探討運輸檔案信息化的建設

韓孟杉

[摘 要]隨著社會經濟的發展，運輸檔案管理也日益信息化。信息化是我國現代化建設的必然產物，是實現產業升級換代的重要環節。運輸業作為我國國民經濟的支柱產業，其檔案管理的信息化也是勢不可擋的潮流，對交通運輸業的發展有著至關重要的作用。本文詳細闡述了建設運輸檔案信息化的重要性，并針對其主要內容，提出了加強檔案管理信息化建設的幾點措施。

[關鍵詞]運輸檔案；信息化；建設

現階段，檔案管理的發展逐漸適應了現代社會發展的要求，日益成為備受關注的話題。檔案信息化即為采用現代管理學理念，合理利用計算機與網絡信息技術，涵蓋了多個學科領域的一種為社會服務的新現代工作模式。檔案管理信息化是社會經濟發展的必然結果，其不僅可以更好地實現檔案的安全準確查詢，還能有效提高交通運輸部門的整體服務水平。在這一背景下，如何加強檔案信息化建設成為做好檔案管理工作的關鍵環節，是一項亟待解決的問題。

一、建設運輸檔案信息化的重要性

交通運輸檔案主要是以交通行政、企事業單位、社團組織和個人為主，在其工作、生產經營、建設等活動中形成的，具有保存價值的各種文件、聲像及圖表等形式的歷史記錄。其包含的內容也十分廣泛，主要包括公路、運輸管理、海事、港口、鐵路規劃等多個管理部門檔案，具有復雜和涉及面廣的特點。因此，加強運輸檔案的信息化建設具有十分重要的作用，主要包含以下幾點：

（一）在現代化建設中，加強運輸檔案的信息化建設減少了工作人員的工作總量，從而降低了對人力、物力和財力的消耗，有效提高了工作效率。運輸檔案的信息化建設從根本上解決了記錄查詢繁雜的問題，便于更好地為人民服務。

（二）基于運輸檔案數量龐大且復雜的特征，信息化管理有效地保證了其安全性和可靠性。最大限度杜絕了檔案錯誤和丟失情況的發生。在記錄時，可以直接采用計算機輸入，查詢時，則可以更加快速的從檔案庫調出，如發現檔案信息有誤差，則可以直接進行修改，形成了一套完整的管理體系，有利于運輸檔案的有序化管理。

（三）運輸檔案囊括了我國各項基礎建設的信息資源，具有十分重要的作用，而運輸檔案信息化管理實現了對其進行加密設置，從而加強了檔案的管理保密程度，有效解決了傳統檔案管理難以實現的檔案安全體制。

二、檔案信息化建設的內容

（一）檔案的基礎建設。軟硬件設備是檔案實現現代化管理的基礎，也是應用計算機技術的先決條件，是實現檔案資源的傳送和共享的重要途徑。應加大對局域網的建設和計算機信息管理的普及率。

（二）實現檔案信息數字化管理。應在合理利用計算機數據庫知識、壓縮等高科技技術基礎上，將傳統的檔案和已保存的電子檔案有序地組成系統的檔案信息庫。檔案信息數字化管理主要包括檔案文件目錄信息數字化、檔案信息數字化兩個方面。

（三）檔案資源建設。大力加強檔案的數據中心建設，將word、txt等版本的文檔寫入檔案管理，系統地收集檔案數據，利用計算機網絡遠程控制相關信息。在電子化檔案管理的環境下，為用戶開發和利用運輸檔案信息資源提供便捷。

（四）規范檔案信息化建設。在檔案信息化建設中，應針對不同格式的文件設置不同的規范標準，主要包括：電子版的檔案管理、檔案信息管理的相關logo及存儲等。

（五）加強人才隊伍建設。創新型人才隊伍建設是檔案信息化建設的關鍵因素。應加大對創新型人才的培養，建立一支分工合理、素質過硬的人才隊伍，有利于更好更快地接受現代化信息技術，同時較高的個人素質，可以有效促進檔案信息化管理的發展。

三、加強檔案管理信息化建設的措施

（一）建立健全信息化網絡管理系統。數字化網絡信息檔案系統主要是由內部服務網、公眾服務網組成，是一種綜合應用體系。完善的信息化網絡系統可以更好地促進檔案現有文件信息化的標準建設，因此，建立健全管理體系具有重要意義。應根據系統建設的需求，采購硬件設施，更好地提高檔案信息管理軟件技術，在此基礎上，加強其應用水平，為檔案信息的互換和共享創造有利條件。

（二）建立電子文件的管理體系。電子文件的載體具有穩定性差、易損壞等特點，僅僅依賴檔案工作人員很難對其進行管理。交通運輸管理部門應合理開通電子文件的專遞網絡，完善電子文件的管理體系。電子文件管理工作在整個信息化檔案管理中有著至關重要的作用，檔案人員應深入其工作領域，實現電子文件接收、儲存及修改的規范化建設，并對電子文件管理人員進行專業的培訓，從而有效地維護電子文件的原始信息。

（三）建立檔案安全體制。交通運輸業作為我國國民建設的支柱產業，其檔案管理的安全性和可靠性有著不可小覷的作用，同時也是加強檔案信息化建設的重要環節。其旨在采用有效地加密措施來維護電子檔案的安全。現階段，文件在線傳輸和共享對網絡的安全性提出了很高的要求。因此，為了防止電子文件的泄露，我們應加大網絡信息的安全保護，盡最大可能降低安全隱患。

結束語

綜上所述，計算機信息技術和網絡技術的發展為運輸檔案的信息化建設提供了極大便利，其實現了對運輸檔案的針對性管理，并更好地提高了檔案管理人員的工作效率。為運輸事業提供有力保障的同時，還節省了大量的人力、物力和財力，推動了我國社會經濟的發展。

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