探析南水北調工程檔案管理中ACCESS數據庫的應用

李鵬

（南水北調中線河南直管建管局南陽項目部，河南 南陽 473014）

探析南水北調工程檔案管理中ACCESS數據庫的應用

李鵬

（南水北調中線河南直管建管局南陽項目部，河南 南陽 473014）

南水北調工程是我國的一項重大舉措，在工程實施過程中，會產生較多的檔案資料，有較大的管理難度，如果采用傳統的數據管理模式，將會嚴重制約到管理質量和管理效率的提高，并且還會在檔案管理過程中出現一系列的措施；針對這種情況，就可以將微軟公司數據庫軟件ACCESS給應用過來。本文簡要分析了南水北調工程檔案管理中ACCESS數據庫的應用，希望可以提供一些有價值的參考意見。

南水北調；檔案管理；ACCESS數據庫

本文以南水北調工程某配套工程為例，本配套工程有20千米長，工程總投資為2.5億元，涉及了較多的工程，有著較多的單位工程數量，在具體實施過程中，會產生較多種類的檔案資料，管理難度較大。針對這種情況，我們應用了微軟公司數據庫軟件ACCESS編制了工程檔案管理系統，以此來促使檔案管理自動化水平得到提高，對檔案的整編歸檔工作進行規范，更好的檢索和利用檔案。

1 系統編制原則

一是完整的收集工程建設過程的資料。因為本工程是由臨時機構所施工的，在人員方面有著較大的流動性，檔案管理人員往往無法固定，通過調查發現，以往的工程建設管理中，往往無法規范全面的收集資料，檔案管理人員不了解那些資料是需要及時收集的，哪些則是無用的。即使制定了相關的規則來約束檔案管理工作，但是在具體實施過程中，因為有著較多的工程資料，還是會出現一系列的問題，工程資料的完整性無法得到保證；而構建的本系統，檔案管理人員可以結合相關管理要求，對錄入的資料進行及時的查詢和整理，對沒有收集的資料進行有目的的收集。

二是及時錄入建設過程資料。通過研究發現，水利工程檔案具有雙重特性，既屬于水利工程，又屬于檔案管理工作，那么就對檔案管理人員提出了很高的要求，除了對水利業務有一定的掌握之外，檔案業務也是其必須要具備的內容。但是，在水利工程建設管理中，檔案管理人員的數量往往過少，其他人員在檔案管理上往往沒有足夠的專業水平，或者欠缺工作經驗，這樣就無法勝任本項工作。另外，因為有著大量的資料需要整理，那么就可以采用本系統來完成，可以利用微機可視化界面來實現人機對話，工作人員只需要對操作規則進行掌握之后，就可以結合操作提示，規范的錄入資料，提高檔案管理質量和效率。

2 系統功能設計

一是系統主切換面板。將交換機合理設置于建設處內部，連接起各臺機器，促使其形成一個局域網，為了實現不同機器之間的通訊，將TCP/IP協議應用了過來。因為施工單位和監理單位辦公地點是不同的，那么就可以分開整理資料，并且向管理系統中定期匯總這些資料。本檔案管理系統采用的應用程序架構是主機和客戶機，這樣既可以錄入、分類以及歸檔信息，又可以同步規范的進行工程檔案管理。并且系統在錄入和查詢的時候，依據是可視化界面，可以實現人機對話，降低了管理難度。具體來講，工程概況、存檔材料、工程支付以及參建單位和人員通訊等都屬于檔案管理系統的主切換面板。對材料收集之后，結合相關標準進行分類，然后編號和錄入，之后進行資料的歸檔，就可以很方便的對其進行查閱。

二是資料存檔模塊。在檔案管理系統中，主要的數據源就是資料存檔模塊，為了實現其所有功能，一共設計了四個子面板，分別是資料登記、資料查閱、借閱登記和歸還登記；工作人員首先來分類編號收集到資料，然后在子面板上登記這些資料，在計算機中規范準確地錄入資料編號、資料名稱以及編制時間、錄入時間等內容，構建一個完整的數據庫。工作人員要想查詢資料，只需要借助于資料查詢子面板即可，在查詢的時候，可以依據編制時間、錄入時間以及資料編號等進行，十分的快捷和簡單。另外，在向計算機輸入資料數據時，系統也會將原始記錄形成于數據庫中，并且有順序產生，那么以后在對資料進行查詢時，只需要將資料編號提供出來即可。通過另外兩個子面板，可以有效實現資料的借出和歸還。資料的錄入可以通過局域網的內部機器來完成。

三是材料歸檔模塊。要想得到完整的資料，就需要重視資料登記面板，要想促使檔案有效形成，就需要重視資料的歸檔工作。檔案管理人員在歸檔的過程中，除了要依據檔案分類規則之外，還需要借助于工程資料分類方案來完成，一般是錄入案卷題名，利用計算機查詢功能，分類預覽和選擇所有的收集資料，只有在相應的案卷目錄中導入這些歸檔的材料目錄，之后在相應的檔案盒中調入相應的紙質材料，然后通過排序和編號，就完成了歸檔工作。

又因為在工程建設過程中，檔案資料管理并不是靜態的，那么要想同步的進行資料收集和歸檔工作，本系統在同一份資料上，分別給予了資料編號和資料檔號，這兩種標識一種是臨時碼，一種是永久碼，在查詢的過程中，它們互相對應，在工程建設過程中，要想查詢資料，通過兩種標識都可以。

3 系統功能評價

一是安全可靠。結合具體的情況和需求，系統對用戶級別以及數據庫密碼進行科學設置，這樣就可以避免有一些不法分子來損壞或者竊取數據。另外，還可以定期備份相關數據庫文件，這樣就可以在一個安全的地方來復制數據庫文件。如果不慎有問題出現，破壞到了數據庫文件，只需要利用備份文件即可，促使數據庫的正常工作不受影響。

二是經濟實用性較好。因為本ACCESS數據庫軟件對硬件性能沒有過高的要求，只需要借助于正常的辦公設施就可以在單機環境中廣泛應用本系統。采用的操作系統是微軟的XP系統，那么在操作、開發以及管理方面就沒有較大的難度。

三是開發性和標準化。要想使用本軟件系統，只要保證電腦中安裝了基本的辦公軟件即可，并且因為本數據庫是微軟公司研發的，已經比較的成熟，可以有效兼容于其他的數據庫，那么就可以更好地進行檔案管理工作，以后如果有具體需求，可以在專業的檔案管理網絡型數據庫中導入這些檔案數據。

四是操作界面比較的優良。綜上，本系統因為具有可視化窗口界面，那么人機對話就可以有效實現。在本系統的設計過程中，已經預先在數據庫中輸入了檔案分類規則，那么相關的工作人員在進行數據資料錄入時，系統會給予相應的提示，只要結合這些提示，就可以更好地分類錄入相關資料，促使數據的完整性得到保證，提高了資料收集的質量。

4 結語

綜上，在南水北調工程中，會有大量的數據資料產生，如果采用傳統的數據管理模式，就會出現諸多的問題和弊端；針對這種情況，就可以將計算機網絡技術應用進來，借助于微軟公司的ACCESS數據庫技術，來提高信息資源管理的自動化水平，共享相關的數據資料，更好地利用檔案資源，更好地服務于水利工程建設。

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1671-0037（2014）04-45－1.5