事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策建議

張小蘭

近年來，我國的事業(yè)單位在人事檔案管理上有了很大的提升，但是隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深化，工作人員的流動變得越來越頻繁，再依靠原有的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)在信息化時代的發(fā)展要求。如何做好新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作，成為一個嶄新的課題。本人從事事業(yè)單位人事檔案管理工作多年，結合工作實踐，認真研究了當前事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)狀，針對其中存在的重視程度不高、制度不完善等問題，提出了相應的對策建議。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1.人事檔案承載著個人的經(jīng)歷榮譽。事業(yè)單位人事檔案是在選聘、調(diào)任人員的過程中形成的珍貴資料，是事業(yè)單位人員身份信息的匯總，記載了每個人不同時間段的經(jīng)歷，比較客觀的記載了個人情況、家庭背景以及個人品德、素質(zhì)、榮譽等內(nèi)容。它是過去最真實的記載，通過人事檔案管理將人事檔案整理、歸納、保存和適用，使用人單位能夠很直觀的了解一個人的經(jīng)歷，當同事、領導不能給某人詳實的評價時，人事檔案是最關鍵的材料。

2.人事檔案是選拔任用人才的根本依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案在事業(yè)單位人力資源工作中起到重要作用，為單位的各項工作提供了基本保證，不論是組織部門對干部職工的選拔、任用，財務部門對人員的薪資水平評定還是業(yè)務部門對員工職稱、技術等級定級都離不開最原始的檔案。目前事業(yè)單位為了能做到立體化多角度的考核干部的各方面能力水平，人事檔案記載的學習、工作閱歷都作為重要參考。所以，人事檔案是事業(yè)單位選拔任用人才的根本依據(jù)。

3.人事檔案是各種原始資料的重要組成部分。不論是哪一種人事檔案，都是在國家的大背景下為黨和人民在人事儲備上發(fā)揮承載的作用。人事檔案在工作中展開，又服務于人事工作。事業(yè)單位作為我國社會主義體制下的特色機構，事業(yè)單位的人事檔案是各行業(yè)各種類人事檔案的關鍵部分，對企業(yè)、機關等其他機構在適用上起到了非常關鍵的反饋功能。

2 當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

隨著時間的推移，人事檔案的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越復雜，紙質(zhì)資料時間長了也不斷損耗。對于不斷新增的資料，強化資料采集來處理這個矛盾，而針對不斷損耗的紙質(zhì)資料，就應該通過優(yōu)化資料的保存環(huán)境和提高管理水平來化解。人事檔案管理的工作，給我們擺出了一個難以回避的課題，那就是一方面要我們把這些紙質(zhì)資料無限期的保管下去，為了記錄個人的真實經(jīng)歷和榮譽；另一方面紙質(zhì)檔案的保存是有期限的，時間長了紙張會泛黃，檔案上的筆跡也會消退，還有很多檔案紙質(zhì)變得很脆，已經(jīng)到了不能再用的地步。保管檔案在客觀上確實有難處，但是更關鍵我認為還是要發(fā)揮主觀能動性，解決人事檔案管理工作思想不重視，以及管理人員業(yè)務水平不高等問題。

1.對人事檔案管理工作的重視程度不足。在日常工作中，人事檔案工作不太會引起別人的關注，工作業(yè)績也沒有辦法衡量。很長一段時期，大多數(shù)人都對人事檔案工作存在輕視現(xiàn)象，認為人事檔案工作很單純，不復雜，就是弄弄材料整理文檔，不是單位的主業(yè)，不能給單位創(chuàng)造成績，只要不出事，能查到資料就夠了。所以，長期以來，人事檔案工作處在消極應對的狀態(tài)，沒有高質(zhì)量的為人事工作提供強有力的支持。

2.管理隊伍弱化，能力水平不夠。隨著改革的向前發(fā)展，事業(yè)單位部門的更新調(diào)配，事業(yè)單位的工作人員也紛紛實施競選上崗，原來的檔案管理人員工作崗位發(fā)生很大的調(diào)整，而接任的人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務學習，對檔案的匯總、分類、歸檔和分裝都不熟悉，很多人還一崗多責，沒有辦法集中精力去做好檔案管理工作，平時也僅僅是把資料放入盒子里，沒有定期分類，影響了檔案管理的水平。部分檔案因為不重用保存，甚至采取人工操作方式，部分資料紙張發(fā)黃、發(fā)霉，影響了資料的高效實用。

3.人事檔案資料的收集不規(guī)范。人事檔案的關鍵點就是真實客觀，在現(xiàn)有管理制度模式下，虛假材料、偽造學歷等現(xiàn)象層出不窮。如高考、晉升、參軍、出國深造等，有些人甚至通過修改的手段來冒名頂替。也有的為了競聘干部領導崗位，偽造簡歷和學位等，以假亂真的檔案現(xiàn)象經(jīng)常會出現(xiàn)在新聞中，對檔案工作的嚴謹性、真實性有一定的打擊。除了弄虛作假，檔案資料也有缺斤少兩的情況，比如材料內(nèi)容不全面，填寫的項目不完整等。究其原因，大多是因為管理人員的工作態(tài)度不端正，業(yè)務不熟悉，沒有把好質(zhì)量關。

