論基層單位“賬外文件”收集管理問題

文/潘建宇

論基層單位“賬外文件”收集管理問題

文/潘建宇

檔案收集整理是檔案工作的前提和基礎，歸檔是否齊全，整理是否規范，不僅直接影響檔案的完整和檔案工作的質量，更是影響著檔案庫藏資源建設及檔案作用的發揮。當前，基層單位檔案收集整理難以齊全完整的有很大一部分是“賬外文件”，主要包括各部門自身形成的專題會議材料、調查報告；公務與人事信函及存根；特別是各種無文號、編號的規劃、計劃、總結等等。這部分文件材料本身也是單位活動的真實記錄，也是開展工作、處理問題的重要依據，更是單位檔案的重要組成部分。

一、“賬外文件”收集困難的原因

（一）機構改革沖擊。隨著新一輪機構改革不斷推進，檔案部門面臨的形勢越來越嚴峻。只要一提精簡，基層單位的檔案部門就首當其沖，因此很多檔案部門或者檔案人員，有的被“消失”掉了，有的“重組”了；檔案人員多數為辦公室兼職人員，一人身兼數職，變動也頻繁，事務性工作占據大部分時間，很難再專心搞好檔案工作，平時也只能更多地滿足于自己經手的文件，對其他部門形成的文件材料無法主動去收集，這不僅影響完整齊全地開展“賬外文件”收集，也使檔案工作失去了基礎和保障。

（二）宣傳不夠到位。隨著檔案管理歸檔由傳統案卷級整理向文件級整理轉變，各基層單位都自定檔案歸檔范圍、保管期限，而這些僅限于檔案管理人員所熟知，其他部門的人員知之甚少，不懂得部門形成的材料哪些屬于應歸檔的范圍，檔案有關制度及要求宣傳不到位，導致“賬外文件”丟失遺漏，無法及時歸檔。

（三）移交意識不強。因職能任務、工作范圍和特點不同，導致一些部門簡單、片面地認為檔案的收集只應由檔案管理部門負責，不屬于自身的工作范圍，將應歸檔文件材料視為自家財富，過分強調部門利益，輕視或忽略文件材料的移交收集歸檔，除此之外，也常以本部門工作需要、利用檔案方便為由，私自留存價值大或利用率高的檔案，不按規定及時完整齊全地移交檔案。

二、“賬外文件”收集整理工作的措施和對策

檔案收集工作的根本宗旨就是完整齊全。如何收集好、管理好“賬外文件”？本人從多年的實際工作中得出如下體會:

（一）加強領導協調，形成工作合力。為了提高“賬外文件”的收集率，基層各單位要逐步建立領導重視支持、檔案部門統一領導，各部門共同參與的管理體制機制，進一步明確單位領導、檔案管理負責人、專職、兼職檔案管理員的崗位職責；選拔各部門素質較高的人員作為兼職檔案管理員，負責本部門檔案資料的收集、整理及歸檔工作，辦公室或檔案管理部門要定期或不定期地加強與各部門兼職檔案管理員的溝通協調，指導了解檔案收集工作開展情況，從而逐步形成“賬外文件”收集工作合力，確保文件材料收集及時、齊全、完整。

（二）加強制度建設，提高制度保障。無規矩不成方圓。基層單位要加強檔案制度建設，以制度保證“賬外文件”的及時完整齊全歸檔。按照國家檔案局第 8 號令的有關要求，建立、健全“賬外文件”歸檔制度，制定符合自己實際的歸檔范圍和保管期限表，逐步形成“賬外文件”及時齊全歸檔長效機制；建立具體的文書處理制度，要將“賬外文件”的形成、積累、移交以及借閱等歸檔諸環節列入文書處理制度，納入單位檔案管理范圍，切實改變無簿可登、無據可查等狀況；完善檔案獎懲制度，對及時上報、移交文件、材料的有關部門及人員予以通報獎勵，對于私自留存的部門和個人依據《檔案管理違法違紀行為處分規定》及單位有關制度予以懲戒。

（三）加強教育培訓，提升工作水平。檔案管理人員素質的高低很大程度上決定“賬外文件”收集管理工作的質量。基層單位要將檔案教育培訓納入崗位年度培訓工作計劃，定期開展業務培訓, 未經培訓不得上崗，確保檔案工作具體執行人員都持證上崗，加強部門兼職檔案人員的繼續教育和邊緣學科教育, 使檔案員及兼職人員除了具備專業知識外, 還要掌握檔案發展新趨勢和新知識,特別是在當今網絡時代，檔案人員還應熟悉和掌握有關現代管理的技術和手段，使檔案管理工作適應信息化的發展要求，努力培養、造就一支政治素質高、業務能力精的復合型檔案工作人才隊伍。另一方面，要以“道德講堂”為依托，開展檔案職業道德建設，加強檔案人員的自我修養，增強檔案人員的事業心和責任感，不斷提高檔案職業道德水平，以保證“賬外文件”的收集完整性、及時性，避免檔案的缺失。

（四）加強宣傳引導，增強移交自覺性。基層單位要加強檔案工作宣傳，擴大檔案影響，提高檔案工作地位，增強職工的檔案意識，促使大家都來重視“賬外文件”的收集和整理，切實把反映本單位主要職能活動和真實歷史面貌的各方面文件材料完整地保存下來。要以“6·9”國際檔案日為契機，結合普法宣傳活動，通過設置宣傳展板、懸掛橫幅、征訂檔案專業報刊等方式，積極開展檔案宣傳工作，深入宣傳檔案文化，普及檔案知識，集中宣傳檔案法律法規，特別是2013年3月1日出臺的《檔案管理違法違紀行為處分規定》中有關規定，增強單位干部職工的歸檔意識、利用意識和保管意識，提高檔案事業的單位認知度、影響力。

（作者單位：國家新聞出版廣電總局六四一臺）