初級中學檔案管理信息化初探

文/宋金迪

初級中學檔案管理信息化初探

文/宋金迪

近年來，我國初級中學不斷地發展和完善教育體制改革。隨著建設規模的擴大，所需管理的檔案數量正在飛速地增多，這給檔案管理工作者的工作帶來了很大的難度，所以傳統的檔案管理方式已經不能適應初級中學的發展要求。由此，產生了檔案管理信息化，但是目前的初級檔案管理信息化還存在著一些需要解決的問題，而且檔案管理信息化也需要不斷地進行完善。

一、初級中學檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理人員的觀念落后。

盡管當前我國初級中學正在朝著國際化的方向發展，而且因為學校的擴建，學校也專門成立了檔案管理科室，但是，負責檔案管理的人員管理觀念比較落后，依然保持著傳統的管理觀念，按照傳統的管理模式對部分檔案進行管理，阻礙了檔案管理信息化的實現。

（二）基礎設施建設比較薄弱。對于檔案管理的基礎設施建設，是由學校的領導及部門主管對檔案信息化的態度來決定的，如果十分重視檔案管理信息化，那么基礎設施建設就會非常完善，反之則比較薄弱。目前，我國初級中學的領導和部門主管存在著不夠重視檔案管理信息化的問題，所以導致基礎設施建設比較薄弱。初級中學檔案管理信息化所需要的基礎設施包括計算機、刻錄機、掃描儀等，目前初級中學分在基礎設施建設上的資金還比較少，這也導致了基礎設施建設薄弱的問題。基礎設施是實現檔案管理信息化的基礎，而缺乏基礎設施的建設嚴重阻礙檔案管理信息化的實現。

（三）缺乏專業的檔案管理人員。

由于初級中學對檔案管理信息化的不重視，導致學校缺乏對專業的檔案管理人員的培養。目前，初級中學工作的重心還沒有轉移到檔案管理信息化建設上，依然放在教育改革、升學率、教學質量上。而且在人才的引進上，幾乎只引進專業能力比較強的教師，而沒有引進專業的檔案管理人員。另外，還有一個重要的阻礙因素是負責管理的人員基本上都是學校的管理人員來兼職，這些管理人員在時間和精力上都相對匱乏，而且沒有專業的檔案管理知識，所以在進行檔案管理時會缺乏科學性。

二、完善初級中學檔案管理信息化的措施

（一）建立檔案信息檢索。相比于其他檔案管理工作內容，初級中學的檔案管理工作還是比較簡單的。根據不同的類別，檔案管理人員可以將信息資源進行分類，比如按照學校行政、教學、人事信息進行分類。在建立檔案信息時，可以將其放在同一窗口，這樣一來，就可以比較方便、快捷地檢索和調取。

（二）提高檔案管理的水平。初級中學在建設檔案信息化的過程中，管理人員要保證信息資源的完整性，而且在錄入信息資源時既要保證速度又要保證質量，逐步實現檔案管理的標準化、規范化。與傳統的紙質檔案管理相比，電子檔案管理具有查找和調取方便的優勢，但是這一優勢的實現需要管理人員保證建設檔案信息化整個流程的規范性。另外，要想提高檔案管理的水平，實現檔案管理的標準化、規范化，就需要借助檔案管理軟件，利用檔案管理軟件不斷地對檔案信息進行完善，并保證檔案信息的可靠性和規范性，提高檔案管理工作的效率。

（三）提高檔案管理人員的專業素質。實際上，建設檔案管理信息化是一項系統工程，其中包含著許多的環節，每個環節都具有同等的重要性，如果其中一個環節出現了問題，那么就會影響檔案管理信息化的實現。在建設檔案管理信息化的過程中，專業管理隊伍的建設是非常重要的一環，學校領導和部門主管要十分重視專業人才的培養，定期舉辦培訓，提高檔案管理人員的專業素質，讓檔案管理人員的思想能夠與時俱進，并不斷地對工作進行創新。此外，學校還可以引進一批專業能力強、綜合素質高的檔案管理人員充實到檔案管理隊伍中，從而打造出一支高素質、高層次的檔案管理工作隊伍，提高檔案管理的水平。

（四）提高檔案信息的網絡化程度。隨著信息技術和網絡化的發展，辦公室自動化技術得到了發展和完善，在檔案管理信息化系統中，如果只是單單依靠這個系統，已經不能滿足現代化的管理要求，所以勢必要將檔案管理信息化系統與校園網相結合，使檔案管理信息的建設成為數字化校園的重要組成部分。除了與校園網相連接，還可以實現與其他軟件系統相連接，形成一個完整的信息網絡，實現在信息網絡中進行資源共享。

在初級中學，檔案信息包含著學校各個方面的資料，比如人事信息、行政信息、學生檔案等，可以說是一個初級中學的真實寫照。通過查閱初級中學的檔案，不但可以了解學校發展的歷史，還可以窺探出學校的管理水平及學生的發展情況。利用檔案中管理方面的資料，可以總結出管理存在的優勢和不足，從而讓初級中學的建設向更好的方向發展。而實現檔案管理信息化，能夠更好地實現對學校檔案的管理。總之，由初級中學檔案的重要性可以看出建設檔案信息化的重要意義。

（作者單位：云南省玉溪市通海縣河西中學）