淺析如何做好高校檔案管理升級后的鞏固提高工作

李艷華

摘 要：隨著我國檔案事業的蓬勃發展，以及檔案管理技術的不斷進步，我國的檔案管理升級工作已取得了一定的成效，檔案管理升級的順利完成，不僅能夠有效地提高檔案管理工作的效率與質量，也能夠有力的促進我國檔案管理現代化水平的提升，并使檔案的重要作用與價值得到充分的發揮，而要保持好檔案管理升級的成果，還需要努力做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，本文將由此出發進行分析與探討。

關鍵詞：檔案管理升級；鞏固提高；策略

檔案管理升級對于檔案工作的開展發揮著積極的作用，但檔案管理升級的作用與效果能否長久持續，是衡量檔案管理升級成功與否的關鍵，做好檔案管理升級后的鞏固提高工作也成為了檔案管理升級后檔案部門及相關工作人員的重點工作任務之一。

1 高校檔案的主要內容及特點

1、高校檔案的主要內容

高校檔案的內容十分豐富并具有一定的復雜性，單從高校檔案的分類方面就包括十一大類，分別為：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類，當然其中因學校規模與實際條件的差異，部分分類并非所有學校檔案中都具備，本文僅就教學類檔案進行簡單介紹。高校教學檔案主要內容包括：（1）學校教務部門下達的指令性、指導性文件，教育改革，教學計劃，各種教學制度、辦法、規定、條例，教學工作各個環節的各種統計表等。（2）學習管理材料。（3）學生獎懲材料及實習材料。（4）畢業論文材料。（5）歷屆畢業生人數與成績評定等材料。

2、高校檔案的主要特點

單從高校的教學檔案來分析就具有著以下四方面的特點：首先，檔案來源具有分散性的特點，高校教學檔案的來源包括學校教務部門、教師以及學生，由于教師與學生主體的分散性特征，也使得教學檔案也具有著分散性的特點。其次，教學檔案內容具有著豐富性的特征，主要是因為教學檔案涉及了高校教學管理與教學實踐的整個過程中與各項內容，所形成的教學檔案內容也包含著各種各樣的信息，內容極為豐富。再次，教學檔案年度劃分具有著一定的特殊性，這主要是由于我國高校采取的是秋季招生制度，教學檔案不能夠按照一般的公元年度來劃分，須按照實際的學年、學期制進行劃分。最后，檔案形式上具有著復雜化與多樣化的特點，這主要是由現代教育技術與檔案管理技術的發展所致，現代教育技術的發展使得多媒體教學手段在高校教學活動中運用愈加普遍，而在教學管理中計算機技術的應用也不再罕見，所形成的大量多媒體形式的材料，包括圖、文、聲、像各種類型，在格式上也十分豐富，整體表現出復雜多樣的特征，而現代檔案管技術的發展與升級，也給形式復雜多樣的檔案材料的收集與管理提供了可能。

2 高校加強檔案管理升級后的鞏固提高工作的必要性

1、是高校不斷提升教學水平，適應社會需求的必要條件

高校檔案管理升級有利于發揮檔案的積極作用，指導高校有效的提升教學水平，而如果高校檔案管理升級后，未能及時進行鞏固，將會導致檔案管理升級的效用大大縮減，升級后的檔案管理效率提升緩慢，發揮不出其應有的價值。隨著社會的不斷發展，對于高校人才培養也提出了新的要求，現代高校需要不斷提升自身的教學水平才能適應社會對高校教育不斷發展的需求，因此，在高校檔案管理升級完成后，及時的鞏固和提高來保障升級后的效應能夠長期發揮，更好的指導高校教學實踐的完善，提高高校的教學水平具有著很大的必要性。

2、是新時期高校教學改革與發展順利推進的重要保障

隨著我國高等教育的不斷發展，現代高校尤其是職業技術類院校大都面臨著激烈的競爭，高校如何突出自身的優勢與特色，增強高校的知名度與吸引力，已經成為了高校發展的關鍵。積極進行教學改革，構建與新時期相適應的教學模式，創新教學手段，全面加強學生的素質培養，提升學生專業水平與就業能力，是現代高校發展過程中的重要任務，高校加強檔案管理升級后的鞏固提高工作能夠充分發揮檔案資料在高校教學改革中的作用，幫助高校總結以往教學工作中的經驗與不足，并指導高校教學改革的方向與路徑，使教學改革更具針對性與科學性，以此來保障高校教學改革與發展的順利推進。

