對人事檔案管理工作的思考

摘要：人力資源的開發是提升企業核心競爭力的根本途徑，而人事檔案工作的完善則與人力資源深度開發及提高企業競爭力有著密切關系。本文作者對當前人事檔案管理中存在的幾個問題進行了分析，并提出了一些解決的思路，希望可以更好地規范人事檔案工作的管理，發揮其對人力資源開發的作用。

關鍵詞：人事檔案 ?人力資源 ?管理

0 引言

人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，是一項很重要的基礎管理工作。準確、齊全、完整的人事檔案能夠真實、全面的記載一個人的個人身份、政治經歷、思想作風、學歷資歷等等情況，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等等緊密相關，同時也是是合理選人、用人的重要依據，管好、用好人事檔案對人力資源開發起著至關重要的作用。近年來，隨著人事制度改革的不斷深化和信息化管理的迅猛發展，對人事檔案工作也提出了更新、更高的要求，傳統的管理模式和理念已不適應新形勢的要求，而如何提高人事檔案管理工作的水平，使之走上規范化、科學化的管理軌道，充分發揮人事檔案管理職能作用，更好地為人力資源管理服務，是我們所面臨的一項新課題、新任務。

1 目前人事檔案管理存在的一些問題

1.1 對人事檔案工作的重視不夠 ?一直以來，由于人事檔案管理工作是內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些單位領導對人事檔案的重要作用缺乏足夠的重視，認為抓事業發展是硬指標，抓檔案管理是軟任務，存在著一些認識誤區，一是認為選人用人重在現實表現，檔案沒有多大的作用;二是認為人事檔案工作就是簡單的收存材料，只要“守好攤”，確保檔案不丟失，能應付外調、查檔就行了。沒有把人事檔案管理作為人才資源開發的重要內容來抓。同時，隨著人事制度改革的進一步深化，人才流動日趨活躍，但在人才流動的過程中，相當一部分人對個人檔案的作用認識不足，認為選用、用人重在筆試、面試環節，人事檔案不外乎是個人簡歷而已，沒有多大的作用。在這種思想下，就出現了有些單位只用人、而無檔案，新招聘人員的人事檔案還長期滯留在原單位或人才交流中心的現象，未能實行“檔隨人走”，而是“人檔分離”、“有人無檔”。

1.2 檔案管理不規范 人事檔案的收集工作一直是檔案工作中的重點和難點，由于需要入檔的材料太多，加之有些單位、部門及干部、職工個人對其重視不夠，因此不能及時將一些學籍檔案、培訓、考核、獎勵等材料送交檔案管理部門分類明細整理并歸檔，導致部分檔案材料內容不完整，不能跟上個人經歷的變化。另外，現在存檔材料的紙張大小不一，以致原規格的檔案盒存放不下。有的人的檔案里出生年月、工作時間填寫的不準確，檔案中有多個年齡、工作時間前后不一致，有些人的檔案中個人履歷表填寫不完整，有許多必填欄目空白，難以反映個人真實情況，有些人的檔案材料填寫時字跡潦草，難以辨認，有的還用復印件代替原件或用原珠筆填寫等，這都嚴重影響了檔案質量，給人事管理工作造成了很多困難。

1.3 硬件設施不到位 有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設不標準、不規范，基礎設施差，防火、防水、防蟲、防霉等設備不配套，防盜設施也不具備，安全措施落實不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。

1.4 人事檔案的現代化管理明顯滯后 如今的社會已進入信息化時期，一些發達國家和地區，早已用電子檔案取代了紙質檔案，并通過網絡，實現人事檔案資源社會共享。同發達國家、先進地區的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統管理模式，沒有把一些先進的現代化管理技術應用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費時、費力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學化、標準化管理。

2 做好人事檔案管理的對策和思考

2.1 加強隊伍建設，提高人事檔案工作者的素質 要提高人事檔案的管理水平，一是應依照《人事檔案工作條例》的規定，按規定配備政治可靠、作風正派、責任心強的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質。二是嚴把隊伍的進口關，實行執業資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經過考核，合格的發給檔案執業資格證書，“準入”上崗;三是加強培訓。從政治思想、業務能力等方面對檔案人員進行綜合培訓，同時鼓勵檔案人員學習計算機、網絡應用、信息管理等現代化管理知識，使之能夠適應人事檔案工作的素質要求。四是增強檔案工作者的事業心、責任感。人事檔案管理工作是一項繁雜、單調、艱苦細致的服務性工作，檔案工作者要充分認識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學習，刻苦鉆研，做到“眼勤”、“手勤”、“腿勤”，立足崗位創業績，實現自己的職業價值。

2.2 加強信息化建設，提高人事檔案的現代化管理水平 檔案信息化建設是提高檔案管理水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。隨著我國科學技術水平的不斷發展，為提高檔案現代化管理提供了有力的技術支持。因此，在人事檔案管理中，應建立人事檔案信息數據庫系統，實施人事檔案的動態化管理。可以利用計算機、掃描儀、數據庫管理軟件等現代化設備和技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓等動態信息轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容，同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實行計算機操作，為人力資源管理提供準確的人事信息和數據。

2.3 推行人事檔案科學化管理 人事檔案的科學化管理，就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學化管理，是人事檔案服務于人事制度改革和發展的需要，是推動人事檔案管理科學化、規范化、現代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學化管理：

首先，檔案管理人員應全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關法規條例，提高業務水平和規范管理能力;其次，要強化規范管理意識，加強各項制度建設，嚴格工作程序，做到人事檔案管理流程規范、檔案內容規范、科學分類規范。其次，要嚴格執行檔案管理規章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯系制度，及時全面地收集新的人事管理數據，不斷充實檔案材料內容。在日常工作中，應隨時了解掌握和收集員工在各項工作中的獎懲情況、教育培訓情況等，一旦發生變化，及時的補充到檔案和信息數據庫中，為信息利用增添新鮮內容，這是住處化管理的基礎工作。

2.4 提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發 人事檔案管理工作的順利進行，離不開領導層面的重視，在新時期，要充分開發人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進行科學合理的歸類、組合，并根據員工的日常工作表現，建立相應的培訓督導機制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎上落實員工的管理考核政策，實現檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學習優秀公司的先進人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內涵，把人事管理同檔案管理相互有機結合，促進內部員工組織關系的和諧順暢發展。

3 結束語

總之，檔案管理工作內容極為豐富，是一門科學性很強的系統工程，它在人力資源開發中扮演著重要角色。隨著人事制度改革的不斷深入，我們應當在新的時期下加大力度不斷創新檔案管理模式，把檔案工作與時代發展緊密結合起來，緊跟時代的步伐，不斷促進和推進檔案管理事業的順利發展。

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作者簡介：梁華，女，研究方向：人力資源管理。