淺論企業檔案信息化建設

文/李曉娟

淺論企業檔案信息化建設

文/李曉娟

現代人類社會在經歷了數字化、網絡化后已經進入了信息化時代，并將在未來進入知識化時代，因此，企業檔案信息化迫在眉睫。

一、企業檔案信息化的作用

（一）提升企業管理水平，增強核心競爭力。企業在不同時期，不同外部環境，不同內部條件下，追求的目標也不同，將人力物力財力投入的部門也不同。企業目標可以分為利潤最大化目標和價值最大化目標，是在企業戰略管理中確定下來的。因此，對內部環境分析是企業戰略管理的關鍵之一。檔案部門作為企業的信息部門，可以為企業戰略管理服務。

在信息化建設中，企業首先要進行開發購銷管理、生產管理、庫存管理、財務管理等信息系統的需求分析，其次要開發各種信息系統，這些都需要大量真實可靠的數據。檔案部門利用掌握的大量原始數據和一手資料，可以協助服務企業進行各種信息系統的開發，為企業信息化建設提供數據支持。

（二）提供有償檔案服務，創造更多的經濟效益。與公共檔案館不同的是，企業檔案部門可以合理的方式對外提供有償服務，即可以從超過保管期限的科技成果檔案中鑒定挑選出企業本身具有處分權的檔案，制成復制品后，推向市場，參與技術貿易，為企業創造更多的經濟效益。這是企業檔案部門實行有償服務、搞活工作的另一契機。在提供檔案復制品服務的過程中，應注意保護企業技術秘密。

在市場經濟條件下，企業及其檔案部門都面臨競爭和壓力，企業檔案人應努力改革服務方式。作為企業的一部分，檔案部門應以企業本身為工作中心，但在為企業做好服務工作的同時，還可以在不影響企業利益的前提下，為社會、公眾提供有償服務。檔案部門往往擁有一些相當不錯的設施和技術，如掃描，修裱技術，圖文的繪制，曬制整理裝訂等，都可以為檔案部門增加收益。這些檔案工作的延伸服務為檔案部門的發展開辟了一個良好的新起點。

二、企業檔案信息化中存在的問題

（一）建設成本高，資金投入不足。例如，現階段，我國廠商主要提供PC機硬盤、顯示器、終端等一些附加值較低的產品，而高性能的服務器、路由器、交換機和軟件等高技術含量的產品供給能力明顯不足，是導致企業檔案信息化高成本，建設周期長，后期維護與協調難的重要原因之一。此外，信息化人才的培養，檔案信息管理系統的上線，都需要投入不少資金。

（二）檔案工作方式落后。首先，植根于計劃經濟體制下的高成本、低效益企業檔案工作微觀管理方式依然影響著目前的企業檔案工作，并與現行企業制度的效益原則產生磨擦。其次，企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有工作思維與方式，未能跟上企改步伐積極服務于企業信息化，這些是造成企業檔案工作落后現狀的原因。

（三）盲目求新求全。在信息技術、硬件技術發展日新月異的時代，許多企業過分地追求硬件的先進性和性能的優越性，導致信息技術裝備能力閑置、對信息收集“饑不擇食”、信息資源浪費、甚至泛濫。

三、推進企業檔案信息化建設的幾點建議

（一）轉變思想，提高認識。信息化不僅僅是技術解決方案，也不僅僅是技術人員的事。企業檔案信息化建設中，要切實處理好兩個問題：一是企業檔案信息化實現方式的選擇。二是企業檔案信息化管理方式的選擇。前者是技術性問題，后者是非技術性問題。此外，在我國企業檔案信息化建設的初期，企業檔案信息化并不能解決企業信息化和企業檔案管理中出現的所有問題，不能期望過高。還有，企業檔案信息化建設是一個逐步完善的過程，不能指望開發某一應用系統軟件就大功告成。

