淺議對檔案保密工作的幾點思考

黃猛+陳超+王娟

[摘 要]涉密檔案是檔案管理的重要組成部分，該種類型的檔案由于存在大量涉密內容，事關國家、單位和個人的利益和安全，管理好該種檔案顯得尤為重要。由于社會發展和檔案資源信息化的推進，涉密檔案的管理工作也將發生變化，本文就檔案人員的專業素質、涉密檔案保管的物資保障、電子文件保存安全以及涉密檔案的保管與利用的關系進行探討。

[關鍵詞]涉密檔案；檔案管理；電子文件

所謂涉密檔案指的是各級機關、各個部門在工作中形成的涉及國家、單位、個人有參考價值和秘密的文字、符號和聲像等不同形式的歷史記錄。該種檔案工作是整個檔案工作的基礎，涉及政治、經濟、軍事、外交、科技等各個領域，其中有大量牽涉到國家、單位和個人秘密的文件資料、科技成果、經濟數據等，事關國家利益和國家安全，經濟技術秘密，個人隱私等內容。因此該種類型的檔案不同于一般檔案，在管理上有其獨特性。管理該檔案必須嚴格執行《保密法》的相關規定，不得疏于管理，擅自泄露、擅自銷毀。涉密檔案管理工作如此重要，因此，必須高度重視此項工作。

一、思想上充分認識檔案保密工作的必要性和重要性

檔案是人類歷史的真實記載，是人類最真實最可靠的信息資源，檔案保密工作是檔案管理的重要內容，是維護涉密檔案的安全、進而維護國家安全、集體利益和個人隱私的重要保證。檔案管理機構與工作人員，首先必須從思想上予以高度重視，嚴格地按照《保密法》有關規定做好檔案保密工作，使得檔案更好地為國家、集體及個人服務。

二、加強檔案人員的政治理論學習和專業素養

檔案管理人員是作為檔案管理的主體，需具有很強的政治性和專業素質，必須把管理涉密檔案作為自己最神圣的職責。

首先，涉密檔案工作是政治性很強的工作，該種檔案的內容涉及黨和國家、單位或者個人的重要機密。因此，管檔人員必須講政治，具有較強的政治洞察力、政治鑒別力和政治敏銳性，不斷增強政治意識、大局意識和責任意識，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，善于從政治上觀察、分析、處理保密工作中的重大問題，使業務工作保持正確的政治方向。

其次，由于涉密檔案工作是一門專業性很強的工作，涉及到政治、軍事、經濟、技術等領域。其管理方法也在隨時代的變化而不斷改革，特別是隨著政治、經濟、科技和文化交流與合作的日益發展，涉密檔案管理工作也相應地出現一些新情況、新問題，。因此，檔案人員必須順應時代要求，樹立終身學習的觀念，經常參加各類業務培訓，不斷提高業務知識、科技知識以及管理操作等方面的能力，努力提高自身的業務能力，增強自己的保密意識，使自己的工作適應與時俱進的要求。

再次，涉密檔案保管人員接觸機密文件多。因此，自身要強化法律意識，認真學習《檔案法》、《檔案管理辦法》和《保密法》等法律法規，嚴格遵守相關的法律法規，按照各項規章制度開展工作。

三、加強基礎設施建設，為涉密檔案的保管提供物質保障

要保管好涉密檔案必須要有相應的硬件設施作保證。要長期、永久地保管好這些檔案資料，必須依賴相應的技術和設備才能實現。如：庫房管理的防火、防盜、防水、防光、防蟲等“八防”技術；溫濕度調節所需的空調設備、去濕機和加濕器等設備；保護檔案原件所需的保險柜、專用密集架、縮微攝影設備等；以及目前使用廣泛的計算機設備和相應的管理軟件等。

因此，涉密檔案所在部門必須根據本單位工作實際和發展要求，加大對基礎設施的投入，切實加強硬件設施的建設，確保必要的建設經費和物資及時到位。尤其要注重庫房建設，要依法配置適宜安全保存檔案的專門庫房，包括安裝防盜門窗、防盜報警裝置，添置密碼文件柜、除濕機、空調、滅火設備，使用驅蟲藥等，有條件的還可以安裝攝像監視器。此外，隨著電子檔案日益增多，還應該配置電腦、掃描儀、管理軟件等現代工作設備。

四、緊跟時代發展，提高信息技術防范能力，確保電子文件安全

隨著辦公自動化的迅速發展與普及，檔案的載體形式從紙質向數字化過渡，大量的數字化介質成為主要的歸檔來源。這些先進的檔案載體，具有紙質檔案無法比擬的優勢，但同時也給檔案的安全帶來了隱患，給保密工作增加了難度。電子文件的形成完全依賴計算機的軟硬件平臺，目前，利用互聯網上的黑客們進行違法操作，具有隱蔽性強、技術越來越高的特點。如果不按規定做好安全防范措施，就很容易發生涉密信息被惡意復制、修改及刪除的危險。因此，檔案管理人員要采取措施確保電子文件的安全。

第一，要加強監督檢查。要嚴格遵守相關的安全保密制度，杜絕在互聯網上存儲、傳遞涉密信息。在使用和保管涉密檔案的過程中，要采取“誰使用，誰保管，誰負責”的原則，接受技術部門和保密部門的業務指導，并按時或隨機地進行檢查，及時堵塞安全漏洞。

第二，要規范維護。保密檔案的存儲介質應及時備份，如果出現硬件或者軟件損壞或數據丟失等故障，必須由技術部門和保密部門指定的單位和人員進行維護。

第三，要做好技術防護措施。首先，存儲涉密文件應采用密碼保護，重要的涉密文件應采取專業加密軟件或硬件進行加密保護，密碼應經常更換。其次，要安裝國家有關主管部門批準的正版殺毒軟件和防火墻，對計算機系統實時進行掃描和檢測，阻止計算機病毒進入網絡系統，同時要及時升級軟件和防火墻。

第四，要嚴格執行銷毀程序。涉密數據存儲介質報廢時，必須進行清點、登記、建立銷毀檔案，履行必要的手續。目前，對于已經刪除的文件或磁盤進行了格式化，甚至在磁盤等介質已經損壞的情況下，都可以通過專業手段恢復和提取大部分數據，所以必須在保密部門的指導下由相關的技術人員負責處理。

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