會計“綠色檔案”的可行性分析

牟文華

【摘 要】 實施會計“綠色檔案”發展策略，亦即全面開展會計檔案電子化管理工作，一方面可以減少大量紙質憑證的打印、傳遞、整理、保管等工作;另一方面，也可以節約人力資源，使會計人員將更多的精力放在更加重要的工作崗位上，全面促進整個社會的資源節約。同時，隨著大數據時代的來臨，整個社會的檔案管理都將面臨機遇與挑戰，而會計檔案的管理要在大數據時代成功轉型，離不開會計“綠色檔案”的發展和實施。但是，要想保證會計電子檔案長期的安全性，還應該積極探索安全性保障措施，建立數據格式、存儲保管、數據災備等方面的安全保障機制。

【關鍵詞】 綠色檔案; 會計檔案電子化; 信息系統; 系統安全; 大數據時代

中圖分類號：F230 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1004-5937（2014）35-0058-03

新世紀到來之后，網絡信息技術給我們的生產、生活帶來了極大的便利，社會生活的方方面面都發生了巨大的變化，大量的行業開始引入電子化的管理方式，大量的數據信息系統產生，因此，會計“綠色檔案”也應運而生。所謂會計“綠色檔案”，即在會計檔案的打印、整理、傳遞、存儲、保管等過程全面實行電子化管理，擯棄紙質會計檔案，實現“綠色、低碳發展理念”，充分節約社會資源。

一、紙質會計檔案存在的缺陷

自造紙術發明以來，紙張作為信息載體一直受到使用者的青睞。但是，新世紀到來之后，隨著會計電算化的迅猛發展，紙質會計檔案的缺陷也就一一顯現了出來。

（一）帶來了大量的資源浪費

首先，造成人力資源的消耗。使用紙質會計檔案時，需要大量的會計人員進行整理、裝訂、保管等工作。例如，會計憑證、賬簿封面封底的填制，會計資料的調整次序、擺放整齊、裝訂成冊，各種資料加蓋印章、登記入冊等，這些工作都需要專門的會計人員進行處理。紙質會計檔案所帶來的大量的工作，一方面，消耗了會計人員的寶貴時間和精力，人為地造成了人力資源的浪費;另一方面，占用了會計人員認真分析和研究日常工作中問題的時間，無形中增加了會計風險。

其次，造成大量紙張消耗。會計處理過程需要用到的紙張非常多，從原始憑證開始，到記賬憑證、各種賬簿、各種報表等各個環節，每個環節都需要至少三四張，甚至更多的紙張，這樣算下來，每個工作日所涉及的會計處理事項，就需成百上千張紙，這顯然不符合“節約資源”、“低碳環保”的基本要求。以一個中型企業為例，會計檔案所使用的紙張成本，每年估計超過十萬元，如果將這些費用節省下來，每年能建設一所希望小學。

再次，造成設備損耗嚴重。打印機、復印機、裝訂機等辦公設備，都是易耗品，長期大量的使用，以致磨損嚴重，更換頻繁。

（二）不方便進行查詢和調閱

紙質檔案存儲時，需要編制相應的目錄，記錄清楚各項檔案的位置和基本內容，因此，調閱紙質檔案需要專人對照目錄查找翻閱。即使一切存儲正常，查閱檔案也需要耗費大量的人力和時間，造成一定的資源浪費。如果發生意外，存在歸檔不及時、不完整、不清楚、不方便等情況，查閱會計檔案將會更加耗時耗力。而且，目前部分公司由于辦公場所限制，一些要求保管年限較長的會計檔案都已委托檔案管理公司進行專業管理，這樣使得查詢調閱工作不能當場完成，更加影響了工作的及時性。另外，對于保管期限屆滿的紙質會計檔案，按照財經法規的要求，在銷毀時，需要多級部門派人共同監銷，并且建造多種銷毀名冊，由此可見，清理和銷毀流程非常繁瑣、復雜，一旦哪些人員時間上不能夠配合的話，就將影響到銷毀工作的及時性，增加了檔案保管的風險。

（三）存在一定的風險隱患

現行大部分會計檔案的保管期限都要求時間比較長，因此對檔案保管地點的要求比較高，不但要有足夠的空間，還必須要防盜、防火、防災、防潮、防塵、防日光、防有害生物等。同時，對于打印機的要求也比較高，像激光打印機所出的會計資料大多墨粉穩定性較差，因此，不利于長期保管。此外，紙質會計檔案在交接的過程中，要求必須多人監督、簽字、蓋章，所有的環節，都有可能存在丟失、篡改、毀損等現象，并且要想真正區分相關人員的責任是非常難的。因此，紙質會計檔案在保管地點、存儲、交接等環節都存在著較大的風險隱患。

