企業檔案管理的信息化建設及創新

楊翠勞

[摘 要]企業檔案管理信息工作是一項艱巨的任務，它可以反映一個企業的整體管理水平。本文通過對當前企業檔案管理信息化存在的問題進行了分析，并提出了企業檔案管理的信息化建設思路。對促進企業檔案管理工作的發展有著重要的作用。

[關鍵詞]企業；檔案管理；信息化；安全網絡；資源共享；創新

1.企業檔案管理重要性

隨著市場經濟的發展和多樣化，企業信息資源豐富化，企業檔案管理的規范有序對企業的發展有著重要的作用。如何做好檔案管理工作是企業健康發展的需要，也是保持企業的核心利益的重要工作。因此，做好的企業檔案管理工作有著舉足輕重的作用：

⑴企業檔案是第一手記錄公司運行的狀態數據，是科學分析、風險評估、制定決策提供數據支持；⑵同時可為企業發展創新提供了強大的技術支持；⑶有助推動企業的市場競爭能力，保護企業的核心利益和合法權益；⑷有利于提高企業的誠信，樹立了良好的企業形象，進一步擴大企業工作面有推動的作用；⑸它有助于企業豐富的文化活動，增強員工的歸屬感和工作熱情。

2.企業的檔案管理信息化存在的問題分析

2.1管理方法落后、薄弱、水平不高

在檔案管理方法上，沒有單獨的計算機與文件管理軟件，獲取檔案信息仍采用手工檢索；文件存儲仍然使用舊的鐵柜子，占地面積大，使用空間不能充分合理的利用；大部分的員工沒有經過專門的檔案業務培訓，對檔案的重要性及檔案管理標準與要求，檔案文件的收集，整理，歸檔，貯存和其他業務不熟悉，檔案文件服務水平和管理能力較低。

2.2檔案管理信息化建設缺乏長遠規劃

由于我國企業大部分是在工業化過程中，還沒有建立起完善的現代企業管理制度，為企業自身的發展戰略缺乏深刻的認識，

所以很難對企業檔案管理信息化建設進行的總體規劃，會直接影響到企業的檔案管理信息化建設的實施效果。

2.3檔案信息系統安全性

企業檔案信息系統的安全，檔案信息主要體現在網絡上的電子文件和電子檔案數據安全的電子檔案的安全使用，電子檔案媒體介質的安全等方面，這可能是由人為因素或存儲介質的影響而產生的一系列問題，對企業信息化與企業檔案信息化有著直接的影響。

2.4檔案管理信息化建設的盲目性

一些企業缺乏信息技術的研究，特別是在中小型企業中這樣的問題比較突出。在企業檔案管理信息化建設進程的推進，軟件公司對企業特點，業務流程，管理的特點，個性化的需求缺乏專業知識，一些企業照搬套用，方案論證過程缺乏系統的需求分析，在實施過程當中缺乏研究和開發能力不足，使得信息檔案管理制度沒有因企業作出調整和改進的特點，針對性和實用性的缺乏，實施并沒有達到預期的效果。

3.企業檔案管理的信息化建設的思路

3.1企業領導觀念的轉變，推進建設檔案管理信息化

企業檔案信息化是需要信息共享，是檔案事業一個突破性的技術進步，更是加快改革開放、充分發揮檔案的價值，實現檔案信息資源共享的戰略選擇。企業領導者檔案管理信息化意識水平直接決定了它是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。

為了促進企業檔案信息化的建設，作為一個企業領導者，要把企業檔案信息化的概念轉變為實踐和現實，意識到企業檔案管理信息化系統的影響和效益，正視其復雜性和艱巨性，關心和支持這一事業，積極推進并鼓勵，支持有所作為的觀念和行動，將投資資金、設備、人員和檔案信息管理納入企業計劃和考核范圍。

另外，各級領導，特別是檔案工作的領導，了解檔案工作的現狀，認真規劃，制定方案，提供人才、技術、資金保障，指導檔案部門依據法律開展工作，幫助解決工作中的困難與問題，真正使這工作成為一把手工作。

3.2保證文件信息的安全性及完整性

信息安全管理是企業檔案管理信息化的核心要素。信息安全包括文件檔案管理系統的硬件和軟件自身的安全，如記錄的光盤安全性，軟件系統的可靠性，還有檔案信息的安全傳輸。

3.2.1安全管理系統應該從機房管理、軟件管理、操作、監督等，以保護計算機系統的物理安全。硬件問題方面可以通過技術方法來解決，在選擇檔案管理系統的設計時應充分考慮系統的安全性，把它作為一個重要的指標。

3.2.2大中型企業的檔案管理信息化應只用于內部員工使用的封閉網絡，網絡應該是物理隔離，以保證網絡的基本安全。還可以通過數據庫加密，用戶分類，數據備份的方法來保護計算機數據的安全性。

