計算機技術在檔案管理中的應用

鄭東

摘 要：隨著信息技術的發展和進步，計算機已經成為人們在日常的工作、學習和生活中不可缺少的重要工具。計算機不僅作為承載一切知識的重要載體，它更能應用于各類檔案的存儲、檢索、查閱、利用等。可以說計算機信息技術已經滲透到檔案管理的應用之中，實現計算機技術在檔案管理各個環節的應用已是當務之急，是新時期的必然趨勢。

關鍵詞：計算機信息技術；檔案管理；應用

1 計算機技術對檔案管理的影響

檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用和保護等各個環節都依賴于計算機信息技術的飛快進步。在當今社會，檔案的信息載體日益多樣化，檔案的利用越來越頻繁，傳統的管理模式已經不能適應檔案管理在新形勢下的需要，因此把計算機信息技術運用到檔案管理中顯得非常重要，它為現代化檔案管理提供了極大的優勢和廣闊的前景，使檔案管理更加制度化、標準化、規范化，促使計算機信息技術在檔案管理工作中發揮著越來越大的作用，推動了我國各類檔案管的發展，對各種檔案信息進行收集、整理、編目、檢索、傳遞、利用以及反饋和保護等，其特點是：信息存儲密度大，運行速度快，安全技術質量高等。徹底傳統的檔案管理模式在管理內容、對象、結構及服務方式上發生了巨大的變化。傳統的手工檢索不僅費時、費力，而且工作效率低，準確性也低，檔案被長期查閱、利用及傳遞容易磨損，丟失，不利于對重要檔案的保護。所以將計算機信息技術滲透到檔案管理工作中是知識信息社會的需要，同時也對檔案管理部門的傳統管理模式帶來了全新的挑戰，它打破了檔案工作者的傳統觀念，對檔案專業人員的管理水平和知識結構產生了深遠的影響，為推動我國檔案信息資源建設打下了堅實的基礎。

2 計算機技術在檔案管理中的應用

計算機信息技術的程序化數據處理技術能夠實現檔案管理的自動化通過編寫程序后的計算機可以執行程序來保證各種載體檔案信息的準確性和可靠性，從而實現檔案管理過程的自動化。如在查找某個信息時，只要在計算機系統中輸入檢索詞，計算機系統就可以自動識別并搜索出一系列與之相關的信息，提高了信息檢索的速度，也保證了信息檢索的質量。計算機強大的技術支持，促進了檔案管理工作的進一步發展，滿足了用戶對各種檔案信息快速查找的需要。

計算機及其輔助設備的先進性和優越性加快了檔案信息數字化的快速發展在新型存儲設備方面，光盤技術進入了廣泛的應用領域，可以適用于所有的檔案信息存儲功能。比如文字、聲音、圖片、影像等。光盤作為一種移動存儲介質，雖然體積小，但是可以實現海量存儲，每隔3年拷貝一次，可以延續保存下去，并且光盤的運行壽命長，光盤對環境要求不高，便于攜帶與利用。現代化的檔案管理實踐表明，應用光盤技術可以將所有格式的檔案信息保存在相應目錄之下，方便檢索、利用與傳遞，不僅節省了大量的時間和空間，用戶調閱時也減少了磨損和丟失檔案信息的現象。一方面保證了檔案管理的效率，用戶查找信息方便快捷，準確可靠，而且不易漏掉與之有關的檔案信息，具有較高的查全率和查準率。另一方面凡是涉及大量的國家機密，必須與互聯網等公共信息網實行物理隔離，保證了檔案信息的安全性。檔案信息的安全性包括兩個方面：一是檔案信息本身的機密性，就是要求檔案工作人員在公文處理活動中，嚴格執行國家保密制度，確保公文處理活動涉及的黨和國家的秘密不被泄露。二是檔案物質載體的安全性，就是要全力保護好國家檔案，注意防止和消除人為造成的不安全因素，使檔案不受損壞，要最大限度地延長檔案的壽命。隨著信息技術的廣泛普及，在注意采用傳統方法和手段確保檔案內容安全的同時，還要注意采取技術防范，加強對制作和保存重要檔案設備設施的檢查、管理和維護，以便及時發現問題，進行反饋處理。

