優(yōu)化系部辦公室管理，提高工作效能

吳麗萍

摘 要 在高校中，系部辦公室是學(xué)校管理中不可忽視的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)系部辦公室科學(xué)化管理，加強(qiáng)高校系部辦公室管理顯得更加緊迫和重要。結(jié)合筆者在系部辦公室的工作經(jīng)驗(yàn)，就優(yōu)化系部辦公室管理，提高管理效能，提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 系部辦公室 管理 優(yōu)化 效能

中圖分類號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Optimize Department Office Management and Improve Work Efficiency

WU Liping

（Zhangzhou Health Vocational College， Zhangzhou， Fujian 363000）

Abstract In the universities， the department office is an important part of school management can not be ignored， to achieve the department office of scientific management; to strengthen the department office management of College is even more urgent and important. Department of individuals working experience in the office， on the optimization of the department office management， improve management efficiency， put forward some suggestions.

Key words department office; management; optimization; efficiency

在高校中，系部辦公室是學(xué)校管理中不可忽視的重要組成部分，是高校基層單位管理系統(tǒng)的中樞。系部辦公室人員在學(xué)校管理中擔(dān)當(dāng)著教學(xué)、科研、后勤管理等具體的組織工作，是院系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，是聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，是學(xué)校基層、第一線的對(duì)外窗口，同時(shí)也是協(xié)調(diào)部門關(guān)系的紐帶，是學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。①面對(duì)新的教育模式，新的人才觀念，實(shí)現(xiàn)系部辦公室高效管理，加強(qiáng)高校系部辦公室人員素質(zhì)培養(yǎng)顯得更加緊迫和重要。以下結(jié)合筆者在系部辦公室的工作經(jīng)驗(yàn)，就優(yōu)化系部辦公室管理，提高管理效能，談?wù)剮c(diǎn)粗淺的意見(jiàn)。

1 建立優(yōu)化的組織結(jié)構(gòu)，是做好系部辦公室高效管理的組織保證

系部辦公室是在系主任領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)本系的教學(xué)、科研、專業(yè)建設(shè)、師資培訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及后勤安全等行政管理工作。要做好系部辦公室的高效管理，需要有完善組織結(jié)構(gòu)。建立優(yōu)化的組織結(jié)構(gòu)，首先要做到辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置合理，人員配備齊全，如系部辦公室主任、行政秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)、辦事員等，才能發(fā)揮出系部辦公室的整體效能。②

2 健全完善的規(guī)章制度，是系部辦公室高效管理的制度保障

高校系部辦公室的工作多而緊，內(nèi)容繁雜瑣碎，涉及面廣，而且臨時(shí)性的任務(wù)也很多，要做到雜而不亂，高效有序，就必須建立一套完善合理可行的規(guī)章制度，把系部辦公室各崗位的職責(zé)效能、辦事程序以條文的形式確定下來(lái)，使系部辦公室的各項(xiàng)工作都有章可循、銜接有序，從而保證系部辦公室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（1）建立健全的崗位責(zé)任制。建立健全的崗位責(zé)任制，明確各崗位職責(zé)，使辦公室的每個(gè)人都能各司其職，各盡所能，可以有效地防止和克服相互推諉、辦事拖拉等現(xiàn)象，并且每個(gè)人都可以高效率高質(zhì)量完成各自承擔(dān)的工作，從而提高系部辦公室的工作效能。③（2）建立相應(yīng)的監(jiān)督、獎(jiǎng)懲制度。落實(shí)崗位責(zé)任制， 還必須建立相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制， 從而調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性。

3 實(shí)現(xiàn)辦公室硬件建設(shè)自動(dòng)化，是系部辦公室高效管理的物質(zhì)保證

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可以為系部辦公室公文、通知、公告的傳達(dá)，各項(xiàng)信息的收集與匯總，以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦公室工作效率，使辦公室日常辦公管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。為此我們要加快辦公室自動(dòng)化的步伐，做好計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的工作，也要由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的辦事管理模式轉(zhuǎn)變向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理，實(shí)現(xiàn)辦公室管理自動(dòng)化科學(xué)化。

（1）完善設(shè)備，實(shí)現(xiàn)系部辦公室自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等設(shè)備。除完善相應(yīng)的設(shè)備，我們還要建立一流的、數(shù)字化的校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。完善辦公自動(dòng)化，為辦公室管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，也便于學(xué)校及系部對(duì)內(nèi)對(duì)外的宣傳。

（2）開(kāi)發(fā)適用不同專業(yè)的教學(xué)管理信息系統(tǒng)。隨著高校教學(xué)管理工作日趨走向辦公無(wú)紙化。為了加強(qiáng)師生間的溝通、提高教學(xué)管理效率及管理水平，應(yīng)該將信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想有機(jī)融合，建立教學(xué)資源共享與交流的平臺(tái)，建立專業(yè)化的教學(xué)管理信息系統(tǒng)。并可以根據(jù)院系不同情況，開(kāi)發(fā)適合不同系部不同專業(yè)使用的教育管理系統(tǒng)。