3.2.3在企業檔案信息化建設時要對檔案信息系統設置保護方法，通過對企業物流，信息流動的完整性，保密性和重要性，這些屬性消失后會造成損失，確定其安全等級和信息安全需求水平，最后確定信息系統在安全的范圍內運行，以防止未經授權的或非法的操作。

3.3信息化檔案實現網絡化

傳統企業檔案建立電子化和信息化的管理模式后，還要建立一個企業檔案文件共享。利用網絡平臺實現對企業與傳統檔案網絡共享，提高企業檔案的利用效率，同時建立信息共享與利用模式。公司也可以創建一個電子文件的數據庫，即企業檔案，通過互聯網實現文件共享。

目前企業的檔案管理系統沒有建立一個統一的信息管理和網絡建設與共享模式，共享和服務差，難以適應企業的檔案管理現代化的需要。現代企業應建立網絡化和企業電子文件共享，提供電子文件管理與共享模式，減少電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。

3.4建立一個有效的管理體制和機制

完善與規范在計算機應用的條件下檔案工作流程管理，按照文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計，以適應檔案管理的需求。建立檔案管理信息系統，全面、合理、各種類型的電子文件和電子檔案的安全使用，完善內部控制機制，確保檔案的安全。

4.檔案管理信息化技術創新

信息技術的飛速發展是一把雙刃劍。檔案管理的發展既是機遇，又面臨著新的挑戰。檔案信息化的建設要利用信息化、網絡化的優勢和方法，信息資源的充分整合，促進檔案管理的信息化建設。

4.1建立科學、完善的電子檔案管理制度

技術是檔案信息化建設的生命，檔案管理工作應抓住機遇，迎接挑戰，在檔案載體、收集和利用等方面進行技術創新，提高服務質量，使信息技術在檔案管理信息化創新中發揮有效技術支撐作用。

在紙質檔案的基礎上，利用電子檔案信息技術，實現信息資源的深度開發和廣泛應用，建立科學、完善的電子檔案管理制度。這樣會增強服務手段，擴大服務內容，以整體優勢實現企業內部信息資源共享。

4.2完善并建立電子檔案管理體系

技術是檔案信息化建設的生命，檔案管理應抓住機遇，迎接挑戰，開展檔案的載體，收集和利用方向進行技術創新，提高服務質量，使信息技術在檔案管理的信息化創新發揮有效的技術支撐作用。

在紙質檔案電子文件的基礎上，利用信息技術，實施信息資源的深度開發及廣泛應用，建立完善科學的電子檔案管理制度。這將加強服務方法，拓展服務內容，實現共享企業信息資源的整體優勢。

4.3開放式、互動性檔案服務平臺的建立

隨著計算機技術和現代通信技術的發展，信息技術在檔案管理技術創新中起著重要的作用。檔案管理信息技術的創新，是利用先進的信息技術，積極推進檔案網絡建設，提供開放式、互動性檔案服務平臺。

通過這個服務平臺，提高電子檔案管理系統，提高工作效率及信息輸出量，從根本上改變了檔案的管理和利用方式，進行檔案信息化建設。

4.4檔案管理信息化機制創新

在新的形勢下，要對檔案管理機制進行創新，檔案管理機制的創新，有利于調動檔案職工作人員的積極性與創造性，有利于與檔案信息資源的開發利用。

4.4.1加強檔案信息安全保障體系的建設。檔案信息安全保障體系是關系到保障檔案信息安全。企業檔案管理部門應逐步完善檔案信息安全管理體系，信息安全責任制的落實，加強計算機網絡硬件，軟件管理，明確安全防范重點，打造切實可行的檔案信息安全保障體系，確保檔案信息和數據的安全。

4.4.2建立高效的獎懲機制和科學的崗位責任制。為了創造一個積極的工作環境，檔案管理部門應建立有效的獎懲機制，根據崗位責任制，制定詳細的考核和獎勵和懲罰措施，做到獎罰分明，激發其工作者的熱情和責任感。

與此同時，還要建立科學的崗位責任制，即按照規律和檔案管理的要求，把檔案工作做好，分配合理，確保每個部門和每個員工的職責明確，目標明確，并緊密結合的獎勵和懲罰機制，提高工作效率和質量。

5.結語

企業檔案管理信息化建設是一項巨大的工程，是一項長期而細致的工作，檔案工作者應樹立創新意識和服務意識，克服這些困難，滿足社會的需要和時代的發展，實現檔案管理工作理論與實踐的不斷深化和進步，更好的服務于社會。

參考文獻：

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[2]殷華麗.信息化建設提升檔案管理水平[J].中國船檢.2012（04）