事業單位檔案管理中信息技術的有效運用探討

欒琳琳

摘 要：在信息技術快速發展的形勢下，人們的衣、食、住、行均與之息息相關。事業單位檔案管理的內容繁雜，采用傳統的人工管理模式，不僅效率低，且極易出錯。應用信息技術后，可以彌補上述問題。本文從信息技術在事業單位檔案管理中的應用角度出發，先分析存在的問題，最后探討有效運用的具體策略，旨在為事業單位檔案管理工作提供一定的參考。

關鍵詞：信息技術；運用；事業單位；檔案管理

在事業單位檔案管理中，設計的內容非常繁雜，包括具有保存價值的文件檔案、簽訂的合同、會議記錄等[1]。信息技術的普及帶來巨大的優勢，比如實現了機種統一管理，提高檔案管理的效率，減少人工管理模式中的失誤事件，還能對檔案數據進行及時融合、更新等。但是，在信息技術的應用中，受多方面因素的影響，還存在一些問題。因此，需要加強分析，并采取有效的措施予以解決，提高工作效率。

1 事業單位檔案管理中運用信息技術存在的問題

目前，在事業單位檔案管理中，信息技術在運用時還存在一定的問題，不利于信息技術優勢的良好發揮。具體來講，表現在以下幾個方面。

（一）對電子化檔案管理的認識不足

在事業單位的檔案管理工作中，由于工作人員對電子化管理的認識不足，往往會導致工作出現失誤，比如過分依賴計算機，對于比較重要的文件，沒能及時備份、打印，一旦計算機發生故障，就會導致文件的丟失。此外，當文件被打印成紙質文檔后，會忽視作為草稿的電子文件，流失信息資源。但是，如果打印所有的文件、歸檔，則會造成資源浪費，并且還會給電子文件的管理帶來困難。

（二）電子檔案的歸檔、管理欠規范

近年來，事業單位普遍應用多媒體技術、計算機網絡技術，故而積累了大量的電子文件。但是，就目前情況來看，對于電子文件的管理，基本停留在邏輯性的歸檔上，但在歸檔管理方面仍存在諸多問題，不夠規范。比如在辦公自動化系統在設計的過程中，檔案管理工作人員未參與其中，導致設計考慮欠周全，大多注重邏輯歸檔功能，忽視了物理歸檔，沒有將文件下載到可脫機保存的載體上。在這種情況下，一旦網絡發生故障，電子文件很有可能會消失。

（三）電子文件的存儲安全性不高

網絡給人們的工作、學習帶來方便時，同時也給網絡安全帶來挑戰[2]。現如今，網絡黑客、病毒等層出不窮。在事業單位的電子文件管理中，在文件存儲操作中，基本是直接保存在個人的計算機硬盤上，或是將其存儲在局域網的服務器硬盤上，脫機保管得不到良好的保障。若遭到計算機病毒的感染，則會造成數據丟失或是被篡改等，電子文件的正確性、完整性遭受一定的威脅。

（四）工作人員專業能力較低

事業單位檔案管理中應用信息技術的過程中，要求工作人員具有具備較高的專業水平[3]。但是，目前，大多數工作人員的綜合素質不高，主要表現在對計算機網絡知識了解較少、工作不嚴謹等，導致電子文件的歸檔不完全，甚至出現文件的泄密、丟失。

2 事業單位檔案管理中信息技術有效運用的對策

針對目前事業單位檔案管理中信息技術運用時存在的問題，需要采取有效的措施予以解決，提高信息技術的應用效果。

（一）加強對電子化檔案管理的認識

在檔案計算機管理中，其行業標準規范有兩個方面：第一，在檔案計算機軟件開發的過程中，需要遵循行業規范標準，按照規定的要求進行設計、開發，最大程度上保障網絡化管理，實現信息資源的共享；第二，在檔案基礎工作中，需要規范標準。鑒于此，要想實現檔案計算機管理，需要做到以下兩點。