二、實施會計“綠色檔案”的可行性探討

隨著各行業信息系統的不斷應用，全社會已基本進入到了計算機處理階段，為會計檔案的電子化管理提供了可能性。

（一）優化外部憑證，使其適應會計“綠色檔案”的發展需要

會計檔案的電子化，要求涉及社會生產運行的各個環節的信息電子化。為了建立會計“綠色檔案”管理的長效機制，應以電子化為契機，全面推進網絡發票、銀行回單等憑證的電子化發展，從而更大程度地實現全社會生產運行的電子化發展，使得資源節約在全社會范圍開展起來。

但是，外部憑證的優化，不是一朝一夕，或者一紙命令就可以實現的。在這一點上，可以采用漸進式的處理方式，先擬定相應的策略，在部分憑證和部分企業中進行試點。例如，可以選擇電子發票或者電子商務企業進行試點。電子發票替代紙質發票在國際上已不鮮見，它可以在網絡上實現領購、開具、傳遞等功能，不但杜絕了紙質發票的資源浪費，還能夠節約相應的時間。另外，電子商務企業本身做著電子化的發展業務，以他們為試點，進行外部憑證的電子化有著天然的優勢。當試點企業取得相當的成效之后，整個社會就可以全面進行推廣了，但是推廣時，還是要考慮到個別企業的特殊性，進行有區分的推廣。

（二）結合實際，開發切實可行的會計檔案電子化管理系統

目前，我國實行的會計信息系統，并不是完全意義上的會計檔案電子化管理系統。因為現行的系統尚不能完全囊括會計處理過程中包含的所有的檔案信息，尤其是尚未包含大量使用的外部憑證檔案，因此，專家學者們正在積極探討如何改進現有的會計信息系統，使其適應會計“綠色檔案”的發展需要。

（三）實施會計“綠色檔案”必須做到安全至上

如何在安全問題上保證會計“綠色檔案”策略的順利實施呢？這就要求設計一個能夠使會計電子檔案的數據從產生開始，到深度加工和利用等過程都安全的系統，該系統要求一方面能夠保證所有電子數據的輸入輸出以及修改都經過嚴格的程序，另一方面對所有數據都設置保密等級，并要求與企業的安全管理體系聯系在一起。具體來說，企業可以從會計檔案的使用安全和計算機系統安全這兩個方面來進行保障。

1.會計檔案的安全性

首先，對所有會計檔案建立保密等級，并設置相應的權限。企業可以為會計電子化檔案建立三到五級的保密等級，規定相關人員只能使用與自己身份相符的等級權限。例如，當接收到新的會計檔案之后，必須先由具備檔案管理員權限的用戶進行整理，然后“交接”（系統自動轉移）給具備檔案查詢、修改權限的用戶進行編輯，然后再“交接”給具備檔案檢查與核對權限的用戶進行編輯，一直按照這樣的順序往下“交接”，每一次“交接”都需要有不同權限的用戶進行。另外，在進行權限設置時，如果想控制用戶修改權限（防止篡改），可以在用戶打開查閱時，系統自動將各類會計檔案電子文件轉換成SWF文件，這樣的設置可以使用戶只能瀏覽而不能修改會計檔案電子文件。另外，對于源文件來說，必須設置防篡改校驗，并且要定期檢查和更改校驗碼，以保證源文件的安全性。

其次，從源頭保證歸檔數據的真實性。為保障會計電子檔案數據的真實性，企業可以利用影像電子化技術，針對外部取得的相關憑證掃描和驗證，并進行多層管理復核，在源頭上保證歸檔的會計電子檔案的真實性。另外，還要從源頭上杜絕人為干預的可能性。例如，實現會計電子檔案管理平臺的直接對接，使得相關系統從外部直接輸入到內部的管理平臺上，這樣個人就難以對系統進行影響，一定程度上保證了會計電子檔案管理系統的電子數據與源系統數據的一致性。

再次，保證會計電子檔案的長期有效性。會計電子檔案要想長期存儲，必須開發和利用相應的計算機語言、程序和存儲介質。例如企業可以利用XML數據格式解決外部源系統數據轉換和會計電子檔案數據的永久存儲、檢索等問題，使用PDF或圖片作為檔案信息載體統一存儲在磁盤陣列。另外，為防止發生意外，企業還應建立異地災備機制，從數據格式、存儲保管、數據災備等方面保證會計電子檔案數據的長期有效性。