4 管理隊(duì)伍的素質(zhì)優(yōu)化，是系部辦公室高效管理的人員保證

（1）轉(zhuǎn)變思想觀念。系部辦公室的任務(wù)多、繁、雜、緊，系辦人員很容易產(chǎn)生煩惱、急躁、厭倦等情緒，影響工作效率。因此，系部辦公室人員需要具備較強(qiáng)的心理承受能力，以一顆平常心對(duì)待工作中的任何事情，不急不躁、高效地處理各種好各種事情。此外，辦公室每個(gè)人還要轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立高度的服務(wù)意識(shí)，熱情耐心為系部師生提供良好周到的服務(wù)，并能從大局出發(fā)，從整體利益出發(fā)，不能計(jì)較個(gè)人得失，互幫互助。

（2）樹(shù)立科學(xué)管理理念。系部辦公室人員是高校重要的教學(xué)、行政管理人員，承擔(dān)著系部教學(xué)、科研、后勤管理等大量繁雜的事務(wù)性和服務(wù)性工作。面對(duì)這樣的工作任務(wù)，辦公室人員必須積極探索管理工作中的改革創(chuàng)新，樹(shù)立科學(xué)的管理理念，強(qiáng)化規(guī)范管理的意識(shí)，結(jié)合現(xiàn)代教育理論，學(xué)會(huì)運(yùn)用科學(xué)的方法去分析解決工作中所碰到的問(wèn)題，并對(duì)傳統(tǒng)的辦公管理理念、模式、方法和手段進(jìn)行客觀分析和取舍，提高科學(xué)化管理水平。endprint

（3）強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)。隨著系部二級(jí)管理體制的實(shí)施，系部由一個(gè)單純的教學(xué)組織轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸欢?quán)利責(zé)任的綜合管理部門。因此，系辦人員要改變傳統(tǒng)的觀念，不能僅限于上傳下達(dá)這樣具體的事務(wù)性工作上，事事都要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，處處只能被動(dòng)應(yīng)付。系辦工作人員要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮個(gè)人才智，提高工作效率，建言獻(xiàn)策，推動(dòng)工作創(chuàng)新，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

（4）提高綜合素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)系部高效管理，必須提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)。提高辦公室人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，尤其是對(duì)辦公軟件、教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)是當(dāng)務(wù)之急，這是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化科學(xué)化的基礎(chǔ)。此外，辦公室工作人員經(jīng)常接觸的是具有專業(yè)知識(shí)的高校教師和不同專業(yè)學(xué)生。因此，一名優(yōu)秀合格的高校系部辦公室不但要掌握一定的公關(guān)、文秘、辦公、檔案等方面的知識(shí)，還要熟悉系部的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、科研工作等情況。

（5）重視繼續(xù)教育。長(zhǎng)期以來(lái)，系部辦公室人員忙于日常事務(wù)，很少有外出進(jìn)修培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致系部辦公室的效能得不到很好的提高。要改變這種狀況，就要重視系部辦公室人員的在職繼續(xù)教育，將管理人員跟專職教師一起納入師資培訓(xùn)范圍。通過(guò)校內(nèi)外培訓(xùn)、企事業(yè)鍛煉及進(jìn)修深造等多種形式，如院系經(jīng)常組織開(kāi)展管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，對(duì)管理中出現(xiàn)的典型案例進(jìn)行研討，以提高管理水平;組織大家到其他院校參觀學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，開(kāi)闊視野，使辦公室人員的政治理論水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力不斷提高，培養(yǎng)出一支技術(shù)型、復(fù)合型、創(chuàng)新型的高素質(zhì)教學(xué)管理人員隊(duì)伍，提高系部辦公室的工作效率和水平，實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代教學(xué)管理的新模式。

5 結(jié)語(yǔ)

高校系部辦公室是高校基層單位管理系統(tǒng)的中樞，學(xué)校聯(lián)系內(nèi)外的窗口。高校系部辦公室的效能高低，將會(huì)影響系部甚至學(xué)校的聲譽(yù)與發(fā)展。因此，高校應(yīng)重視優(yōu)化高校系部辦公室的科學(xué)化管理，重視系部辦公室管理隊(duì)伍的建設(shè)，改革創(chuàng)新，促進(jìn)系部辦公室的高效發(fā)展。

注釋

① 郭泉.高校系部辦公室人員工作特點(diǎn)及素質(zhì)培養(yǎng)[J].科技信息，2009（13）：153.

② 張藝兵.高校系辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].廣西師范大學(xué)學(xué)報(bào)，1998（1）：121-124.

③ 牛艷紅.辦公室工作科學(xué)化 不斷提高綜合管理水平[J].機(jī)械管理開(kāi)發(fā)，2010.2 （25）：172-173.endprint