淺談油田企業電子文件歸檔管理原則

文/楊海燕

淺談油田企業電子文件歸檔管理原則

文/楊海燕

新時期的檔案管理已經步入了電子信息化的時代，因此，電子檔案已經成為檔案管理中的主要文件。油田企業在電子產品日益發展的今天，檔案歸檔、管理工作更顯重要，電子文件作為文件的一種類型，其獨特的形態給油田企業當前的檔案管理工作提出了更高的要求，同時也給檔案管理人員對電子文件的管理增添了前所未有的挑戰性和復雜性。鑒于此，筆者認為我們很有必要對油田企業電子文件的歸檔工作有一個全新的認識。

一、統籌考慮，重點突出

電子文件有個特點就是能重復使用，而且還能允許多個查詢者同時同步利用，相比以前的紙質文件，對查詢者來講使用起來更快捷、方便，對信息的利用效率也大大提高，完全可以滿足使用者的一般要求。在新形勢下，對電子文件的歸檔更是提出了新的要求，因為在原先紙質文件時所采用的管理模式和歸檔方式以及要求等都遠遠不能滿足目前檔案管理的突飛猛進。這就要求現在的檔案管理人員必須認真學習了解電子檔案的屬性，融入到現在的電子文件的工作范圍，從而更好地完成對本單位電子文件的接收、處置和管理工作。在電子文件歸檔管理過程中，檔案工作人員必須要給每一卷紙質檔案的卷內目錄上注明相應的電子文件的歸檔號及存放地，使得電子檔案和紙質檔案形成有機對應，建立相互準確可靠的標識關系，以便查詢者利用時參照互補。這就要求檔案管理者做到“兩個必須”，即：必須保證電子文件的數量充足，還要能反映本單位勘探開發、技術研究、生產經營管理活動的全貌，并且確保文件的內容、結構以及電子文件生成的背景信息完整；必須保證所有歸檔文件在電子無紙化辦公過程中的審批、簽章等方面程序規范、內容準確，還要確保電子文件在層層復制傳輸、異地保存等手續后它的所有信息保持不變，與擬稿時的狀態一致，否則，出現任何問題，都會導致文件不能正常使用。

二、多套歸檔，以防不測

在以前的檔案管理中，紙質文件只歸檔一套原件即可。現如今，由于計算機技術不斷提升和信息化工程迅猛發展，檔案歸檔尤其是電子檔案必須實行雙套或多套保存。多套保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存，其歸檔時使用不同的卷目編寫方法和存放環境。但是這一工作要求，無疑給檔案管理人員在收集歸檔、編目保存過程中增加了雙倍的工作量，也給企業在檔案管理、存放等方面增加了成本費用。多套歸檔雖然起到了雙保險的作用，有其存在的合理性和必要性，但電子文件和電子檔案的安全問題也對檔案管理人員提出了更高的要求，因此作為現代油田企業檔案工作者來說，必須要有豐富、廣博的知識，不僅要熟練掌握檔案管理專業知識，還要努力掌握好其他相關知識，尤其是計算機技術、光盤技術、網絡技術、縮微攝影技術等，這樣才能適應新時期檔案工作的要求。

三、把握階段，依序進行

對傳統的紙質文件，以往的檔案管理都是分階段、分環節進行管控，最初的文件保存是由產生該文件的單位或科室進行分類和保存，就是在文件起草并規范簽發辦理完畢、具有該文件發行使用的效能后，其單位或科室將有保存價值的文件收集起來，歸檔保存，年終再交到檔案管理部門進行整理立卷、歸檔管理。而電子文件卻必須要遵循全程管理，以計算機這個功能完善的專門系統和國家對電子文件管理的標準規范來進行，由于電子文件是在各種新開發的軟件（比如OA辦公系統）中形成的，因此它的管理制度、方法和策略都要通過各種軟件，即電子文件管理系統來實現，所以在文件最初的系統設計階段，設計軟件人員以及使用人員就必須考慮到歸檔管理這一環節，否則等正式文件形成后，到最后才考慮或要求歸檔工作為時已晚。為此，檔案部門對電子文件管理工作必須提前介入，實施前端控制，在文件起草時就可以關注，保證在文件歸檔的同時，將審核、修改、簽發等相關信息也能夠完整地移交或發送給檔案部門。

四、多方協作，共同管理

在電子信息時代，要對單位或科室產生的電子文件進行合乎規范的收集整理歸檔，一般來說，一個單位的檔案部門要配備有一定電子信息操作能力的工作人員，擬定電子文件的部門以及檔案部門的專業人員必須相互配合，共同完成。其中：電子文件擬定單位或部門中熟悉各項業務，了解電子文件形成的背景、原因的工作人員，負責電子文件完整歸檔的前期工作；檔案管理部門中具備檔案管理知識、能夠熟練掌握歸檔原則、方法，并且了解本單位各類文件和檔案的全局情況，是電子文件按照歸檔需求、流程正確立卷歸檔的管理者，也是熱情接待、提供檔案查詢的服務者，可以發揮把關和統籌協調的作用。因此，與傳統紙質文件相比，電子文件涉及的歸檔工作范圍更大，系統性更強，涉及的專業領域更廣，但其所受的制約因素也更多。

總的來說，電子文件從其產生、積累、整理、歸檔以及檢測、保護、借閱等等，都要求工作人員具備一定的電子技術，因為它的形成就是在一定技術環境下完成的。因此，電子文件的歸檔工作就是一項復雜的系統工程，它不僅需要單位投入一定的人力、物力和財力，還必須要求形成跨單位、跨部門、跨專業的多方協作、共同管理。我們堅信，只有結合實際，從硬實力和軟實力兩方面著手，才能夠完成新時期下電子文件的歸檔要求，才能及時有效地為企業生產、生活服務。

（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）