普通高等院校本科招生信息化及業務流程再造的分析研究

黃寶成

（哈爾濱工業大學 招生就業處，哈爾濱 150001）

0 前言

從20世紀60～70年代起是主機時代，除科學計算以外，各種計算機輔助教育軟件CAI的開發，先后列入國外一些高校的研究計劃中。從20世紀70年代開始，個人計算機的出現及其普及；80年代，美國許多高校建立了CAI教室，學生隨時可以到這類教室中通過計算機進行自學，如依利諾斯大學是當時開展計算機輔助教學活動比較先進的學校之一；90年代，計算機網絡特別是因特網的出現，給高校的教育帶來了深刻的影響，使高校信息化進入一個嶄新的階段。信息化不僅影響到高校的主要教學與科研活動，帶來傳統教學、科研的巨大變化，同時也對學校現行的運行體系與管理機制提出挑戰，推動它們的變革。推動這種變革的動力來自兩個方面，一個是信息化帶來傳統教學、科研模式的變化，需要新的管理機制；另一個是以信息技術為手段的校務管理，也需要新的機制，即需要一個數字化的校園。在這個信息化的進程中，作為學校重要部分的招生管理工作，也隨之發生了巨大的變化，其中最重要的影響就是業務的流程再造。［1－2］

但是，隨著我國國情的不斷發展，一些新近涌現出的問題，逐漸暴露了既有的招生管理流程的一些弊端，同時也使得招生管理流程近期建設的重點和難點得到了彰顯。目前，我國高中畢業生參加高考的人數雖然呈現逐年遞減的形勢，但是數量依舊巨大，據國家教育部公布的數據顯示，截至2014年7月，全國高等學校（不含獨立學院）共計2542所，其中普通高等學校2246所（包括民辦普通高校444所），成人高等學校296所（包括民辦成人高校1所）。這說明，普通高校將面臨的問題是普遍的，管理信息化是這個時期高校招生管理工作面臨的重要問題。［3］

1 本科招生信息化的特點

1.1 信息流轉多樣化

招生管理系統在各高校相繼建立，即便是沒有大的系統，也是在不斷建設自身的宣傳網站。無論招生網站還是微信平臺，信息的傳播方式在不斷變化，內容不斷增加，而且更加規范?；旧希信c學生交互的數據都出自招生管理系統，無一不需要依靠網絡來完成。我國考生眾多，如果僅僅依靠人力來完成招生管理的相關工作，必然是一個復雜而龐大的過程，依靠網絡不僅可以實現信息的收集和分析，同時還能夠有利于招生管理的相關宣傳。再者，還要配合使用一些傳統的（郵遞、快件、電話、短信、廣播等）信息傳遞渠道，能夠確保招生工作的全面開展，實現點（單一的學生或學校）、面（地區甚至是全國范圍的學生和學校）兼顧，針對宣傳渠道多樣化，要將招生管理信息化系統與傳統工作在傳遞信息時結合起來。

1.2 招生信息化的趨勢

招生信息技術的飛速發展和廣泛應用，正改變著經濟的結構、增長方式和全球格局，改變著人們生活、學習、發展的方式。招生網絡化是當前中國各高等院校應對知識經濟挑戰，保持自身優勢，體現實力的重要戰略選擇。招生信息化是國家教育信息化的重要組成部分，是在教育領域全面深入地利用信息技術，開發利用教育資源，促進技術創新、知識創新和創新成果的共享，并且提高了教育教學質量和效益。所謂信息化，就是在基于網絡環境的基礎上，應用信息技術和信息資源來推動教育教學發展和改革，從而實現教育現代化，滿足時代和社會需求的過程。［4］例如，2015年全國自主招生報名工作，所有考生在試點高校自主招生報名系統學信網來統一報名、提交材料。目前，哈爾濱工業大學整個校園的信息化工作，內容涵蓋信息安全防范、信息化與教學及科研的融合、無線網絡建設、管理流程的再造、運營服務體系構建、鑒定標準等內容。招生工作的信息化建設是包括在其中的。

2 招生信息管理的重點

2.1 工作業務的客觀要求

隨著中國夢指引下的和諧社會發展，現代招生逐漸擺脫了僵化刻板的流程，轉向更具有彈性和舒適度的人性化管理。主要是招生工作作為一種社會服務性質的工作，應當思考如何對自身進行改變，以達到提供更優質服務、適應當前學生家長及社會公眾的需求，確保招生過程按照國家政策的招考流程來設計。例如，面對各類招生時，在學生測試錄取方面，如何保證客觀公開、公平、公正，并且最大限度地保障學生的求學權益。再如，采取現場測試采錄指紋，核對本人真偽。這些在信息化輔助工作的流程中要全面考慮。