縮微技術的推廣與普及，在檔案信息的存儲、保管、利用、傳遞和交流等工作環節中具有不可替代的作用，它非常適合我國檔案管理規律和特點的新技術，它是由數碼相機一次性拍攝成像，以鏡頭光學成像為主體，從而獲得高倍縮小的檔案資料原件影像信息，它體積小，容量大安全保密，不易丟失，便于保管利用，還可以反復拷貝復制，不會被丟失和人為更改，客觀地反映了檔案資料和實物的歷史原貌，縮微制品具有準確性和可靠性的特點，有憑證參考作用，在國際上有較強的法律效力。近年來出現的電子縮微技術是通過掃描器掃描的方法實現了模擬式的縮微影像與數字化電子影像的相互轉換，從而實現了縮微檔案信息的遠距離傳輸。利用縮微技術搶救我國珍貴檔案是保護我國檔案信息的重要措施。今后傳統的縮微技術與計算機技術及其輔助設備和通訊技術已是一種發展縮微技術的必然趨勢，并在以后的檔案管理實踐中發揮著非常重要的作用。

檔案信息資源建設的主要內容包括檔案目錄數據庫建設、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設、電子文件歸檔管理。主要任務是采用計算機技術對已有各種館（室）藏檔案信息數字化，并收集和接收各種形式的電子文件，最后轉換成檔案數據庫，再進一步加強檔案信息管理和檔案利用工作。但是檔案管理工作對計算機管理系統首要的要求是利用計算機來管理好檔案的組織結構和內容信息，以方便用戶的查詢與利用，所以檔案信息管理和目錄管理，即全文管理和目錄組織，是計算機管理系統的核心功能。要創建一個功能齊全、性能良好的檔案數據庫，首要的問題是將檔案目錄數字化，檔案信息數字化是指應用計算機技術對檔案館（室）的紙質檔案材料進行收集、整理，然后將這些檔案信息進行采集加工，存儲在編寫好程序的計算機中，這樣能夠更好的方便檔案用戶進行信息查閱、利用和傳遞，它是采用數據庫技術對原有非數字化目錄進行加工、錄入，然后再轉換為一定的數據結構、信息可共享的數字化目錄數據庫的過程。目錄數據庫建設，是檔案信息資源建設的重點，它能從根本上提高檔案的利用效率和質量。通過對館（室）藏重要紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化，全面建立相關的全文數據庫和多媒體數據庫，逐步實現檔案全文信息查詢與利用。當前，檔案數據庫系統的安全性也是一個不可忽視的重要問題，其數據庫信息的泄露將會導致嚴重后果。

要全面提升檔案數據庫的平穩性和安全性是個難題，要大力投入人力、物力和財力去著力解決，防止人為故意破壞，防止計算機病毒和黑客的入侵等，進一步完善檔案數據庫系統的技術含量，以適應檔案信息資源建設的需要。

3 計算機輔助檔案信息管理的現狀

努力實現計算機信息技術在檔案管理各個環節中的推廣應用，是當前各級各類檔案館的主要任務和目標，認識到計算機技術在檔案管理實踐中的意義和價值，重視計算機及其相關配套設備設施的投入，先進的管理設備是加強檔案信息資源建設的重要保證。信息社會給檔案工作人員提出了更高的要求，培養造就一批現代化的復合型檔案管理人才刻不容緩，檔案管理人員除了要掌握好現代管理知識及相關學科知識等以外，還應該掌握檔案實體管理和信息開發利用、檔案保管和保護、檔案現代化管理和計算機專業知識，學習國外檔案管理的一些新技術和新理念，融會貫通，為我國的檔案事業做出應有的貢獻。

4 結語

計算機信息技術在檔案管理中的應用，為我國的檔案信息資源開發注入了無限活力，也為檔案事業的數字化建設開辟了廣闊的前景。隨著計算機信息技術與現代通訊技術的結合，檔案信息可以不受地域的限制，檔案部門和用戶隨時隨地可以在任何一臺計算機上實現資源共享，計算機信息技術促進了檔案管理方式的改變，也促進了知識信息在結構和形式上的改變，相信未來的信息時代會更加美好。