2.計算機系統的安全性

首先，保證計算機硬件和備份管理方面的安全性。在計算機系統安全方面，企業應考慮將會計電子檔案系統與整個企業的ERP系統進行統一用戶與認證管理，并重點解決所有數據資料的備份和恢復等各種技術。例如，可以采用目前比較流行的雙熱設備、負載均衡、安全控制列表、冗余存儲、組合數據備份等計算機系統安全保障技術來保證系統的安全性。

其次，保證系統的業務安全性和應用安全性。在業務安全性方面，系統應設置完善的控制標準，每一項業務的流程都要進行仔細規劃，在系統里面進行確認， 對于一些不可以反向操作的地方，要進行嚴格的控制。例如，在單據的修改方面，系統就應該自動進行設置，要求單據在審批確認后不允許修改，或者確實需要進行修改時，必須先“反審批”（即將原有的審批程序撤銷），然后再重新進行審批，但是“反審批”的操作記錄必須要顯示在系統中，方便相關人員進行后續的查詢和調閱。另外，在應用安全性方面，企業可以參照ERP系統的設計思路，將用戶管理、認證管理等權限進行統一，并且在登錄方面，也可以實現實時統一單點登錄，更加保證授權用戶的規范化操作。

再次，企業還應重視內網信息安全。在內網的管理方面，企業需要更加深入的研究和設計，因為內網可以為會計檔案電子化工作奠定良好的信息安全基礎，也可以在技術方面對其形成強有力的支持。

（四）修訂完善現行會計檔案管理制度

現行的會計檔案管理制度，在電子化檔案管理上，提到內容很少，即使有個別提到的地方，也難以適應全面實施會計“綠色檔案”的要求。因此，相關部門應順應形勢，修改完善會計檔案管理制度，一方面，應當針對會計檔案電子化管理系統，制定相關的內部控制制度、系統的操作流程以及突發情況的應急預案等;另一方面，全社會也需要新的完善的會計檔案管理制度來約束會計人員的相關工作，以確保會計“綠色檔案”的順利實施。

（五）大數據時代推進了會計“綠色檔案”的實施

互聯網技術的革新，總是以驚人的速度帶給我們巨大的震撼。在我們還剛剛了解到移動互聯網、物聯網、云計算等信息技術之后，大數據時代竟然再一次顛覆了我們的想象，以前所未有的速度帶我們迎來了信息量暴增的嶄新時代。那到底什么是“大數據”呢？通俗地說，就是指巨量的資料，而這個資料規模的巨大，已經超出了我們的想象，我們通過獲取、管理、處理這些資料，可以為整個社會的各項決策提供全面、系統的資訊。那么，如此巨大的信息量，會給我們的會計檔案管理工作帶來什么樣的影響呢？

1.大數據時代，為會計“綠色檔案”的信息資源管理帶來了機遇

大數據時代，會計檔案將會以“字節”、“數據庫”為單位進行管理和規范，大部分數據都是以“推送”的方式自動進行存儲、整理和編輯，因此，檔案管理人員的工作，將要逐步地轉變為以監控電子檔案的生成，以及保障電子檔案的可讀性和安全性為首要任務，實時保障電子檔案的動態擴展。

2.大數據時代，為會計“綠色檔案”的信息數據挖掘帶來了機遇

大數據時代，會計電子檔案系統中產生了大量的結構化數據，數據間的聯系更為緊密，因此，檔案管理人員可以利用這種緊密的聯系，建立各種數據模型，對海量數據進行分析、辨別、整理、歸納。一方面，可以增加這些檔案的可利用價值，將這些“死檔案”盤活;另一方面，可以利用這些信息，為決策提供服務，實現大數據的服務職能。

在整個社會大數據發展的推動下，會計“綠色檔案”已經作為整個社會檔案管理的一部分，逐漸地融入到整個數據體系中，為相關的決策提供服務、提供支持。

（六）會計人員應進行相關培訓，以適應實施會計“綠色檔案”的要求

目前，我國的會計專業人員大多對計算機基礎知識有簡單的了解，但是對其中的系統知識、安全性知識等方面，還只是一知半解。這就需要企業花費大量的精力對員工進行相關的培訓，并且必須在保證會計人員能夠確實通過考核之后，才能夠讓其擔任相應的崗位。

三、結束語

推進會計“綠色檔案”的實施，這是一件利國利民的大事，將會給企業乃至國家帶來良好的經濟效益和社會效益。一方面，企業會計全業務流程的電子化，提高了財務處理的效率，促進了財務信息化的深入改革，解放了大量的人力，節約了大量的社會資源;另一方面，實現會計檔案電子化之后，為全社會的各行各業提供了模板，加快了全社會的信息系統處理進程，為全面進入大數據時代提供了契機。●

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