在傳統企業檔案管理體制中，企業檔案不進行商業運作。但在企業檔案信息化建設中，企業檔案人要借業務改革之風，對企業檔案重新認識，分析比較出企業檔案與政府和事業單位中檔案的不同和優勢：政府和事業單位中檔案不具有商品的交換屬性，不是商品；但是某些所有權歸企業的檔案卻具有交換價值，在檔案信息化建設中，企業檔案管理者不僅要從超過保密期限和保管期限的檔案中鑒定挑選出商品，更要把這些商品進行商業化運作，獲取更大利潤，為企業服務。

（二）總體規劃，分步實施，分期實施。企業檔案工作存在與發展的原動力是穩定的用戶需求和檔案工作可以為滿足用戶需求服務。企業檔案工作有特定的服務對象群體，因此企業檔案用戶需求有很強的針對性，在企業信息化建設中，要充分利用企業的技術資源，通過電子問卷調查，用戶跟蹤自動化，用戶反饋電子表單等形式，更方便快捷準確地收集需求分析數據，在有針對性地改革企業檔案管理體制和組織形式以及資源配置，以更高效地做好企業檔案工作。

企業信息化涉及面極廣，不僅要投入大量人力物力財力進行技術改造，還涉及企業機構、管理機制、工作方法等一系列重大問題。其重點在于業務流程的重組或資源的重新整合，必將引起管理制度、企業機構、運行機制的深層次變革，引發企業全面創新，導致既得利益重新分配。這將影響部門和人員之間的工作關系、權利關系，引起部門之間、人員之間的利益沖突，即既得利益的重新分配。這些問題的解決，沒有企業決策層的決心、參與和支持，僅靠技術人員的努力是不夠的。例如，檔案部門在企業信息化建設的過程中，發揮的作用越來越大，但是如果企業采用了圖情檔合一的信息管理體制后，檔案的開發利用工作可能轉交給信息中心，檔案部門的地位因此相對弱化，諸如此類都需要企業設立專門組織進行管理。

傳統手工操作的檔案管理模式正在被信息時代一體化思想與協同合作思想指導下的雙套式、文檔一體化式、電子信息資源綜合管理模式所替代。但是，不同的企業歷史長短、規模大小、經營目標與任務、對信息的需求、組織結構形式、文檔管理者素質都不盡相同，不可能有統一的模式供企業參考。因此，企業要根據自身管理、技術開發及生產活動實踐的需要，以傳統企業檔案管理理論、文件連續體理論、信息資源管理理論為指導，把雙套式、文檔一體化式、電子信息資源綜合管理模式在一定程度上糅合起來，采用或創造出合乎自身實際的，適應企業管理的文檔管理模式。

檔案部門為戰略管理作了大量前期準備工作，因此，企業檔案信息化對企業有基礎性作用和戰略意義，但企業檔案信息化建設的時機一定要選準。實施過早，企業在不恰當的時機對檔案部門做出巨大的人力物力財力投資，就勢必會增加產品的成本，甚至有可能減緩其它業務部門信息化的進程，增加企業信息化建設的風險性，甚至有拖垮整個企業信息化戰略、導致滿盤皆輸的風險。風險越大、資金成本（利息率）越高，企業價值就越小，這就要求決策者在收益和風險之間，做出權衡，進行合理的總體規劃，分步實施，分期實施。

（三）加強檔案業務規程變革。即加強檔案收集鑒定、整理、著錄、保管、統計、利用、編目和編研以及保密工作的業務規程變革。例如，檔案收集工作的變革如下：在進行檔案收集工作之前要進行需求分析，明確收集目標。它是整個檔案收集工作的出發點，也是整個檔案管理工作效率高低和成敗的關鍵。做好需求分析就是要：一是有針對性、預見性地系統分析企業內部的檔案需求內容、需求量、滿足這些需求的成本、收益和威脅的大小。二是合理選擇需求分析方法如：問卷調查法、專家調查法、統計分析法等。三是兼顧重點原則和全面原則，合理確定收集內容。四是確定檔案收集的范圍和量。明確檔案收集范圍，收集工作才能有的放矢；確定收集量，才能合理地分配收集工作所需的人員、時間和費用。

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系）