疾控檔案管理亟須信息化

馬秀珍

疾病預(yù)防控制檔案是在公共衛(wèi)生工作中形成的第一手資料，是保護(hù)人民健康、防“未病”的重要武器，也是現(xiàn)代公共衛(wèi)生事業(yè)、健康教育的生動宣傳教材。但目前基層，尤其較偏遠(yuǎn)西部地區(qū)的縣級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)，疾控檔案管理仍采用傳統(tǒng)模式，與各行各業(yè)對信息化依賴程度劇增的需求存在較大差距。故疾控檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。

目前，在縣級疾控檔案檔案信息化建設(shè)中存在諸多問題：一是由于財政困難，對于縣內(nèi)各事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費預(yù)算不予列支，導(dǎo)致各單位沒有專門的檔案機(jī)構(gòu)，各門類、各項業(yè)務(wù)形成的文件、資料自成體系，沒有統(tǒng)一的管理規(guī)則，檔案的系統(tǒng)性、完整性得不到保障，也不能保障按規(guī)定向檔案館移交檔案，更談不上檔案的信息化管理。二是受工作經(jīng)費、人員編配、意識形態(tài)等條件的制約，縣級疾控中心的檔案通常無專職人員管理，延緩了檔案信息化的進(jìn)程。三是檔案管理工作程式化，不能在短時間內(nèi)產(chǎn)生效益，單位不愿投入過多財力，人們也不愿選擇這一崗位，增加了檔案信息化建設(shè)的難度。四是信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)中人為原因造成資料零散，檔案缺失嚴(yán)重，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確，直接影響檔案信息的使用率和可信度。

導(dǎo)致基層疾控檔案信息化進(jìn)程緩慢的原因無外乎：1.檔案管理人員文化素質(zhì)低而且更換頻繁，要掌握檔案信息化技術(shù)難上加難；2.資金投入的不足，直接導(dǎo)致檔案管理過程中硬件設(shè)施不完備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相當(dāng)薄弱；3.檔案工作人員、單位領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想上認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，關(guān)心檔案信息化建設(shè)的自覺性、主動性不強(qiáng)。

為落實疾病預(yù)防策略，加強(qiáng)疾控檔案信息化管理，建議重點抓好以下方面：

一、明確單位檔案管理目標(biāo)，做到任務(wù)清楚，渠道通暢，實行計劃管理、信息管理和責(zé)任管理?？h級醫(yī)療衛(wèi)生單位之間要形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要確定疫情信息員為本單位疾控檔案管理員，各管理員要互相溝通協(xié)作，互通信息?？h疾控中心應(yīng)建立設(shè)施齊全，技術(shù)領(lǐng)先的綜合檔案室，配備1～2名專職人員，負(fù)責(zé)收集縣級單位檔案管理人員遞交的和本單位工作中形成的原始文件資料，集中管理本單位的各種門類和載體的檔案，并按照規(guī)定向檔案館移交檔案，貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和上級有關(guān)方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度，創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化，監(jiān)督、指導(dǎo)各單位疾控檔案的管理工作。

二、不斷對檔案管理人員知識進(jìn)行更新?；诩部貦n案的重要性和行業(yè)的特殊性，要求檔案管理人員既要具備優(yōu)良的品質(zhì)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更重要的是要樹立檔案信息化的意識，掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識。同時，有足夠的信息化知識，熟練掌握新型電子設(shè)備和信息技術(shù)的應(yīng)用。相關(guān)部門應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理與技術(shù)培訓(xùn)和研討，將新的管理理念和技能傳授給基層檔案工作人員，推動基層檔案信息化管理的進(jìn)程。

三、檔案信息應(yīng)數(shù)據(jù)化。應(yīng)選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，運用高新技術(shù)管理檔案。為方便查詢，可以將信息庫適當(dāng)進(jìn)行分類，或按要求制成不同的表格，建立檢索系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和管理質(zhì)量。

四、進(jìn)行必要的硬件投入。要有符合要求的檔案存放庫房，良好的閱檔環(huán)境，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品及裝具，保證檔案的安全，對重要的、珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施，配置調(diào)閱檔案的必備工具，如計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、電話機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等，解決疾控檔案信息化管理中面臨的種種難題，使其在疾病預(yù)防控制工作中得到充分有效的利用。

總而言之，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的新要求，加大資金投入購置硬件設(shè)施、軟件配置，同時輔之以對人員的繼續(xù)再教育、技術(shù)培訓(xùn)，大力加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，以有效地實現(xiàn)疾病預(yù)防控制工作檔案的動態(tài)管理，提高疾控檔案的管理效率，最大限度的發(fā)揮疾控檔案在小康社會建設(shè)中的使用價值。