信息化后企業(yè)檔案管理改善路徑的思考

孫宏衛(wèi)

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展改變了我國傳統(tǒng)社會秩序和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，企業(yè)所處的不在是以往的物質(zhì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，而是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介、客戶為中心，把企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、市場營銷、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)緊密相連在一起的信息經(jīng)濟(jì)環(huán)境。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息的記錄，更是企業(yè)不可或缺的核心信息資源及重要資產(chǎn)。隨著企業(yè)組織規(guī)模不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)模式不斷轉(zhuǎn)變、市場環(huán)境不斷變化，導(dǎo)致對信息管理的要求從局部向整體、從總部向基層、從簡單向復(fù)合進(jìn)行演變。這就要求企業(yè)檔案工作必須服從于企業(yè)的總體規(guī)劃和戰(zhàn)略，順應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)步伐，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲的數(shù)字化、檔案信息管理的自動化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息服務(wù)利用的遠(yuǎn)程化，最終建設(shè)成為企業(yè)數(shù)字檔案館，集圖書、情報信息、檔案信息一體化，有效地保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

本文結(jié)合企業(yè)檔案管理實(shí)踐和企業(yè)信息化實(shí)際情況，對企業(yè)檔案信息化工作所面臨現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真分析思考，提出了信息化后企業(yè)檔案管理的改善路徑。

1.必須要改變檔案管理模式

機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上的，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上，要求按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。傳統(tǒng)的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置，這就要求必須按照管理信息化的要求，對檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的改變。

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，檔案信息化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。檔案管理信息平臺是一個覆蓋企業(yè)管理方方面的一體化綜合平臺，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該把上下各個層次和各專業(yè)管理所形成的信息都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，避免造成信息分割和資源浪費(fèi)。

2.提高檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，企業(yè)檔案管理人員必須要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能再滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，企業(yè)檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，而檔案管理、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，盡管使用著現(xiàn)代化設(shè)備，但仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了。因此，必須對對檔案管理人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。同時，企業(yè)應(yīng)該以戰(zhàn)略的角度重視建設(shè)高技術(shù)檔案人才的培養(yǎng)和引進(jìn)工作。

另外，企業(yè)還應(yīng)注意到，檔案信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于檔案信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是檔案信息管理者構(gòu)成的主體，而且檔案信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是檔案信息管理者的構(gòu)成主體，但檔案信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，檔案信息管理者已不能完全獨(dú)立承擔(dān)起檔案信息管理職能。企業(yè)必須要從組織機(jī)構(gòu)和工作流程上有所改變，使企業(yè)檔案管理人員和企業(yè)管理及技術(shù)人員有機(jī)結(jié)合，共同努力，方能充分發(fā)揮出企業(yè)檔案信息化的作用。

3.創(chuàng)新企業(yè)檔案服務(wù)手段

3.1建立企業(yè)檔案信息中心。從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；企業(yè)檔案館也不再是單純的檔案保管機(jī)構(gòu)，還應(yīng)當(dāng)成為企業(yè)檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。因此，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息的開放和開發(fā)，面向企業(yè)發(fā)展主動出擊、主動服務(wù)，主動參與企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，在為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的企業(yè)檔案信息服務(wù)工作實(shí)體，為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù)。

傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)方式相對單一， 等客上門是最常見的服務(wù)方式。相比之下， 數(shù)字檔案館是開放式的， 用戶可以通過終端聯(lián)網(wǎng)的方式查找所需要的信息。傳統(tǒng)檔案館的檢索功能是靜態(tài)的， 而數(shù)字檔案館的檢索功能則是動態(tài)的， 檔案館的服務(wù)方式必然發(fā)生根本性的變革， 從單一服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣⒍鄬哟畏?wù)， 從而增強(qiáng)與用戶的緊密聯(lián)系， 加快檔案信息的使用頻率， 有效地提高服務(wù)質(zhì)量。

隨著檔案信息系統(tǒng)的建立，檔案部門應(yīng)與企事業(yè)單位信息管理部門密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)應(yīng)在企業(yè)檔案部門，作為企業(yè)信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

3.2開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

企業(yè)檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的檔案信息專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)。

要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

4.加強(qiáng)橫向和縱向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

4.1打破信息孤島。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。處于信息化社會的今天，人們對各類信息的需求日益迫切，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)的主體由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。信息化社會中，對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。因此，必須打破企業(yè)檔案、圖書、情報、生產(chǎn)經(jīng)營、科研技術(shù)、財務(wù)管理、文書管理等企業(yè)管理部門各自為政的局面，打破上下左右信息孤島，建立一個完整的企業(yè)檔案信息系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮企業(yè)數(shù)字檔案館的整體優(yōu)勢。

4.2建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立企業(yè)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于企業(yè)檔案館、圖書館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足需要。

5.結(jié)語

成功實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化，是企業(yè)博弈市場的關(guān)鍵。建設(shè)運(yùn)營一個及時便利、準(zhǔn)確安全、真實(shí)有效、成本低廉的企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案管理部門的信息服務(wù)功能，為企業(yè)發(fā)展提供助力。同事，對企業(yè)提升效率、增強(qiáng)市場競爭力具有重要作用。

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