談民營中小型企業檔案管理存在的問題及對策

金銀珠

[摘 要]在日常的工作生活中，檔案一直扮演一個重要的角色。它記錄一個公司的歷史，也真實得反映了企業的發展歷程。伴隨著市場經濟的發展，我們國家的民營企業在不斷的發展壯大，這也就意味著，民營企業的檔案管理也就變得越來越重要了。而現在的每個民營企業都有他們自己特有的檔案管理模式，本文研究民營企業檔案管理中所存在的問題以及相關的對策。

[關鍵詞]民營企業；檔案管理；問題對策

隨著時代的發展，檔案在我們的日常工作中扮演了非常重要的角色。但是，現階段我們國家民營企業的檔案管理水平不容樂觀。民營企業在經營模式以及他們的經濟基礎決定了他們在管理水平上的不同，在管理過程中也會存在著很多問題，本文就是針對這些問題，進行研究分析并且提出對策。

一、民營企業檔案管理的分類

第一種是骨干型的民營企業，這類企業的法人代表非常重視檔案管理的工作，在企業內部有專門的人做這方面的工作，也設有專門的綜合檔案管理室，并實行三室分開，關于檔案管理這方面的綜合設施也比較齊全，并制定了一整套的檔案管理制度。

第二種是中小型民營企業，這一類的企業存在著一定的檔案意識，他們也有固定的工作人員和檔案室，在日常的運營過程中，也做一些文字的歸檔工作。他們也知道檔案在企業經營中的主要作用，但是他們和缺少系統的理論學習，也沒有接受一些專業性的指導，在平時的檔案管理工作中存在一定的盲目性，也不知道關于檔案管理的一些技術和標準，缺乏現代化的檔案管理手段，檔案信息量的應用也得不到有效地利用。

第三種是個體、私營者，這一類的企業對待檔案管理的態度是可有可無。在企業內部既沒有固定的人員也沒有專門的檔案室，并且他們還對檔案法規了解的比較少，也不知道《檔案法》規定的檔案集中統一管理原則，更沒有相應的檔案管理制度。

二、民營企業在檔案管理方面的問題

第一，民營企業對檔案管理不太重視。一個東西只有有價值，才會有地位。檔案管理工作的地位，是由檔案管理的服務價值確定的。但是，現實的情況卻是很多的企業內部的檔案管理工作只是停留在收與管的層面。

第二，民營企業內部的檔案管理工作比較松散，這方面的材料也不太安全。現在的很多民營企業把大部分的精力放在了生產經營以及產品銷售上，這就會導致很多的民營企業尤其是中小型企業檔案管理比較松散，甚至有些沒有依照相關的法定程序進行管理。

第三，民營企業的檔案管理工作的方式方法比較陳舊，管理意識也比較淡薄。民營企業內部檔案管理部門沒有改變自身的管理職能，還是采用原來的管理理念和方法，并沒有真正從陳舊的工作方式和思維中走出來。這樣并不能適應新時期的企業檔案管理工作的步伐。

三、民營企業檔案管理問題的解決方案

1、運用和新時代相適應的檔案管理辦法

隨著市場經濟的不斷發展，我國民營企業也面臨著復雜多變的環境，這時候就要求民營企業要有新的思路和方法去面對這些。他們要學者運用檔案學最新的理論，提出新的觀點和問題，開拓一個新的領域。和要結合民營企業在工作中的實際情況，做好服務機制的創新，刺激他們工作的活力，充分的適應民營企業檔案工作現狀的需要。

2、提升檔案管理人員的專業素質

在民營企業內部，我們可以依據檔案工作的特點，需要我們配備一定的專業檔案的人才，并且還要對這些人員進行檔案專業知識的培訓，同時要組建檔案專業隊伍，加強企業檔案管理團隊工作建設。我們可以從兩個方面去做：一方面我們要為民營企業管理者的決策服務，企業檔案管理部門要能準確把握黨和國家的政治大局，緊緊抓住企業檔案管理工作的重心，及時的為領導提供各種方針政策和資料。另一方面還要為企業各個部門工作，檔案管理部門要加強自身的服務意識和與各部門的聯系，了解各個部門所需要的檔案信息，積極主動地提供優質服務。

3、要做好檔案的開發利用工作，為企業更好的服務

現階段，民營企業內部面臨著一個很重要的問題和任務即怎樣更好的利用企業檔案。我們企業實施檔案管理的目的就是開發和利用企業檔案信息資源。因此，這就要求企業的檔案管理人員要根據企業的發展，利用檢索工具，關注市場信息，開發企業所需要的新產品和新技術，變被動服務為主動服務。

4、民營企業要找到最佳的檔案管理模式

民營企業要選擇一個合適的檔案管理模式，最適合自己的才是最好的。而企業檔案管理模式就是指為了實現科學管理的利用檔案的目標所采用的基本方法方式。檔案管理模式按照管理對象分為：檔案綜合管理，文檔一體化管理，信息一體化管理。檔案綜合管理就是依據統一管理的原則，借由專業的結構實施統一的開發。文檔一體化管理是指企業內對文件、檔案實行統一管理。信息一體化管理是指對企業檔案、資料、情報工作實行一體化管理。

四、結束語

總而言之，我們國家的民營企業要尋找自己適合的檔案管理模式，在尋找過程中，要依據四個原則：第一，檔案管理模式要和企業自身的規模形態相適應；第二，檔案管理模式要和企業自身的需求相適應；第三，檔案管理模式要與檔案法律法規相符合；第四，檔案管理模式要考慮企業自身的成本效益。只要依據上述的幾個原則，就可以找到適合自己的檔案管理模式，更好的促進企業發展。

參考文獻：

[1]黃項飛.我國民營企業檔案工作探析

[2]宗培嶺.民營企業檔案管理模式研究

[3]范世清.民營企業檔案工作動力機制研究

[4]范文清.從企業文化建設角度談民營企業檔案工作發展