探討信息化手段在檔案管理中的重要性

姜鈺

一、前言

近年來我國的信息化水平飛速發展，人們的生活工作習慣也隨之改變，因此檔案管理由傳統方式向信息化轉變也成了我國檔案事業的一個必然選擇。本文結合現如今檔案管理的實際特點，探討了運用信息化手段管理檔案的優勢和重要性。

二、檔案管理信息化標志社會進步

檔案管理對于國家社會來說是必不可少的，檔案管理深入到了社會的各個方面，包括醫療、學校、企業等都需要進行大量的檔案管理。將信息化的檔案管理手段引入到各行各業，就可以使檔案管理工作更加高效安全。如設計院的PDM系統、制造業用到的OA等系統都會產生許多電子文件，這些文件的管理就無法使用原始的檔案管理方式，就必須將信息手段引入到檔案管理中，才能進行更加有效的管理。檔案管理是一件非常繁瑣復雜的工作，過去使用傳統方式進行管理時，大多數都是檔案管理員純手工操作，一系列檔案中，只要有一點需要更改的地方，就會引發連鎖反應，管理員的工作量非常大。將信息化手段引入到檔案管理中，工作人員的工作量大大減少，只需要進行少數的指令輸入即可完成，極大地提高了工作效率。比如學校的檔案管理工作，一般的學校都需要在年底對一年的檔案進行整理歸納，由于檔案管理人員并不一定只進行檔案管理，必然會感受到非常大的工作壓力。將信息化手段引入到學校檔案管理中，工作人員只需要利用相應的檔案管理軟件，就可以很簡單地對檔案進行高效管理。檔案管理人員還可以利用信息的檢索功能，隨時了解情況，遇到沒有按照要求進行歸檔的材料，就應當及時發出信息，進一步規范和監督檔案管理工作。

三、檔案管理信息化帶來方便快捷

將檔案管理信息化，比起傳統的檔案管理方法，還能夠使檢索更加迅速、查找更加方便、可靠性也更加高。傳統的檔案管理過程中，需要工作人員手動進行保管歸納，整個過程還需要盡可能避免外界環境對紙質檔案的影響，工作人員要定時對檔案進行檢閱，費事又費力。而運用信息技術，用電子檔案代替紙質檔案，省時又省力。在查詢時只需要輸入關鍵詞，所需要查詢的資料就會一目了然地出現在屏幕上，隨著信息技術的不斷發展，查詢方式會更加智能化。電子檔案可以保存100年以上，這超長的保存年限遠遠長于紙質檔案。在醫院的檔案管理中，如果需要使用任何檔案信息，就可以在第一時間，運用信息技術方便快捷地調出各科室的詳細資料，效率非常高。而且作為醫院的檔案管理，每年都有大批的住院病人，每年都會增加大量的病例需要進行保管，而根據相關規定，病人的病例需要保存30年以上，這么大數量的病例保存勢必有非常大的難度。而這些問題在引入了信息化手段后，都可以迎刃而解。被授權的使用者也可以從各個地方訪問醫院的網站，根據自己的需要進行資料查詢。再如對于學校檔案管理來說，需要不定期地接受上級領導的檢查評估，學校就要求準備好一定時間范圍內的詳細教學檔案，這需要很大的工作量。如果是傳統的檔案管理，只能人工來一點點進行查找。而運用現代信息技術后，只需要輸入要求查詢的字段，所有相關文件資料都會出現，很大程度地提高了信息檢索效率，推進了校園辦公自動化。

四、檔案管理信息化節省大量資源

檔案管理從傳統方式變為信息化，還能夠有效地節省大量資源。將紙質檔案變為數字化信息進行管理，首先來說，數字式的電子檔案只需要存儲在計算機中，比起紙質檔案存儲同樣多的信息，能夠節省大量的存儲空間。如一張3.5英寸的軟盤，有1.44M字節，理論上說就可以存儲70萬漢字。而同樣是這些漢字的存儲，如果運用紙質檔案，則需要很大一部分的紙來進行存儲。近年來隨著硬盤的發展，其存儲量更是有了很大的跨越，移動硬盤的出現，使得檔案的存儲更加方便高效。其次，紙質檔案還需要管理人員的日常維護，需要經常注意防蟲、防潮等，而運用信息化手段進行檔案管理，只需要進行日常網絡和軟件的維護即可，管理成本大大降低。傳統的檔案管理方式因為很難進行備份，即使再細致的維護，也無法避免每年的檔案損失，而運用信息技術進行檔案管理，就可以方便地把所有檔案都進行統一備份，防止檔案的丟失或損毀。而且運用現代信息手段進行存儲，比起傳統的紙質檔案，記錄形式更加豐富多彩，除了文字、表格、圖片等，還可以記錄動畫、聲音等多媒體影像。

五、檔案管理信息化實現資源共享

檔案管理的信息化，還有利于實現資源的共享，能夠有效地使檔案資料發揮更大的作用，這也是現代檔案管理所需要的。只有實現了檔案資源共享，才能更好地體現出檔案的實際價值。對于企業來說，檔案資源共享就意味著可以將企業信息進行共享，將企業的各種信息進行整合和運用，有助于企業的管理者對企業進行充分了解并做出相應決策，也有助于其他企業進行交流和學習，進一步提高企業員工的工作效率。對于學校檔案管理來說，檔案管理實現資源共享，可以更好地體現出學校工作的重要性，便于學校師生及時進行查詢學習，有助于學生和老師科研工作的順利進行。學校還應當培養一批專門的信息技術人才，來進行檔案軟件的技術支持或日常管理，充分發揮信息技術在檔案管理中的重要性。檔案管理信息化從本質上說就是將檔案管理智能化了，將信息化手段運用到檔案管理中，不僅時間上大大減少，空間距離也大大縮短，提高了檔案的利用效率。

六、結語

信息化手段的引入是檔案管理工作的一個重大飛躍，將檔案管理從傳統方式變為信息化管理，不僅能夠有效地提高檔案管理工作人員的工作效率，也是社會發展的必然結果。這也需要相關工作人員能夠充分認識到這一點，并且積極進行配合提高自身素質，保證檔案管理信息化工作的順利進行。