淺談高校教務(wù)管理建設(shè)

楊云

摘 要：高校教務(wù)管理的效率和水平與學(xué)校整體的發(fā)展有著密切的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)高效率、流程化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的教務(wù)管理理念能夠?yàn)閷W(xué)校教學(xué)和學(xué)科建設(shè)提供有力的支持。同時(shí)，合理先進(jìn)的教務(wù)管理能夠進(jìn)行教育資源的優(yōu)化，使有限的資源發(fā)揮最大的能量，促進(jìn)人才培養(yǎng)，專業(yè)學(xué)科建設(shè)，課程創(chuàng)新等方面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：教務(wù)建設(shè);高校管理;規(guī)范化;資源優(yōu)化

1.教務(wù)管理的定位

隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，專業(yè)化管理的重要性也越來(lái)越重要。管理的作用體現(xiàn)也越來(lái)越明顯，隨著學(xué)校規(guī)模、課時(shí)安排量、專業(yè)數(shù)量、科研量的逐步增大和工作劃分越來(lái)越細(xì)，逐漸出現(xiàn)了課程混亂、職責(zé)不明、流程不清等問(wèn)題。這些問(wèn)題需要用管理學(xué)的思維和方法進(jìn)行解決，這些問(wèn)題的解決也能反過(guò)來(lái)推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平、人才建設(shè)等方面的發(fā)展。因此，需要高校及時(shí)地轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新思維，建立一支科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、精通業(yè)務(wù)、素質(zhì)高的教務(wù)管理隊(duì)伍，制定合理、完善的教務(wù)管理方法是落實(shí)和加快未來(lái)教育改革發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù)之一。

2.教務(wù)管理的流程化、規(guī)范化、系統(tǒng)化

針對(duì)學(xué)校教務(wù)管理中涉及的相關(guān)工作，要做到每一項(xiàng)工作都制定相應(yīng)的制度規(guī)范從而形成既定的工作流程和方法，例如，課程安排、考試安排、檔案管理、畢業(yè)生、學(xué)位申請(qǐng)等工作，都應(yīng)該流程化辦公，形成工作流程圖并對(duì)外發(fā)布。使得老師和學(xué)生及各相關(guān)院系的教務(wù)秘書都按照流程來(lái)進(jìn)行操作。

規(guī)范化管理在教務(wù)管理中也非常重要，特別是對(duì)信息的收集，資料管理與收集，應(yīng)制定出學(xué)校層面的統(tǒng)一格式樣式的表格和管理規(guī)定。按照時(shí)間、按照專業(yè)來(lái)管理所收集的資料。管理層次要逐級(jí)明確，設(shè)置明晰的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，這樣能夠有效避免人為的工作失誤。

教務(wù)管理很大的一個(gè)特點(diǎn)就是繁瑣，事務(wù)繁多。如何處理好各項(xiàng)工作之間的關(guān)系需要有一個(gè)整體系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以梳理清楚各項(xiàng)工作之間的交叉點(diǎn)和不同點(diǎn)，交叉點(diǎn)可以共享，這樣能夠減少很多的工作量，提高效率。例如，不同的事物要求提供內(nèi)容近似的相關(guān)信息表格， 這些表格就沒有必要再重新填寫和制定，可以直接從已有的信息中提取。

3.教務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息化的管理系統(tǒng)建設(shè)能夠有效地提高工作效率。目前，教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)遇到的問(wèn)題不是技術(shù)層面上的，而是主要體現(xiàn)在系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)思路和功能連接于交叉設(shè)計(jì)，因?yàn)橥瓿杉夹g(shù)設(shè)計(jì)的人對(duì)具體的教務(wù)管理不太了解，所以造成現(xiàn)在的教務(wù)系統(tǒng)都比較死板，缺乏靈活運(yùn)用和擴(kuò)展。同時(shí)，應(yīng)該添加一些特殊事件的處理，例如，筆者曾經(jīng)遇到過(guò)申請(qǐng)免修的學(xué)生沒有上這門課程，但是考務(wù)系統(tǒng)中卻出現(xiàn)學(xué)生需要考試的信息，必須將學(xué)生安排到考試中，否則無(wú)法完成的情況。