2.2 招生信息的整合

信息化在院校中的作用是使得資源得到整體規劃，排除冗余，這部分涉及到招生業務的系統，一般會納入到學校整體規劃的入口學生管理部分，而大多數與數字校園其他系統實現了全面的數據共享和流程整合。例如，哈爾濱工業大學招生報名管理系統在過去的10年中，支持了三大類或者四大類優秀考生報名、打印、發布成績等工作。

2.3 招生錄取信息處理的科學性

由于招生軟件的導出數據格式為DBF，所以使用Foxpro處理數據成為首選?？忌鷶祿畔⒂?0個左右的表組成，分為代碼表和數據表，在處理過程中要根據院校相關部門的需要來處理原始數據，將導出數據轉變為各部門可以利用的格式。由于各省市招辦定義的代碼具有各異性，無形中在開發處理統計程序中帶來障礙，相信在未來更加規范的信息化過程中，這個問題將會統一，從而這個疑難不復存在。因此，現有的處理方法使得數據在最大程度上保持了數據的原始統一性和完整性，這為學校后續的迎新系統等提供了良好的數據源頭。

2.4 招生信息管理流程的精準性

管理的精細化、精準化是信息管理的基本要求。不可否認的是，目前的招生管理流程仍舊存在一定的滯后性。一方面，是在網絡技術、計算機技術等高新技術的支撐下，招生管理流程仍舊沒有做出一些創意性的革新，造成工作人員隊伍冗雜，工作往往事倍功半，因此如何以先進的科學技術為支撐，實現招生管理流程的最優化依舊值得深思；另一方面，招生管理工作的各個環節之間的銜接尚顯得不夠緊密，不僅每個環節之間無法做到一應俱全的配合，關鍵還在于環節過于復雜、獨立，因而在執行時容易在中間過程中停止延遲。例如，對各類學生屬性的統計分析，通過系統展開運算，快速準確查看，真正做到把繁重的、重復的工作交給系統去做。通過系統報表，實時、快速了解學生的整體情況、報名進度等狀況。

3 招生管理信息系統規劃及業務流程再造

依據信息的業務流程再造原因，可以理解為業務流程是信息流的載體，信息流是對業務流程的反映。如果學校對信息流進行重組，則可能達到信息流真實、準確、及時地反映業務流程的目的，但是不能達到優化業務流程以及改進關鍵績效領域的目的。相反，如果學校從業務流程再造開始，那么學校則可以達到優化業務流程的目的。因此得出結論，業務流程再造和信息流重組不完全是指同一件事情，業務流程再造可以帶來信息流重組。在實際工作中，發現業務流程的改變使得信息系統也要重新設計，當招生管理系統在實際應用時，也會給現有業務流程帶來新的變化，這其中有效率提高的效果，也有一些意想不到的細節問題。一方面，隨著帶來人員的配備是否合理，使得在決策安排人員、人力財力的付出更加合理；另一方面，工作效率是否高效，比如紙質材料的閱覽變為電子文檔的閱覽。省去管理紙質材料所需的空間，而電子材料保存方便，不受時間空間的限制，可以省去精力去管理紙質材料。［5］

4 總結

總而言之，現代招生信息化工作正面臨著劃時代的挑戰與機遇，面對日益激烈的市場競爭，日新月異的信息技術，不斷變化和提高的社會要求，唯有實現穩固發展，果斷進取，才能使招生管理流程與教育形勢相匹配。在此工作中，不僅需要各本科招生院校對自身提出更高的要求，同時還需要國家政府主管部門認真履行自己的職責，始終以指導者、監督者和領導者的身份，不斷促進招生管理流程向合理化、科學化、健康化發展。高校信息化的根本目的，是為了提升高等教育培養學生的效率和質量，其中提高質量是根本。在普通高等院校本科招生信息化中建立起來的，一切新的教育理念、新的教育模式、新的教育方法、新的教育設施和新的管理方式成功與否，惟一的檢驗標準是，是否提高了招生工作的工作效率和效果，這樣才能夠促進實現現代招生工作的新模式。

［1］ 周鏡平.本科招生信息對高校教學改革的影響［J］.質量探索，2011（10）.

［2］ 郝高宇，吳棟.地方高校研究生生源質量提高的對策與方法［J］.黑龍江科技信息，2011（28）.

［3］ 王繼元，喬光.新建本科院校信息招生［J］.教育教學論壇，2012（6）.

［4］ 王眾托.信息化與管理變革［J］.管理科學學報，2000，3（2）：1－8.

［5］ 唐忠陽，蔡言厚.本科信息招生方法對工業業務重組分析［J］.中國高等教育評估，2012（1）.