完善檔案信息化建設(shè)推動檔案利用體系的發(fā)展

張連啟

檔案是國家的寶貴財富，是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用。隨著社會的發(fā)展，檔案的這種作用越來越被更多的人們所認(rèn)識。而檔案資源的利用是檔案工作的根本出發(fā)點和落腳點，是檔案工作的根本目的和檔案價值的重要體現(xiàn)。

一、檔案利用的重要性，加大檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度

（一）檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。

（二）檔案利用是檔案整個過程中最終環(huán)節(jié)，國家政府，以及檔案館工作人員，為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護最終目標(biāo)就是能服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，服務(wù)于國家、服務(wù)于人民群眾。

（三）檔案利用工作是檢驗和衡量檔案館工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，通過各種有效的方式和方法，利用檔案信息資源，為政府、單位、個人的需求提供服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，才能使檔案信息資源的利用價值得以實現(xiàn)。

二、做好檔案信息化建設(shè)是檔案利用的直接體現(xiàn)

（一）隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機應(yīng)用的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，信息技術(shù)日新月異的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，必須要徹底改變傳統(tǒng)的檔案注重館藏而輕視利用局面，運用信息資源和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實施有效開發(fā)利用，促進檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用，滿足其利用需求的行為過程，檔案利用離不開檔案信息存儲、收集及網(wǎng)絡(luò)化，檔案中蘊藏的豐富信息將在社會經(jīng)濟發(fā)展的各個領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，直接為社會建設(shè)服務(wù)。

（三）檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是實現(xiàn)檔案利用的有效手段和載體。各部門及單位要在各自職責(zé)范圍內(nèi)建設(shè)信息平臺，彼此之間互相聯(lián)系，相互學(xué)習(xí)、相互交流，從而實現(xiàn)檔案利用最大化。

三、如何做好檔案利用工作

（一）加大檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度

1、政府支持，領(lǐng)導(dǎo)重視。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案利用的作用，首先需要各級人民政府從遵法守法的高度加強領(lǐng)導(dǎo)，對檔案工作給與大力支持，幫助檔案部門協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，督促各級部門把各項工作落到實處。其次要領(lǐng)導(dǎo)重視，給檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)外環(huán)境。

2、加強對檔案工作者意識培養(yǎng)。檔案人才是知識管理人才，要求檔案工作者不僅要具備圖書、情報、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還要具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用和加工處理能力。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理就是計算機檔案管理，這就對檔案工作者提出了新的更高的要求。所以，要加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。

3、加強檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案信息化水平。檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)主要是根據(jù)功能需要，建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫，開發(fā)用戶的服務(wù)管理系統(tǒng)、城域網(wǎng)系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)。要配備電子計算機，電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄以及庫房的管理，為檔案的編研和檔案統(tǒng)計提供服務(wù)，方便檔案者管理和用戶使用。

4、加強信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)步伐。檔案信息資源網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口。要建立檔案信息資源體系，利用現(xiàn)代科技手段達到檔案資源利用共享的目的。要建立檔案信息資源網(wǎng)站，為社會提供檔案信息服務(wù)。實行檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，建立和完善局域網(wǎng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)交互作用，形成具有一定規(guī)模的檔案館網(wǎng)。

（二）完善檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，保證檔案信息利用的準(zhǔn)確性

檔案信息資源作為檔案事業(yè)的一部分，也越來越受到人們的重視。各級檔案部門要在完善檔案信息平臺系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對檔案資料的收集做到及時、準(zhǔn)確，把最新的信息提供給大家。這就要求各級檔案部門做到：一是把往年館藏數(shù)據(jù)很長時間沒有更新的信息及時錄入和更新、把過于簡單陳舊、查詢不夠靈活信息內(nèi)容重新發(fā)布。二是檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，各檔案館要把檔案信息資源多層次、多結(jié)構(gòu)、多視角的真實完整地保留下來，達到檔案利用的目的，使檔案利用的價值和意義得到最基本的體現(xiàn)，為國民經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的信息保障。

（三）實現(xiàn)檔案資源的社會共享，建立和完善信息管理發(fā)布平臺

各檔案部門雖在各自職責(zé)范圍內(nèi)建立了信息平臺，但彼此之間互不聯(lián)系，處于分散管理，這種情況會造成系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè)，也不利于公布信息的真實性更缺乏監(jiān)管措施和手段，使一些無效信息長期放在網(wǎng)上，映像了整個信息體系的建設(shè)。要改變這種狀況，需要做到：

1、加強信息數(shù)據(jù)庫管理，由于信用管理系統(tǒng)處于分散型的管理狀態(tài)，為了能使各檔案部門的信息得到共享，這就需要整合各部門現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)，建設(shè)一套完整、統(tǒng)一的信息平臺，達到檔案信息利用共享。

2、把信息系統(tǒng)特別是具有數(shù)據(jù)采集功能的省、市級的系統(tǒng)統(tǒng)一起來，數(shù)據(jù)錄入完成后與錄入單位保持一定的關(guān)系，建立有效的下行機制，在一定范圍內(nèi)統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。

3、增強服務(wù)意識，充分認(rèn)識到只有通過檔案資源信息化，采用先進的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立起有效、快捷的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，形成向全社會開放的服務(wù)平臺，才能實現(xiàn)檔案信息資源的自由共享，最大限度地開發(fā)和利用檔案資源。

4、以往各個不同部門，不同科室調(diào)閱檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后，利用和發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，有計劃性、有針對性地實現(xiàn)網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，更有利于按需瀏覽保持隨機存取，大限度地實提高館藏檔案的利用率。

總之，檔案信息資源作為社會共享的信息資源的一部分，在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案資源開發(fā)和利用將會為社會提供更大的市場服務(wù)。