淺論電子檔案的管理工作

吳巖

[摘 要]電子檔案是一種將有關資料和檔案直接存儲在硬盤等媒介上，進而可以直接使用電腦對其進行修改或整理等操作，然后進行保存的過程，是一種新型的檔案管理模式。本文針對電子檔案的管理工作進行了簡要的分析與論述。

[關鍵詞]電子檔案；管理；應用

在傳統的檔案管理工作中，檔案是需要進行手工書寫的并以紙質形式存在。但由于社會的不斷發展，媒體信息的更新率也較快，同時檔案文件也在與日俱增。但是對于傳統的檔案管理方式來說是無法承擔這么大的工作量的。但由于電子檔案的管理模式出現，使對于檔案信息量的壓力得到了顯著的緩解，并隨著社會的發展還會漸漸取代傳統的檔案管理模式。可是在使用電子檔案的同時也存在著一定的風險和隱患，所以我們在使用中也要注意對其的防范措施。

一、電子檔案管理的現狀

由于電子檔案事業的不斷發展，使各個單位的檔案數量都在逐漸增加，而面對與日俱增的檔案文件時，傳統的檔案模式必定無法適應當前的檔案管理工作。

檔案管理工作并不是只要簡單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實整個的工作流程相當復雜。所以面對巨大的檔案數量，只能利用電子檔案的管理模式進行工作。

由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現問題。對每一個單位來說，檔案管理工作都是相當重要的，所以電子檔案管理模式會逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時對于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業技術，否則會無法勝任此項工作。

二、檔案信息電子化的優缺點

1.電子檔案的優點

與傳統檔案相比，電子檔案是采用電子數據的形式對檔案的信息資料進行準確的記錄。而傳統檔案則是使用紙質材料來進行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術進行檔案的存儲，所以檔案會記錄在計算機上。而傳統檔案卻必須要在檔案室進行檔案的存儲，不僅要有良好的環境，還會耗費大量的成本。使用電子檔案還會避免檔案由于時間關系會出現失真或損毀等情況發生。與電子檔案相比，傳統的檔案管理模式要有相關的專業人員對檔案進行填寫和記錄工作，如果不小心填錯的話還需要重新進行填寫。對于電子檔案只要在電腦上進行編輯后，將其直接轉存到移動U盤、硬盤等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對于檔案的填寫與收集工作都會較快捷的完成。因而對于電子檔案的未來發展也存在著無窮的潛力。

2.電子檔案的缺點

在電子檔案具備著一系列優點的同時也存在著一些缺點。電子檔案雖然可以較為快捷的進行存儲工作，可同時存在著被盜的風險。傳統檔案是通過在檔案室中進行檔案的存儲，犯罪分子即便可以通過某種途徑進入到檔案室，但面對大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對于電子檔案的竊取，犯罪分子通過在相關計算機中植入病毒文件就在計算機中對相關的文件進行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時盡量不執行一些未知的文件，只有做到使存儲檔案的計算機不被病毒入侵，就會有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態度，并正確看待檔案工作的工作性質與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個缺點是與傳統檔案相比，電子檔案對相關的軟件設備有一定的依賴性。傳統的檔案管理方式是將紙質檔案對其分別進行存儲來即可，而電子檔案則一定要通過相關的檔案管理軟件進行操作，否則就很難進行對檔案存儲的工作。電子檔案在沒有安裝相關的檔案管理軟件的計算機上是無法進行檔案管理工作的。

三、電子檔案如何更好地普及應用

對于領導小組所制定的各項方案都應該積極的采取。因為電子化管理模式是否能夠成功的關鍵就是對其相關的管理措施是否到位。而相關領導要加強對電子檔案工作的管理并制定出相對規范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領導所提出的每一項建議，按照領導所指揮的工作方向與政策認真按要求完成每一項工作任務，確保在進行工作時有一絲不茍的敬業精神與責任心，才會使整個集體工作做得更好。

在檔案工作人員進行電子檔案管理工作時，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時要在工作中不斷紀積累經驗，做好電子檔案信息的收集工作，進而實現檔案管理工作的創新與發展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎上還要看清檔案管理工作對于全局工作的重要性，這樣也會為實現檔案管理工作的創新與發展創造了直接有效的條件。

在檔案管理工作的系統建設中，不可避免的會遇到一些過于強調其單位的特殊性或是管理方式上的嚴謹性等現象。實際上這樣無視標準化的做法或是拒絕采用標準的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關的工作經驗來進行管理檔案的方法即使有效，但是不會讓更多的人進行高效的使用，目前已經跟不上社會發展的需要了。通過制定相應的標準對于電子檔案發展會是一種系統性的進步，對于檔案管理的發展也起著至關重要的作用。

對于最普通的電子檔案來說，想要對其進行安全的保存也是有一定難度的。可以采用與傳統檔案的管理辦法相結合的手段，充分利用其檔案管理的優勢。因為傳統的檔案管理模式是有一定的優勢的，所以我們在進行電子檔案的管理工作時，同時利用傳統檔案的管理方式對降低電子檔案的風險會有著顯著的效果，做到完全發揮傳統檔案的管理優勢。

四、結束語

做好檔案的管理工作對所有單位來說都是至關重要的，我們要在根本上正確看待檔案管理的重要性。目前電子檔案的發展前景可以說是非常可觀的，所以要堅持在檔案的創新和優化方面繼續深入的研究，并努力做到使檔案工作具備簡易性及穩定性。在當前這個信息化高度發展的年代里，電子檔案管理的出現對于處理數據量大且頻繁更新的檔案文件無疑是最合適的選擇。目前首要的工作就是研究檔案的信息化管理與網絡資源化建設，使電子檔案管理工作更加完善、高效。

參考文獻：

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