衛生行政執法案卷的歸檔與管理

霍行宇

摘 要：衛生行政執法案卷是衛生計生監督人員在衛生計生監督檢查及案件查處過程中依法制作的、具有行政效力和法律效力的法定文書。將強對其的歸檔與管理不僅有助于提升衛生行政工作的工作效率與質量，更有助于推動我國行政執法工作更為有序、原則、規范性的開展與推動。本文以“衛生行政執法案卷的歸檔與管理”為主要研究對象，首先闡釋了當前衛生行政執法案卷歸檔和管理過程中存在的問題，繼而從提高執法案卷制作質量、強化執法案卷歸檔意識以及強化行政執法案卷管理三個角度提出了具體的完善對策。望本文的研究，能對當前的衛生行政執法案卷歸檔與管理工作有所裨益，推動其發展與建設。

關鍵詞：衛生行政執法案卷；檔案管理；案卷制作

加強對衛生行政執法案卷的歸檔與管理，不僅是衛生行政執法部門執法和管理水平的體現，也是在面對衛生行政訴訟時進行舉證的重要書面證據。鑒于當前衛生行政執法案卷在歸檔和管理過程中存在的制作和管理紕漏，采取有針對性的措施來加強歸檔和管理制作工作，對于提升衛生行政執法案卷管理質量具有十分重要的作用。

1 衛生行政執法案卷歸檔與管理存在的問題

首先，目前衛生行政執法案卷普遍性存在著證據材料不充分、法律適用不準確、用語不當、執法程序不嚴格或不合法以及執法文書選用和制作不夠規范等現象，部分地區甚至還存在著新舊文書混合使用的現象，這必然導致案卷在分類和歸檔時出現紕漏和失誤，影響到案卷管理立體化、科學化、法制化體系的形成。

其次，衛生行政執法部門在制作文書的過程中，存在著文書項目填寫不全、簽字欄漏簽（或誤簽）、文書編號格式不規范、文件缺少印章等現象，這不僅影響到案卷本身的使用價值，更會對其歸檔與管理工作造成不必要的麻煩。

最后，衛生行政執法案卷在管理上存在一定的疏漏，這主要表現在三個方面：①管理人員甚至相關負責人員對此重視性還不夠，面對審批材料不夠審慎、得過且過，間接導致部分案卷完整性和準確性出現紕漏，無法歸檔；②缺乏統一的管理規范，沒有生成統一的歸檔標準，導致在案卷管理過程中部門和部門不一致、管理內容不確定，甚至對于案卷的擺放也沒有明確的要求，這必然給日后的使用和借閱工作制造麻煩。

衛生行政執法案卷在歸檔和管理過程中之所以會出現上述問題，其原因是多方面的，而要想妥善推動其歸檔和管理工作，必須充分認識到這些問題的癥結所在，方才能具體問題具體分析，對癥下藥，妥善解決。具體來說，導致這些問題生成的原因，主要有以下兩方面內容：

首先，衛生行政執法案卷的歸檔和管理人員，其個人的職業能力和法律素質以及綜合業務素質方面還有所欠缺，導致其所負責的工作范疇及具體內容不能得到妥善的落實和安排，這就導致了案卷的制作質量有所下降、管理上不能條分縷析，其清晰度、透明化也并不理想。而且，雖然現階段部分衛生行政執法部門對于工作人員進行了一定的業務培訓和職業教育，但是其大多流于形式，并沒有深入到工作的本質以及問題的精髓，因此倒是工作人員的工作態度和能力并沒有得到根本性的改善。

其次，思想上不夠重視是導致衛生行政執法案卷在管理和歸檔上出現問題的根本性原因。所謂意識對于事物的發展和人的行為具有能動作用，缺乏積極端正的思想態度作為指導，必然導致其工作流程無法做到制度化、系統化和科學化，管理也無所謂有序和完整，而且相關審查流程以及制度審批流程的缺失，導致案卷在歸檔工作進行時不能做到妥善的收集和檢驗，最終影響到了管理的質量和完整性。

