檔案管理信息化建設的重要性

王潔穎

摘 要：當代檔案管理工作是企事業單位的重要組成部分，能夠給企業帶來很大的幫助，為其全面管理提供參考和依據。如今，信息化的使用比較頻繁，在檔案管理中也有很多的應用，檔案管理在其幫助下也有很大的發展和進步。檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下薄礎。該文就檔案管理信息化建設的重要性進行了探討，對其更好的建設提供了一些參考建議。

關鍵詞：檔案管理 ?信息化 ?檔案資源

中圖分類號：G27 ? ?文獻標識碼：A ?文章編號：1674-098X（2014）11（b）-0203-01

1 檔案和檔案管理的現狀

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為八種：文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。

檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。檔案管理活動與其他文獻管理活動樣、包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統。

檔案管理目前因為其作用的凸顯，開始受到越來越多的關注，加上現代技術的不斷進步和更新，其發展步伐也是比較快的。但是同社會的發展相比，仍然有距離，導致了檔案管理工作出現了問題，這些問題主要體現在檔案隊伍建設、領導的態度、檔案工作的經費投入、檔案設施的完善等等諸多方面，因為大家的檔案意識并沒有達到足夠的高度，仍然有忽略檔案重要性的情況存在。

2 檔案管理信息化建設的重要性

檔案信息化體系由檔案信息資源建設、基礎設施建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成，基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容尤為重要。檔案管理重要性如下。

（l）檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作;（2）檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。（3）決策的及時，正確管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。

3 檔案管理信息化建設的制約因素

《中華人民共和國檔案法》實施以來，廣大檔案工作者依據《檔案法》，依法治檔，取得了很大成績，但管理檔案同時也遇到了很多阻礙，如下。

（1）檔案人員的相對素質不高，工作待遇較低，這是檔案管理工作受到的較大的阻礙。檔案人員因為其專業要求比較高，且需要掌握其他的一些技能，對于工作人員素質的要求嚴格，可是我國的檔案技術人員專業面比較窄，復合型的人才相對比較缺乏，因此，檔案管理技術的應用普及仍然存在問題。

（2）檔案信息安全問題是現代檔案信息建設的基礎問題。檔案信息的安全性需要有足夠的保障，檔案信息系統是電子檔案和文件等有價值信息的重要保障，其安全性直接影響額檔案信息的安全性，這個問題也是制約了檔案信息化建設進程的一個大難題。

（3）檔案信息的開發和利用是檔案價值得以體現的主要途徑，而這一過程也受到了一定的阻礙，以至于，其價值不能夠最大化的利用。現代科技和生產發展的爆炸式增長，信息的產生也是非常巨大的，因為每天都會有大量的信息數據產生，可是這些信息卻還不能夠很好的得到篩選和利用，我國主要停步于淺層的檢索和查詢，并沒有很多關于利用的內容。

（4）檔案管理信息化建設需要得到領導的支持。領導如果對檔案信息管理工作不給予支持，那么工作很難開展，也會受到重重的阻礙影響。

4 檔案管理信息化建設的具體途徑

（1）對現有檔案人員的知識結構進行調整，致力于提升整個隊伍的素質。目前，我國檔案管理機構能夠以培養和引進的方式來對檔案人員進行調配，提供多渠道的提升方式，給檔案人員獲取提升的機會，以自學、培訓、深造為主要內容來進行隊伍建設，提升他們的信息技術能力，獲取更多的復合型管理人才，這樣才能夠達到現代檔案管理的要求，對檔案信息工作進行提升。

（2）以檔案信息安全性和完整性來作為檔案管理的命脈。檔案信息設計很多的問題，因此安全性是其首先必須保證的。檔案信息的安全受到軟件、硬件等等的影響，還有信息的傳播和利用，需要對這些方面給予重視，保證檔案的完整性。

第一，安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監督等多方面著手，以維護計算機系統的物理安全。硬件方面的問題可以通過技術于段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時要充分考慮到系統的安奈性把它作為一個重要的指標。第二，大中型企業的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網絡建網時就應實行物理隔離，以保證網絡的基本安全。還可通過數據庫加密、用戶分類、數據備份等手段保護計算機數據安全第氣，在企業檔案信息化建設中針對檔案。信息系統實施等級保護的方法，通過企業物流、信息流運動中的重要性、完整性保密性及這此屬性消失之后可能造成的損失，確定其應有的安全等級和信息安全要求，然后根據劃分的信息安全要求確定信息系統是否在安全允許范圍內運行，防止未受權者進行違規操作。

（3）對檔案業務流程重組給予重視。檔案信息化建設以網絡為主要的大環境，計算機和網絡技術是其主要的技術，在管理中需要經常涉及。傳統的手工模式已經不適合使用，需要使用自動化的管理模式，以集成管理為主，這些變化都是非常重要的。

第一，檔案信息收集以及檔案管理模式的變化。數據的處理在文件處理的時候就已經完成，而后期需要將文件和檔案管理進行結合，實現自動歸檔和統計的功能。第二，檔案信息檢索和利用的改變。網絡給檔案信息的利用提供了便利途徑，在網絡環境下進行分類、標引、編目等等工作，能夠極大的提升工作效率。第三，檔案的指導和編研工作虛擬化。信息技術是信息檔案管理的基礎，因為傳統的檔案管理影響，一時不容易轉變，需要重新進行審視，轉變思想，將業務流程和內容進行重新的組合，滿足需求。

總之，目前的檔案管理人員應該以檔案的收集和管理為基礎，繼續保持該項工作的完成，同時對可提供的服務內容進行進一步的擴張，為不同群體提供針對性的內容，滿足各方的需求，檔案信息化建設也正是為了實現這一目標而建立的。endprint