針對現狀問題 創新管理理念 提出改進方案

朱艷燕/鹽城交通技師學院

針對現狀問題 創新管理理念 提出改進方案

朱艷燕/鹽城交通技師學院

近年來，隨著我國職業教育事業發展的加快，鹽城交通技師學院認識到檔案管理在學院發展中的重要性，加強檔案管理已成為鹽城交通技師學院做大做強的內在要求。針對當前鹽城交通技師學院檔案管理的現狀和存在的一些問題,進一步加強和改進學院檔案管理工作，深入貫徹落實檔案法律、法規，全面細致、扎實認真地做好檔案收集、整理、編目等基礎工作，牢牢掌握檔案信息源開發利用工作,是全面落實科學發展觀、建設國家示范校的一項重要的基礎工作。

檔案管理;存在問題;觀念更新；方案措施

隨著社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，鹽城交通技師學院檔案管理基礎工作標準化規范化急需改進。檔案、信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平不是很高。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。由于這些問題的存在和制約,鹽城交通技師學院現時期亦面臨前所未有發展考驗.

一、目前鹽城交通技師學院檔案管理中存在的一些具體問題

（一）檔案意識不斷加強，檔案管理硬件投入及經費不足

鹽城交通技師學院檔案工作對鹽城交通技師學院的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為鹽城交通技師學院帶來巨大的社會效益和經濟效益。

在新辦公室建設過程中，我們始終把檔案用房作前一前重要設施，新建擋案庫房40.86㎡，閱檔室26.22㎡，榮譽室54.72。整個檔案用房達121.80㎡，新購進了一臺高配置的專業電腦，提高檔案室硬件水平。購置了消防、監控設備；投資5萬元新建密集架520立方米；同時我學院站對歷年的文書檔案進行了復查整改，還收集、整理了大量重要資料，彌補了檔案材料的不足。新建的檔案室寬敞明亮、整潔大方，容量充足，各種輔助設施齊全，消防安全器材到位。完備齊全的硬件設施為我學院檔案科學化、統一化、標準化、規范化管理提供了物質保障，為學院檔案管理工作奠定了堅實基礎。

目前民站專、兼職檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員沒有一個，都是半路出家,作為專、兼職檔案員年限又都不長,象走馬燈式的,且知識結構并不合理，現代科學知識貧乏，高層次的懂檔案管理的人才較少，這些情況已不適應新形勢下的鹽城交通技師學院檔案事業發展，現有檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。

二、提高鹽城交通技師學院檔案管理的幾點建議

（一）提高鹽城交通技師學院檔案管理理念的認識

要充分認識檔案工作對促進鹽城交通技師學院發展的重要作用，切實增強做好鹽城交通技師學院檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是學院分管領導義不容辭的責任和義務。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進鹽城交通技師學院檔案工作，努力采用現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化鹽城交通技師學院檔案管理體系。

（二）規范鹽城交通技師學院檔案管理機制,強化工作責任

建立科學的鹽城交通技師學院檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與鹽城交通技師學院工作同步考核、同步發展。加強制度建設，建立良性運行機制是開展鹽城交通技師學院檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

（三）加快實現鹽城交通技師學院檔案管理現代化

利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于學院。

三、學院檔案管理建設應相應采取的方案措施

雖在今年檔案管理年度考核中，學院再次受到考核檢查組的充分肯定。但是,學院檔案管理中還存在諸多不足之處,還需要領導的支持和改進。

一是健全完善機制，切實加強對檔案工作的領導。根據領導變動情況，及時調整充實機關檔案管理工作領導小組，建立健全了崗位責任制；安排具有較高政治、業務素質的機關工作人員擔任專、兼職檔案員，并保持檔案員相對穩定；為使檔案工作制度化，先后制定了《檔案管理崗位職責》等管理制度，初步形成了檔案歸檔制度為基礎，保管、借閱、保密制度為主體，各級崗位責任制為保障的檔案管理體系，促進檔案工作正常開展。

二是強化宣傳培訓，增強干部職工檔案意識。高度重視《檔案法》學習培訓工作，專職檔案員在按時參加省、市檔案局培訓的同時，還定期對學院領導干部、職工和兼職檔案員進行《檔案法》培訓，利用簡報、互聯網等形式做好檔案宣傳工作；積極開展到先進單位學習觀摩及交流活動；通過學習宣傳貫徹《檔案法》，讓學院干部、職工檔案意識得到不斷增強，檔案資料收集率不斷提高，檔案管理逐步走上了正規化。

三是嚴格操作程序，提升檔案規范化管理水平。在日常工作中，做到收集齊全，分類科學，組卷合理，編目系統，真實地反映了學院各項工作的現勢性和歷史性。每年檔案移交時嚴格按檔案目錄進行核對，使歸檔率達到90％。完整率達到90％；在檔案收集、整理的基礎上，認真落實檔案的保管及保密制度，對綜合檔案室庫房的管理采取了嚴密的防火、防盜、防污染、防蟲、防光、防塵、防鼠等措施，確保檔案安全，最大限度延長檔案壽命。

四是實現資源共享，不斷提高檔案利用效率。編制檔案檢索工具，編制了案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具索引；匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機構沿革、大事記、人事任免、基礎數字等匯編材料，通過一系列行之有效的措施，進一步強化檔案的長效管理，提高檔案利用水平，更好地服務于學院的快速發展。

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