管理的意識，充分意識到檔案管理在高中學校管理工作中所發揮著的重要作用；要知道何時要整檔以及如何做好整檔工作。

2.2提高檔案管理工作者的業務素質

要搞好檔案管理工作并非是一件容易的事情。因此，高中學校檔案管理工作需要安排專門的檔案管理工作者進行負責。同時，可以通過開展業務培訓等方式來提升檔案管理工作者的業務素質，使檔案管理工作者一方面要熟悉檔案法律法規，另一方面要掌握檔案資料編碼等高中學校檔案管理之基本技能，同時要培養及提高檔案管理工作者的溝通交際能力，從而推進高中學校檔案管理工作水平整體得到提升。

2.3建章立制，規范檔案管理

高中學校應該進一步明確高中檔案管理工作的具體目標，應該按照上級部門的關于檔案管理工作的相關通知精神，詳細制定出本學校檔案管理的各項規章制度、工作目標；要進一步明確檔案管理工作之責任范圍，尤其要明確檔案管理工作崗位的職責，實施年終考核制度；充分調動高中學習各個部門參與、配合檔案管理工作的積極性，從而規范檔案管理，推動檔案管理工作更上一層樓。

2.4注重檔案資料的開發及利用

高中學校檔案管理工作一方面是對各種檔案資料的收集與管理之過程，另一方面是通過仔細、全面分析檔案資料為我們廣大教職工提供有價值的參考經驗，進而促進高中學校管理水平。此外，高中學校檔案管理工作者應該樹立積極的心態，與高中學校其他部門一同梳理、加工、開發檔案資料。針對有獨特價值的檔案資料，應該創新工作思路與工作方法，多渠道、多方位匯編成小冊子供高中學校內部參考使用與傳閱，進而發揮出檔案資料的開發及利用價值。

2.5靈活運用計算機技術提高信息化管理水平

高中學校要充分運用現代計算機技術，加強新時期高中學校檔案信息資源建設，把書面檔案資料進行適當加工成為電子文本資料，建立網上檔案資料數據庫，推動高中學校檔案管理工作科學發展，逐步實現現代檔案資料管理信息化與自動化。實踐證明，采用計算機技術來輔助高中學習檔案管理，則可以比較方便地檢索、調整或補刪資料，大幅度地提升了檔案管理工作的時效性。同時，運用計算機技術可以提高檔案保密性，減輕了高中檔案管理工作人員之工作強度。

與此同時，高中學校的領導要高度重視學校檔案室信息化建設，主動探索信息化建設的方法與路子。高中學校只有構建高效、快捷的檔案網絡管理系統，才可以全方位地實現檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用的現代化管理，從而為高中學校提供及時、準確的、具有非常高的參考應用價值的檔案信息資料，全面實現高中學校檔案信息資源之有效利用與共享。

3.高中學校檔案管理工作體會

筆者在管理高中學校檔案工作至今已經有多年，也積累了一些體會：第一，檔案工作要突出本學校的特色。檔案人員在檔案的收集、整理、利用和檔案開發中應注意總結本校的典型經驗和自己獨特的教學、科研內容和教學方法，更好地運用教學、科研檔案為學校各項工作服務。第二，檔案人員要更新知識結構，拓寬知識面。不斷提高教學、科研檔案的質量和管理水平，更新觀念，拓寬視野，增強分析問題的能力，提高編研水平，從手工操作型向學術型轉變，從而使學校的檔案管理逐步走向科學化、現代化。第三，學校檔案工作要逐步從經驗管理向科學管理轉變，采用電子計算機等先進技術管理檔案，大力開發檔案信息資源，滿足教學和各項工作需要。第四，學校應制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即納入學校工作計劃和規劃、納入管理制度、納入各部門的職責范圍和有關人員崗位責任制；在布臵、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。第五，加強檔案的開發與利用。檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領導和各部門提供利用服務。要充分發揮各校優勢，加強內外信息的綜合開發利用，發揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務，提高其社會效益和經濟效益。

4.結語

隨著檔案管理工作日益受到人們的廣泛關注，高中學校檔案管理工作的重要性不言而喻。這就要求高中學校檔案管理工作者發揮出自身的聰明才智，提高檔案管理工作意識，努力學習掌握先進檔案管理技術，從而為提升高中學校檔案管理水平作出貢獻。

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