淺談數(shù)字時(shí)代高校教學(xué)檔案原始性的重要角色

劉曉靜/北華大學(xué)檔案館

淺談數(shù)字時(shí)代高校教學(xué)檔案原始性的重要角色

劉曉靜/北華大學(xué)檔案館

數(shù)字時(shí)代，檔案學(xué)理論研究領(lǐng)域與實(shí)踐工作領(lǐng)域都在采取行動(dòng)應(yīng)對(duì)時(shí)代的發(fā)展變化。高校檔案館等實(shí)踐部門順應(yīng)時(shí)代要求，主動(dòng)地進(jìn)行建設(shè)、變革 發(fā)展，開展檔案數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)或購買各類管理系統(tǒng)，采取種種舉措力求更好地服務(wù)于社會(huì)需求。與此同時(shí)，我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中體會(huì)到很多數(shù)字時(shí)代中檔案原始記錄性的重要。

數(shù)字時(shí)代；檔案；教學(xué)

一、高校教學(xué)檔案原始記錄性在數(shù)字時(shí)代的“適用性”

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，如今高校教學(xué)管理已普遍實(shí)現(xiàn)了電子化教學(xué)。從現(xiàn)有的科技手段來看：磁盤陣列、光盤庫等都已作為電子檔案存貯的設(shè)備，在高校檔案信息存儲(chǔ)中廣泛應(yīng)用。在這種趨勢(shì)下檔案的“原件”重要性是否下降了呢？答案是否定的。

原始記錄性在紙質(zhì)文件時(shí)代最直接、最直觀的表現(xiàn)形式就是“原件”，紙張和內(nèi)容信息不可分割，固化為一體，通過形式特征很容易辨別是否“原件”。但在數(shù)字化時(shí)代逐漸應(yīng)用后，“原件”的概念也不那么明顯。取而代之的是用“真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性”判斷和保證電子文件的檔案屬性。通過分析，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這不是對(duì)原始記錄性的淡化，而是對(duì)原始記錄性的繼承和發(fā)展，是原始記錄性在電子文件時(shí)代的變現(xiàn)形式。

二、“原始記錄性”與“數(shù)字化”的關(guān)聯(lián)

“原件”的原始記錄性與其“數(shù)字化”后，存在一定的共同性。一份真實(shí)的教學(xué)檔案（電子教學(xué)檔案），應(yīng)符合下列條件：一是文件與其制文目的相符；二是文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合；三是文件的形成或發(fā)送與其既定時(shí)間一致。這是中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：通則》在認(rèn)定一份電子文件具有真實(shí)性時(shí)所必備的條件。實(shí)質(zhì)上，對(duì)電子文件真實(shí)性的要求也是原始記錄性的主要內(nèi)容之一，兩者在根本上是一致的。

教學(xué)檔案管理電子化的目的，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)成果、教案、教材、優(yōu)秀論文、學(xué)籍、畢業(yè)生名冊(cè)等一系列教學(xué)信息資源的電子化管理。教學(xué)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化是保證教學(xué)信息資源共享，以方便檔案利用者的使用。由于教學(xué)檔案涉密范圍較小，教學(xué)信息資源的共享部分不會(huì)涉密，于是教學(xué)檔案在其性質(zhì)上便有了“數(shù)字化”的優(yōu)勢(shì)，所以，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的教學(xué)檔案數(shù)字化可為廣大師生和社會(huì)利用者提供一個(gè)良好的檔案信息服務(wù)園地。借助教學(xué)檔案這一信息寶庫，及時(shí)了解高校教學(xué)改革的最新成果和動(dòng)態(tài)，形成一個(gè)緊密的教育教學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)。

三、原始記錄性與數(shù)字化檔案可靠性的關(guān)聯(lián)

關(guān)于電子文件可靠性的解釋是：一份可靠的文件是指文件的內(nèi)容可信，可以充分、準(zhǔn)確地反映其所證明的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)，在后續(xù)的事務(wù)或活動(dòng)過程中以其為依據(jù)。關(guān)于檔案可靠性的理解，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都是基本一致的，都是指內(nèi)容真實(shí)可信。也就是說，檔案的內(nèi)容既可以成為人們開展內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)，又可以在后續(xù)的事務(wù)活動(dòng)過程中以其為依據(jù)。電子教學(xué)檔案的可靠性主要側(cè)重于強(qiáng)調(diào)檔案的形成活動(dòng)能夠成為真實(shí)的歷史記錄，即教學(xué)檔案內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的是確確實(shí)實(shí)于原件一致的，通過內(nèi)容可以反映當(dāng)時(shí)教學(xué)內(nèi)容、成果的原貌，并可以成為我們?nèi)蘸蟛榭嫉囊罁?jù)。電子教學(xué)檔案的可靠性要求符合絕大多數(shù)檔案的原始記錄性標(biāo)準(zhǔn)，都能成為其形成活動(dòng)的原始記錄。如此一來，就充分保證了電子教學(xué)檔案文件中不允許檔案贗品的存在。

