文書檔案對機關單位有序發展的作用分析

梁淑珍

摘 要：當前機關單位在整體服務上也不斷進步，各部門對于檔案也較為重視。文書檔案對于人們工作生活的大概記錄及重大事件的詳細記載，也是各個機關單位對個人考察的第一手資料。這些資料對于機關單位的良性發展具有重大影響，本文就文書檔案和機關單位的發展之間的關系及作用進行分析。

關鍵詞：機關單位；文書檔案；管理工作

文書檔案不是憑空捏造事實，是以客觀事實、參照性進行記載，通過實際的工作所產生的結果。當前文書可以分為兩大類：1、紙質形式，如直接負責人的親手筆記或者簽名、上級對下級的批示和指示、蓋有單位印章的相關文件或公文和平時常見的合同契約等；2、電子形式，如活動或者會議的有關照片、視頻等通訊記錄。

1 什么是文書檔案的整理

文書檔案是通過機關單位的相關活動或者會議產生的，將重要的交談內容和策略方針用紙質形式進行記錄，再按照檔案的方式進行有序的保存。文書檔案的形式多種多樣，主要包括通知、布告、報告、請示及會議記錄等。而文書檔案的整理就是將這些分散的文件進行收集，并按照一定的先后順序和分類方式進行整理，對以后的使用創造便利的條件，體現出機關單位對文書檔案的重視程度。

文書檔案保證了機關單位所開展行政活動的真實性，見證了機關單位的發展過程，對以后行政活動的舉辦作為重要依據，因此，提高文書檔案的管理水平，是提升機關單位效能化的重要措施，要發展機關單位的效能化就必須對文書檔案的管理進行深刻的研究、提高管理意識、做好管理工作。

2 文書檔案對機關單位的作用

為了保證高效和便捷的使用，對文書檔案進行規范化的管理是很有必要的，將文書檔案的整理工作不斷完善，使文書檔案可以完整性的保存，方便以后機關單位行政活動的經驗借鑒和舉辦。我們可以看到，文書檔案的管理對機關單位而言起著舉足輕重的作用，具體分為以下幾點：

（1）文書檔案整理工作對檔案建設工作起促進作用

作為機關單位發展過程中最重要的環節之一，文書檔案的管理工作在對文書檔案進行歸納收集的同時，也對重要的文書檔案或材料文件起到保護作用。通過文書檔案的管理工作，使重要性的文件、檔案等能夠保證高度的完整性，也可以加強相關管理工作的規范化和系統化，同時提高了文書檔案等參考文件的重復使用率。文書檔案的管理工作主要負責對以機關單位為主的行政活動進行跟蹤記錄，并進行詳細的分類和整理，使以后的查閱工作變得方便快捷。除此之外，在對文書檔案進行管理的同時，也可以找出需要提高和完善的環節，并對工作質量起到有效的監督作用。文書檔案的整理工作是文書檔案管理工作的前提條件，在進行文書檔案的整理工作時，可以將檔案作出對比和鑒定，從而確定檔案的利用價值。

（2）文書檔案整理工作對檔案信息資源起開發作用

使文書檔案得到充分和有效的利用是文書檔案管理的重要目的。科學性的整理方法使比較分散的文書檔案變得井井有條，再添加系統化的分類及編目后，方便相關資料的查詢和參考，最大化的發揮出文書檔案的利用價值。所以，將文書檔案的相關管理工作進行完善，使整理文書檔案變得更加有條理，對外表現出機關單位發展的完整過程。

（3）文書檔案整理工作對檔案管理工作起持續發展的作用

整理機關單位的文書檔案，也是對檔案收集工作的一種隱性監督，在不知不覺中提高對文書檔案收集的效率和質量。文書檔案的保存價值通過編目分類等環節可以精確地挑選出來，也是對以后文書檔案檢索體系的構建做好一定的基礎。

3 文書檔案整理工作在機關單位應用中的存在問題

雖然文書檔案的整理對機關單位的方方面面起著重要的作用，但是在一定的條件下，整理工作還有很多的不足和問題，具體如下：

（1）對文書檔案的整理工作不夠重視

機關單位不重視文書檔案的相關管理工作，使文書檔案的收集變得不是特別輕松。就我國目前來說，機關單位往往只重視相關的日常管理工作，卻忽視了文書檔案的整理。因此，受到的關注度不夠就沒有進行文書檔案整理工作的動力，難以體現文書檔案的整理價值，致使對機關單位的發展做不到基礎資源的提供。文書檔案的整理工作出現了短板，也就不能對文書檔案起到一定的監督作用，甚至會造成不能完全收集或者缺失文書檔案的問題。

（2）文書檔案的整理工作沒有科學性

因為我國計算機信息技術的高速發展，所以在平時的文書檔案整理工作的過程中，若將科學性的整理方法運用到文書檔案的管理工作上，則會給工作人員帶來更多的便利，當然，文書檔案的相關管理也會走向科學性和信息化的道路。如今，電子檔案系統的建立已經被稱作是以后檔案管理的領頭羊，它是未來管理者新的管理途徑。文書檔案管理的工作需求越來越多，落后的管理技術不僅不能順應它的發展速度，也不能體現出有關公司的發展經歷。

4 加強機關單位文書檔案工作的措施

（1）提升機關單位領導對文書檔案整理的認知

文書檔案的整理工作在機關單位中位置的提升，是因為我國社會經濟水平的整體提升影響的。為了更好地適應經濟的快速發展，機關單位的相關領導應該加強對文書檔案整理工作的認識，并完善相關的管理策略。隨著社會的不斷發展，更過的人意識到文書檔案的整理工作對機關單位的重要性，及它對機關單位會帶來的影響。其實，若做好了文書檔案的整理工作，那么它對機關單位的管理會產生重要的作用。由此看來，使相關領導開放思想去接受和重視文書檔案的整理工作是大局已定的。

（2）提升管理人員的工作素質

文書檔案的整理工作因為對大量的資料、文件、檔案等進行分類整理，所以它本身就是一個極為龐大的工程。對于從事相關工作的工作人員來說，文書檔案整理這項工作具有很強的專業性和較高的工作量。因為它的工作特性，在對相關崗位選用人才時，應聘人應具備較強的責任意識、較高的工作熱情和有奉獻精神的基本素質。另外，還需要應聘人員對專業理論知識和先進科技有一定的掌握和了解，使得以后的文書檔案管理工作能夠向規范化和現代化發展。與商業性單位不同的是，機關單位具有更強的服務性，做好文書檔案的整理工作對機關單位的穩步發展和高效運作都有著很重要的作用。

（3）加強建設文書檔案整理的基礎

對文書檔案整理工作進行科學化和規范化是當下機關單位所號召的，但我們都知道任何事擁有堅實的基礎才是成功的前提，所以文書檔案的基礎工作對文書檔案的整理工作是尤為重要的。機關單位的相關領導應該加強對文書檔案的基礎工作的重視，為以后文書檔案整理工作做好一定的基礎，實現整理的最終目標。在整個工作過程中，應保持嚴謹的工作態度和積極的工作素質，盡可能避免缺失、損壞、混淆等容易出現的問題，即要保證有關文書檔案的管理質量，也要按時按量完成工作任務。

5 結束語

總而言之，在機關單位的相關工作中，文書檔案的管理也會越來越受到相關領導的重視。現代社會中，數字化和信息化是對文書檔案管理工作的新要求，因此，文書檔案工作者在完成自身工作的同時，還要將自身的專業素質進行不斷地提高，熟練利用現代信息技術、掌握計算機管理技術對文書檔案進行高效的收集和管理，豐富對文書檔案管理的工作經驗。

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