關于辦公室工作特點與文秘人員的素質需求分析

摘 要：本文以辦公室的特點綜合性、協調性與服務性為切入點，對文秘人員的政治素質、能力素質及道德素質的需求進行深入分析。

關鍵詞：辦公室工作特點；文秘人員的素質需求；分析

0.引言

辦公室是上級與下級間信息傳遞的窗口，是協調內部與外部工作的紐帶。主要負責日常行政工作的運轉，監督與檢查員工的工作情況，對外采集綜合信息、管理服務接待等工作。辦公室的工作尤為重要，不僅要掌握工作的綜合性、協調性、服務性與機密性，還要具有較高的優良素質。高度認識辦公室的工作特點是提升文秘人員整體素質的重要前提，應引起足夠的重視。

1.辦公室工作特點

1.1辦公室工作的綜合性

辦公室的工作人員應充分根據辦公室的綜合情況，處理好行政管理工作[1]。首先，辦公室是整個公司重要工作的連接點，在公司內部，辦公室緊扣公司的業務銷售、產品的研發、服務接待及行政管理工作，與領導、部門、職工間具有直接聯系；在公司外部，辦公室需要建立廣泛的人際關系資源，處理好公司的外聯工作。另外，辦公室的工作性質比較廣，不僅要協調公司和組織行政會務、對信息進行反饋，還要起草文件、復印文檔、接待來訪客人、整理檔案等。而且對辦公室人員的要求也比較高，必須要做到協調有序、消息可靠、控制全局，維持公司的正常運轉。最后，在管理工作上，辦公室既是連上啟下的參謀者，又是活動的決定者，也是處理各項事物的綜合部門。因此，辦公室應全面發揮工作的綜合職能，提升工作中的辦事效率。

1.2辦公室工作的協調性

由于公司的部門及人員的分配層次較復雜，其負責的專業事項也不同，在工作中很難達到次序一致的工作態度。因此，辦公室的協調工作顯得尤為重要。首先，辦公室要保證信息的傳達及時，下級的反饋準確，處理問題的方式要一致，根據矛盾的原因相對的協調解決， 合理控制矛盾的延伸。其二，辦公室要保證信息量的準確，全力協助領導理順工作上的問題，安排和處理上下的工作任務。只有科學的進行協調工作，解決公司的業務與管理之間的矛盾，使公司全體人員的思想得到統一，才能促進員工積極配合工作，完成工作目標。

1.3辦公室工作的服務性

辦公室不是獨立存在的，它的一切工作都為公司的發展服務，聽從領導的安排，全力配合領導的步伐。首先，為上級吩咐的業務工作服務，如組織會議的開展、上下級間文件的傳閱等，并且服務要具有高效性，必須以工作的效率出發。另外，為來訪客人做好決定性的服務，如帶領客人到貴賓廳，泡茶介紹公司的基本情況等，要具有高度的禮儀意識，以最好的形象呈現在客人面前。因為引導人員代表著公司的門面，必須要以公司的形象出發。在為上下級服務的過程中，通過結合實際信息，及時完成交代的人物，要具有實效性。最后，為公司的職能部門服務，通過協調和溝通，將部門的數據統計，為部門制作文檔，資料分發等工作，提供便利的優質服務。

2.文秘人員的素質需求

2.1政治素質

文秘人員在工作中，要始終保持清晰的政治理念，堅持學習毛澤東思想、鄧小平理論與馬克思主義，通過科學的理論知識豐富自己的工作能力。辦公室作為企業的綜合管理機構，承擔的政治決策要求極高。文秘人員政治覺悟的高低直接影響企業的形象和信譽[2]。因此，文秘人員應具備較強的政治素質，通過深入理解黨的政策方針和學習黨的政治精神，熟悉企業發展的傾向，將合政治理念與辦公室工作結合起來，以敏捷的思維綜合考慮工作的突破性；通過堅持黨的思想法則，與黨性修養站在同一高度，自覺抵制工作作風問題。

2.2能力素質

文秘人員的基本技能是要能說會寫，并且辦公室的事物較繁瑣，綜合性強，對文秘人員的辦事能力具有一定的要求。首先，文字功底要強，精煉的語言文字是文件起草的前提。其二，辦公軟件運用的高程度，并善于利用網絡收集資料，做好稿件編輯等工作。其三，辦事效率高，處理領導交代的事物，準時完成，應變能力強，對工作中臨時出現的問題以靈活的方式解決。在工作中，文秘人員應準確細致，及時果斷，提高辦事效率，需要不斷的提升自己，豐富工作經驗。

2.3道德素質

文秘人員作為服務人員，應圍繞公司中心樹立道德旗幟，提高自身的服務水平與品質意識。首先，始終以道德素質作為首要任務。其二，誠實守信，謙虛謹慎。最后處理端正，干凈做人。文秘人員是領導的直接下屬，具備較高的道德素質，能贏得領導的信任。提高自身道德修養，需要文秘人員堅定自己的道德思想，認真的對待工作，樹立正確的人生觀，不受外界的擾，不受金錢誘惑，不動搖，不含糊，與群眾路線保持一致。

3.結語

辦公室處于整個公司行政決策和服務中心的重要位置，是配合領導參謀內部事務的小助手，應具有辦事效率高，綜合素質強、服務態度熱情等工作職責，同時還要認真落實黨的方針政策，處理好公司辦事部門的綜合事物。總之，文秘人員應根據辦公室的工作特點，全面提高自身的綜合素質需求，積極發揮自身的工作能力。

參考文獻：

[1]安玉忠.對提高辦公室文秘人員素質的思考[J].語文教學與研究，2013，17（08）：26-27.

[2]沈惠芳.高校辦公室工作特點與文秘人員素質[J].福建教育學院學報，2014，24（02）：19-20.