4.人事檔案使用率較低。對于從事檔案管理工作的人員來講，歸納收集檔案資料，歸根結底是為了提高工作效率，為領導決定人事問題提供依據(jù)。但是現(xiàn)在的情況，人事檔案還存在一定的神秘性和不公開性的現(xiàn)象，主動服務的理念還未建立。在人員的調(diào)動上，很多事業(yè)單位，對于人事檔案并不是看的很重，人事檔案大多時候只是在被動的等相關人員來查看，并且檔案利用主要是貫徹政策和待遇調(diào)整等內(nèi)容，實際在提拔使用等方面利用的很少。

3 新形勢下事業(yè)單位人事檔案工作的建議

我們正處在全面建設小康社會的重要時期，加快發(fā)展社會事業(yè)的任務更加繁重，人事檔案管理作為事業(yè)單位人事工作的重要方面，如何更大的發(fā)揮作用，我認為應該從幾下幾個方面改進。

1.提高思想認識，加強組織領導。加大對人事檔案工作重要意義的宣傳，特別是在事業(yè)單位改革的大背景下，人事檔案與深化機構改革、提拔任用制度改革等緊密相連。不僅從事辦公室和人事工作的人員要熟知有關人事檔案管理的政策方針，更重要的是要讓單位的主要領導知道，提高領導的重視程度，能按照規(guī)定來落實人事檔案制度。要建立主要領導為組長的檔案管理小組，落實對檔案管理工作的督查和領導，有薄弱環(huán)節(jié)要及時整改，建立檔案管理的考核獎懲制度，實現(xiàn)量化指標考核，推動人事檔案工作高效、常態(tài)化開展。

注重學習培訓，提高隊伍素質(zhì)。事業(yè)單位的人事檔案工作，具有一定的私密性和政治性。所以，領導在選派人員從事這項工作的時候，要注重挑選素質(zhì)過硬、品行良好的同志參與檔案工作，平時要注重學習和培訓，一方面要經(jīng)常性的組織培訓，讓個人精通業(yè)務，學會利用現(xiàn)代技術手段來管理檔案，為領導在人事調(diào)動時當好助手；另一方面要在工作、生活中多多關心幫助人事檔案的工作人員，提高個人的集體歸屬感，增強責任意識和大局觀念，認認真真做好檔案管理工作。

3.完善規(guī)章制度，提升人事檔案資料質(zhì)量。檔案管理工作是一項看起來千頭萬緒、紛繁復雜的工作，假如沒有科學的規(guī)章來規(guī)范，那么長久下來檔案管理就會雜亂無章。伴隨著事業(yè)單位改革的推進，新形勢下人事制度的改革，人員的調(diào)動、培養(yǎng)、提拔等要求進入檔案的資料會越來越多，這就給檔案資料的歸納整理提出了更高的要求，一方面事業(yè)單位要提升檔案管理水平，制定科學有效的規(guī)章作為日常工作制約，另一方面要求我們的工作人員在整理有關資料的時候，要做到仔細篩查，去偽存真。對于不真實的資料要按規(guī)定處理，資料不完整的要還給相關部門進行完善，對人事檔案的歸納和調(diào)進調(diào)出要更加從嚴要求，為事業(yè)單位的人事調(diào)動提拔任用提供更準確、詳實的資料。

4.運用現(xiàn)代技術手段，提高服務質(zhì)效。利用率不高，是目前事業(yè)單位人事檔案管理中的一個突出問題?，F(xiàn)在是大數(shù)據(jù)的時代，人事檔案就是最豐富的人力資源的大數(shù)據(jù)庫，最大程度的發(fā)揮數(shù)據(jù)的功效，應當把計算機廣泛應用于檔案管理工作，來實現(xiàn)提升工作質(zhì)效的目標。這是新形勢下做好人事檔案工作的必然要求，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的必然選擇。要提升質(zhì)效，就必須實現(xiàn)電腦的協(xié)作管理，把書面的資料整理匯總到電腦里，把文字、照片、視頻等材料轉化為數(shù)據(jù)，在查詢使用時，直接使用檢索工作，快速高效的查找相應的資料。對于不涉密的資料，還可以上網(wǎng)共享，提供檢索和查閱，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

事業(yè)單位人事制度的持續(xù)推進，給人事檔案管理工作帶了前所未有的機會，也帶來了不小的挑戰(zhàn)。面對新形勢，只有搶抓機遇，不僅要從規(guī)章規(guī)范上創(chuàng)新，更要從思想上重新認識，按照現(xiàn)代經(jīng)濟社會的發(fā)展要求，結合事業(yè)單位的工作實際，積極應對，從而不斷推進事業(yè)單位的人事檔案管理水平邁上新臺階。