另外，教務(wù)系統(tǒng)對(duì)外的接口和與其他系統(tǒng)的銜接也是非常重要的。教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)需要和人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)進(jìn)行合理的銜接。最好是能夠基于統(tǒng)一的平臺(tái)來(lái)進(jìn)行開發(fā)，這樣能提高效率。

多樣化的溝通載體建設(shè)是保障教務(wù)系統(tǒng)與時(shí)代發(fā)展同步重要方法，在信息化高度發(fā)展的時(shí)代下，應(yīng)該相應(yīng)地建設(shè)多種信息交互通道。例如，以智能手機(jī)為載體，建立APP應(yīng)用，設(shè)立公共微信平臺(tái)。在這些平臺(tái)上，教師和學(xué)生可以實(shí)時(shí)地查詢相關(guān)的課程和考試信息。還可以設(shè)置提醒功能，讓教務(wù)管理中服務(wù)意識(shí)得到切實(shí)充分地體現(xiàn)。

4.信息數(shù)據(jù)的分析與反饋

傳統(tǒng)教務(wù)管理及系統(tǒng)應(yīng)用觀念認(rèn)為，教務(wù)系統(tǒng)更多扮演的是輔助工具的形象。作為一種輔助工具對(duì)教學(xué)管理者的編排課表、學(xué)生選課、成績(jī)錄入與查詢等提供幫助。這種對(duì)教務(wù)系統(tǒng)工具化的視角更多的是體現(xiàn)理性和物性，缺少人性化，智能化。但是在教學(xué)管理模式創(chuàng)新的趨勢(shì)下，教務(wù)系統(tǒng)不能只是事務(wù)工具，更應(yīng)該發(fā)揮和深入挖掘教務(wù)管理對(duì)整個(gè)高校管理體系的促進(jìn)作用。逐步將教務(wù)管理系統(tǒng)從被動(dòng)的工具化向具有主動(dòng)性的交互化轉(zhuǎn)變。例如，加大教務(wù)管理信息的分析和反饋功能建設(shè)，通過(guò)教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建，教學(xué)評(píng)價(jià)，考試成績(jī)分析，總結(jié)出一些共性的問(wèn)題并及時(shí)地反饋給相關(guān)的教學(xué)管理、計(jì)劃制定者。這些信息將有效地促進(jìn)課程建設(shè)及時(shí)改進(jìn)，使得整體的學(xué)科設(shè)計(jì)更加符合實(shí)際情況。

5.教務(wù)管理更需要與外界溝通

目前，每個(gè)學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)都是自己建立的，有的教務(wù)系統(tǒng)根據(jù)本校自己的一些情況進(jìn)行定制。高校的教務(wù)管理者應(yīng)該多與兄弟院校的教務(wù)管理者進(jìn)行溝通，互相探討解決一些共性問(wèn)題。同時(shí)，未來(lái)的發(fā)展將有可能實(shí)現(xiàn)一些不同院校之間的教務(wù)系統(tǒng)互相適當(dāng)開放，這對(duì)整個(gè)社會(huì)教育資源的優(yōu)化有很好的積極作用。

伴隨著高等教育的改革與創(chuàng)新趨勢(shì)，教務(wù)管理的作用越來(lái)越重要。通過(guò)教務(wù)管理的流程化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)，加大教務(wù)系統(tǒng)信息化程度，挖掘和加強(qiáng)教務(wù)管理系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)分析與反饋功能等手段，能夠?qū)崿F(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)真正地運(yùn)用到教育改革和高等教育發(fā)展中去。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：福建江夏學(xué)院電子信息科學(xué)學(xué)院）