高校數字檔案館建設與分析

孟凡玲　劉云霞　韓真

摘 要：本文對天津市十所獨立學院檔案管理與建設情況進行調查分析，總結其存在的共性問題，提出建設性意見和改進檔案管理工作的思路，為獨立學院檔案內涵式發展提供有力的依據。

關鍵詞：獨立學院；數字檔案；檔案管理

我國獨立學院誕生于90年代末期，其發展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨立學院建校較晚，建設檔案工作起步晚，獨立學院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯網時代的要求下，進行數字檔案館建設的雙重難題，即是機遇又是挑戰。

1 天津市獨立學院檔案管理與建設的現狀分析

針對天津市的十所獨立學院檔案建設情況進行調查，并對其檔案管理現狀進行了分析。調查結果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎工作，不被學院領導重視，并且工作基礎薄弱。從調研情況看獨立學院檔案工作存在以下共性問題。

缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學院領導到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學院檔案事業的發展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責任不清，檔案材料不能統一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。

獨立學院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。

總體而言，檔案資料是獨立學院在其發展過程中直接形成的原始記錄，是學院發展中最重要的載體之一，是衡量教學質量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現狀看，獨立學院檔案管理工作現狀總體形勢不容樂觀。

2 構建“互聯網+”時代的檔案館對策

1、建立規章制度，強化管理，提高工作效率

一是獨立學院應該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環節做到依規辦事。

2、加強專兼職檔案人員業務指導與培訓，提高檔案工作人員綜合業務素質

檔案工作者的素質是檔案管理與建設中的關鍵環節。具有一支技術強和穩定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業務培訓，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓，每年舉辦檔案員評比活動，組織學院有關方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調動工作人員積極性，同時也是展示優秀檔案整理標本，互相促進學習的平臺。

3、加快獨立學院檔案建設

獨立學院檔案數字化建設，是隨著信息化發展，計算機普遍應用，“電子政務”開展，順應時代發展而產生的。加快數字檔案建設，創新服務方式是獨立學院檔案工作在大數據的生態背景下面臨的機遇和挑戰。檔案數字化建設將分散的以不同形式記載的檔案、地區不同的檔案信息以數字的形式存儲，利用網絡的方式連接，能夠實現檔案信息共享與最大化的利用。

4、創新服務方式，提高服務水平

在互聯網環境下，不少檔案館已經開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關政策解讀、檔案原件展示、檔案服務咨詢、檔案利用等服務，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、發布編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。

5、基于互聯網發展，構建檔案館APP移動服務

互網絡的廣泛應用和覆蓋，數字技術的快速發展的當下，移動數據終端設備為檔案的服務、利用提供了新的方式，檔案服務應順勢而為，利用“互聯網+”的新形勢，創新服務方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業化、專題化的檔案服務體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學院檔案館更應該抓住“互聯網+”的發展機遇，不斷創新檔案服務方式，構建檔案館APP移動服務。

總之，管理者應轉變觀念，創新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數字化、信息化建設的步伐，為獨立學院的持續發展服務，為師生提供高質量快捷的服務。在全國檔案數字化發展的背景下，“互聯網+”是一個發展機遇，獨立學院應緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創新檔案服務。

參考文獻

[1]蔣華. 淺談高校獨立學院檔案管理工作[J]. 山東省青年管理干部學院學報，2009，03：160-161.

[2]喻燦蓉. 優化獨立學院檔案管理工作的思考[J]. 市場周刊（理論研究），2011，02：31-32.