2 衛生行政執法案卷歸檔與管理的完善對策

衛生行政執法案卷通常意義下是相關工作人員針對重要事件現場以及重要執法環節的真實記錄，尤其是證據類的案卷文書，是進行相關處罰活動的第一資料，擁有十分重要的法律作用；另外現場監督類的筆錄資料也是作為一般性案件處罰的重要依據，擁有其它任何資料都無法替代的作用。加強對其的歸檔與管理，將有助于推動相關執法工作人員各項工作順利、完備的開展，保障其各項政策制度妥善落實。同時作為行政處罰行為的重要載體，衛生行政執法案卷還是行政訴訟的重要依據，可以適當避免執法活動中的隨意性、限制其中的不規范行為，保障其合理、有效的推動與展開。

（一）提高執法案卷制作質量

各級衛生行政執法部門要加強對于執法案卷制作質量的把關和監督，充分認識到制作不規范、質量有瑕疵的案卷不僅會影響到眼前的檔案歸檔和管理工作，更有可能為日后的舉證和案卷借調工作帶來一定的困難。因此，相關主管部門必須要制定出一套嚴格的案卷制作流程，并由上而下嚴格執行這一流程，規范案卷制作辦法，提升其制作和辦案質量。這其中主要包括對于案卷相關項目信息（時間、項目負責人、負責人性別、年齡、職務、聯系電話信息，以及案卷編號）的檢查和校對，提升案卷筆述綜合性、理論性，提升其文字表達水平，保障筆風嚴謹。

（二）強化執法案卷歸檔意識

提高對于案卷歸檔的重視程度，并以此為標準加強對于相關工作人員的培訓，避免讓相關流程及辦事法則形同虛設。從領導層面來說，應加強對于案卷制作工作的重視力度以及對于歸檔工作的監督，促使每一位工作人員都能充分意識到其重要性，從而不斷提升自身有關執法辦事、案卷制作以及相關法律法規知識的學習；對于相關管理機構而言，要加強對相關工作人員的考核和責任落實，將對案卷的質量檢查工作納入到檔案管理體系當中，對信息填寫錯誤、重要印章漏蓋、簽字錯填漏蓋等現象進行嚴格檢查，提高管理人員的責任心，降低案卷的錯誤率，保障案卷歸檔質量。

（三）加強行政執法案卷管理

首先，衛生行政執法部門應制定相應的案卷動態監測流程，定期對已經歸檔的文書進行質量監測，對于發現問題的案卷及時與相關負責人進行溝通，了解案卷記載情況，妥善解決問題。其次，在落實相關管理責任人的基礎上，要制定案卷質量追責制度，對于管理歸檔工作做得不到位、因個人過失造成案卷信息質量出現問題的工作人員要給予相應的處罰；對于工作嚴謹負責、能夠及時發現問題并予以圓滿解決的人員要給予一定的鼓勵。第三，鑒于目前衛生行政執法案卷多為紙質載體，因此其在長期存放的過程中容易因為室內空氣環境的變化，以及外部自然條件的影響而發生損壞，進而造成無法彌補的損失。因此，管理人員在進行歸檔和管理過程中，要定期對案卷的保存情況進行排查，包括添置必要的工具儀器進行通風、防治蟲害等等。

3 結語

綜上所述，當前我國衛生行政執法部門在進行案卷歸檔和管理過程中存在著一定的問題，造成了案卷信息錯誤、質量低下，以及管理制度不夠健全、歸檔信息紊亂等問題。鑒于此，衛生行政執法部門以及單位相關工作人員需要嚴格落實相應的案卷制作流程和管理制度，提升案卷歸檔和管理意識，恪守相關管理章程。唯有如此，衛生行政執法案卷才能真正發揮其作用，避免因為相關流程和制度的缺失，以及信息準確度性方面存在的問題，變成形同虛設、有檔無用。

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