目前各大院校的校園網(wǎng)都已建成，在教學(xué)檔案管理電子化的基礎(chǔ)上，利用校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，使廣大師生可以充分利用現(xiàn)有的教學(xué)和科研成果，進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新研究，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，少走彎路或不走彎路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成為推動(dòng)社會(huì)科技進(jìn)步的發(fā)動(dòng)機(jī)。在教學(xué)檔案的利用上，如畢業(yè)生名冊(cè)和學(xué)籍等網(wǎng)上查詢，不但可以大大提高教學(xué)檔案的利用率，同時(shí)也可以減少檔案利用者往來學(xué)校的時(shí)間和費(fèi)用的支出，并能有效制止假文憑的泛濫，為凈化社會(huì)學(xué)風(fēng)起到良好的作用，從而使教學(xué)檔案信息資源得到充分的利用，提高教學(xué)檔案的管理水平。

四、原始記錄性與電子文件完整性的關(guān)系

一份檔案的完整是指檔案是齊全的，并且未加改動(dòng)的。其實(shí)，電子檔案的完整性體現(xiàn)了其制作活動(dòng)與形成活動(dòng)的一致性，要使電子檔案具有完整性，就必須要求其制作活動(dòng)與形成活動(dòng)相一致。檔案的制作活動(dòng)必須忠于文件制作形成者的思想意志，忠于文件的形成活動(dòng)。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，我們都要求完整地保存檔案制作形成過程中產(chǎn)生的各種稿本及其各種改動(dòng)記錄，尤其是具有原始記錄性的教學(xué)檔案。就電子檔案而言，應(yīng)該防止檔案內(nèi)容未經(jīng)授權(quán)而改動(dòng)，即便是經(jīng)授權(quán)的合法改動(dòng)，也應(yīng)把這些改動(dòng)記錄完完整整地保存下來。檔案形成之后可對(duì)文件進(jìn)行哪些添加或注釋，在何種條件下可授權(quán)添加或注釋，及授權(quán)由誰來負(fù)責(zé)添加或注釋。任何授權(quán)的對(duì)文件的注釋、增或刪都應(yīng)明確標(biāo)明并可跟蹤。這個(gè)過程其實(shí)就是對(duì)電子檔案制作活動(dòng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保電子檔案能夠成為其制作活動(dòng)的真實(shí)的歷史記錄，這也是電子檔案能夠成為其形成活動(dòng)的真實(shí)的歷史記錄的必要前提。

電子教學(xué)檔案不同于紙質(zhì)檔案，由于它對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的嚴(yán)重依賴性，使得它能否為人們所識(shí)讀、所理解不是完全取決于自身的因素，還涉及到生成、識(shí)讀它的系統(tǒng)環(huán)境的影響。如果拋開電子檔案系統(tǒng)環(huán)境等技術(shù)條件的因素，保證電子檔案的可用性與維護(hù)檔案的原始記錄性在根本上是一致的。要使電子檔案能夠被定位查找、檢索、呈現(xiàn)或理解，就必須從電子檔案的產(chǎn)生形成、辦理運(yùn)轉(zhuǎn)到歸檔的整個(gè)文件生命周期中將所有的檔案制作活動(dòng)完整地記錄并保存下來，這些輔助性的制作活動(dòng)記錄有助于我們對(duì)電子檔案內(nèi)容的理解。同時(shí)，確保原始檔案與電子檔案一致的情況下，也要確保原始檔案的妥善保存。便于應(yīng)對(duì)各種尚且不能預(yù)測(cè)的情況下的原始檔案的真實(shí)可查。

五、教學(xué)檔案電子化管理的展望

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，檔案信息管理電子化是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，教學(xué)檔案發(fā)展也不能置身世外。如今社會(huì)興起的遠(yuǎn)程教育、網(wǎng)絡(luò)教育等，都要求教學(xué)檔案管理的電子化，我們只要充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，提高教學(xué)檔案的管理水平，搞好教學(xué)檔案的電子化，才能為新時(shí)期教育改革發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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[2]歸吉官.再認(rèn)識(shí)檔案的原始記錄性[J].山西檔案,2009(06):15-17.

[3]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社,1988:40.

劉曉靜（1981年1月），女（漢族），吉林省吉林市人，北華大學(xué)檔案館助理館員，專業(yè)技術(shù)初級(jí)，碩士，現(xiàn)主要從事檔案管理研究。