1、加強檔案的基礎工作

在事業單位的檔案管理中，提高工作人員對信息技術應用的認識，加強文件管理質量，不斷引進新技術，對于不規范、低質量的管理軟件，可采取逐步取締的方法，從而大大提高檔案的基礎工作。

2、強化工作人員的現代化管理意識

通過發放宣傳單、專題講座等途徑，強化工作人員的現代化檔案管理意識，認識到運用信息技術的優勢，并且促使工作人員加強學習，跟上時代發展的步伐，改變傳統的檔案管理觀念，牢固樹立檔案意識。

（二）規范電子檔案的歸檔管理

目前，事業單位檔案管理中應用信息技術后，文檔分離問題日益凸顯，不利于檔案管理工作的規范化、效率化。鑒于此，需要采取以下措施，不斷規范電子檔案的歸檔管理。

1、推行文檔一體化

在事業單位內部推行文檔一體化，解決在以往工作中存在的諸如工作程序雷同等問題，并且將文件、檔案視為一項系統化的工作，提高檔案的質量。此外，工作人員樹立從信息源頭坐起的觀念，加強文件管理的超前控制，發揮檔案的作用，改變以往文檔分離的問題，實現文檔一體化。

2、加強軟件研究

在事業單位檔案管理中，還需要站在長遠的角度來看待問題[4]。研究使用成熟的文檔一體化軟件。與此同時，深入研究網絡化電子文件，加強電子文件管理的連續性，以此來應對非傳統載體形式的虛擬檔案帶來的挑戰。

（三）加強安全防范措施

隨著網絡化的快速發展，信息安全問題日益凸顯。針對目前事業單位檔案管理中信息技術在應用時，需要加強安全防范措施。

1、加強基礎設施的維護

在事業單位的電子化檔案管理中，計算機是重要的載體。因此，需要定期維護計算機硬件設施，比如根據實際情況，對機房的溫度、濕度等進行調整，從而盡量減少環境對計算機網絡安全的影響。此外，還要定期檢查計算機各項硬件設施的運行，對于已經老化的網絡基礎設施，應及時更換，確保其正常、安全運用。

2、應用相關的網絡安全技術

第一，應用防病毒技術，包括病毒預防技術、病毒檢測技術、病毒消除技術（如瑞星殺毒軟件、360衛士、卡巴斯基軟件等）。第二，應用數據加密技術。為了保障事業單位檔案電子化管理的安全，需要在計算機系統中應用數據加密技術，隱藏、加密重要的、機密的信息。數據加密技術主要有數據傳輸加密技術、數據存儲加密技術、數據完整性鑒別技術、密鑰管理技術。

（四）提高檔案管理工作人員的綜合素質

1、加強工作人員的培訓

在事業單位的檔案電子化管理中，單位需要結合自身實際情況，有計劃、有目的地開展培訓活動，包括計算機、網絡等多方面的知識。根據培訓內容和日常工作表現，定期進行考核，并將考核的結果與工作人員的升職聯系起來，促使工作人員積極參加培訓，并且不斷加強學習，提升工作素質。

2、吸引高新技術人員

事業單位除加強培訓外，還需要通過實施相關優惠政策，吸引高新技術人員參與到事業單位檔案管理工作中，注入新鮮的血液，帶動其他工作人員互相學習，，實現相互提高，不斷提高工作人員的工作素質，為事業單位檔案電子化管理提供重要的人才保障。

3 結束語

綜上所述，在事業單位的檔案管理中，應用信息技術，可以對檔案文件進行規范、動態的管理。但是，在應用的過程中，還存在認識不足、歸檔管理欠規范、存儲安全性不高、工作人員專業能力較低等問題。為了保障信息技術的有效運用，需要采取有效的措施予以應對，促進事業單位檔案管理工作的信息化水平。

參考文獻

[1]陳國柱.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].信息與電腦（理論版），2013（02）：124-125.

[2]朱琳.基于信息技術視角下的事業單位檔案管理分析[J].辦公室業務，2011（10）：64-65.

[3]王珂.信息技術在事業單位檔案管理中的應用研究[J].云南檔案，2010（11）：29-30.