3、是指導高校教學管理改革，保障教學管理科學性的必然要求

高校教學檔案是在高校的教學實踐中獲得的重要資料，涵蓋了高校教學工作的各項內容，對其進行合理有效的利用能夠幫助高校進一步的優化和完善教學管理制度，進而促進高校教學管理各項工作的順利開展。在高校檔案管理升級后，及時加強鞏固提高工作能夠更好的發揮出檔案管理升級的優勢作用，提高教學檔案的利用效率，更好的指導高校進行教學管理的改革，提高教學管理的水平，也為高校教學工作的良好開展提供保障。

三、做好檔案管理升級后的鞏固提高工作的有效策略

1、認真總結檔案管理升級過程中的經驗，突出升級后的優勢

要做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，首先需要對檔案管理升級過程中的經驗進行充分的總結，充分了解檔案管理升級后與升級前的改變，了解升級后所能到達的水平與效果，把握檔案管理升級后的進步與優勢所在，結合高校檔案工作的實際情況，著重突出檔案管理升級后的優勢，充分發揮出檔案管理升級的作用，并利用檔案管理升級過程中所總結的經驗，針對檔案管理工作中存在的不足制定針對性的解決策略與方案，從而提高高校檔案管理工作的水平。

2、進一步提高對檔案管理工作的重視，強化鞏固提高工作力度

高校檔案管理工作對于高校其他工作具有著重要的指導作用，因此，在高校檔案管理升級的同時，還需要全面提高高校上下所有成員對檔案管理工作的重視，首先是校領導要提高對檔案工作的重視，并給與大力支持，保障高校檔案管理升級工作的順利完成，并著力強化鞏固提高工作的力度，為教職人員做出表率。其次，學校教職人員也要提高對檔案管理工作的重視，配合檔案管理人員完成好各項相關的管理工作，并在檔案的使用時自覺遵守檔案管理的相關規定，規范借閱，按時歸還。以此來全面促進檔案管理升級后的鞏固提高工作的順利開展。

3、扎實做好基礎工作，提高檔案收集整理工作的效率與質量

收集與整理是高校檔案工作的最基礎部分，在檔案管理升級后依然需要扎實做好收集與整理的基礎工作，才能保證其他檔案管理工作的順利開展，并確保檔案價值的有效發揮，因此，要做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，著力做好檔案的收集與整理工作是十分必要的。檔案管理人員應充分利用升級后檔案管理的新技術、新手段所帶來的便利條件，結合各部門的有效配合，提高檔案收集整理工作的效率與質量，確保檔案材料的及時完整歸檔歸類，并做好重要材料的備份工作，為檔案管理工作整體水平的鞏固提高奠定良好的基礎，并充分發揮檔案的利用價值，促進高校的健康發展。

4、加速檔案管理信息化進程，提高工作效率和服務水平

加速高校檔案信息化進程，可以將檔案管理人員從煩瑣的歸檔、裝訂、手工勞動中解脫出來，集中精力做好檔案信息的收集、開發和利用，逐步改善檔案管理模式，變封閉式管理為有選擇的開放式管理，以適應各項改革和社會發展的需要，不斷提高檔案管理工作效率和服務水平，最大限度地提供檔案利用。

5、加強檔案人員繼續教育，強化檔案管理隊伍建設

隨著知識的日新月異，新技術的層出不窮，檔案管理升級后對管理人員提出了更多新的要求。為了適應新的要求，高校檔案工作者應不斷學習新知識、新技術，擴展自己的知識面，要鉆研自己的基礎理論和專業知識，充分利用現代管理信息技術，拓展檔案工作空間，以有效開發和利用檔案信息資源，增強運用現代科學技術進行檔案管理的能力，提高個人素質，以便更好地適應高校檔案管理工作的需要。

3 總結

高校教學檔案來源分散、內容豐富、信息量龐大、形式復雜，管理起來具有一定難度，因此在檔案管理升級后，高校應積極采取有效措施，從經驗總結、提高重視、扎實基礎工作、加速信息化進程、強化管理隊伍建設等多方面著手，做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，確保檔案管理的優質高效，進而全面推動高校教學管理與教學實踐水平的提升，為高校的改革與發展提供動力與保障。

參考文獻

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