信息化背景下的檔案管理

張曉娣

摘 要：檔案管理工作主要是對檔案信息進行收集、整理、管理以及在此基礎上對信息進行鑒別、檢索、統計查詢等，以方便在此基礎上進行決策。以往檔案管理工作主要采用手工與紙質的模式。隨著信息化時代的到來，對傳統的檔案管理模式發起了巨大的挑戰。本文從傳統的檔案管理所存在的問題入手，對信息化背景下的檔案管理工作趨勢以及途徑進行了詳細的闡述。

關鍵詞：信息化背景；檔案管理；信息資源整合

檔案管理也就是我們平常所說的檔案工作。通常是檔案工作室直接對檔案信息以及檔案實體進行收集整理與管理并提供多項服務。它屬于國家檔案事業的重要組成部分。檔案管理包括檔案信息的收集、整理、管理、保管、鑒別、統計如檔案編目、檔案檢索以及提供一系列后期服務。

隨著現代信息技術的發展，檔案管理的信息化已經成為了一個不可逆轉的趨勢，并且對檔案管理工作也產生了重大挑戰。

1 信息化背景下傳統檔案管理存在的問題

（一）傳統的檔案管理存在多種困境與挑戰

新時代的檔案管理是需要滿足整個國家下各種信息資源的整合、統計分析、開發利用以及在此基礎上進行決策來體現檔案信息的內涵以及各種價值所在。傳統的檔案管理工作先后采用的是手工與紙質兩種管理方式。不管是工作效率還是工作質量都存在很多瓶頸。開始面臨著各種挑戰與困境。尤其是現在隨著信息化技術的發展，對傳統的檔案管理挑戰越發強烈。傳統檔案管理的各種問題也日益凸出，轉變勢在必行。

（二）傳統檔案管理模式與檔案的信息化管理需建立在共性合作基礎上

不管是從國內各種文獻研究還是在實踐中，都表明當前國內的檔案信息化工作也面臨著大量的難題與困境。一方面這些問題體現在實踐中，在國內，很多從事檔案管理工作的機構大半都是停留在混亂、四不像的表面層，缺乏豐富的實踐經驗且執行力不夠強，管理工作不夠徹底。在現代信息技術的不斷發展下，傳統的檔案管理也迫切需要與信息化技術相結合。兩種管理模式的理念需要密切融合。將檔案工作與信息化相嵌套并且讓兩者的共性合作基礎逐漸建立完善已成為檔案管理工作的主要趨勢。檔案管理工作的理念已經開始在國內各種管理機構以及高校方面植根。雖然在很多機構與高校并沒有得到足夠的重視，但是不可否認它也逐漸開始得到某些領域的重視。因此國內檔案工作各機構完全可以憑借日益成熟的檔案管理工作理念以及與現代信息技術融合來進行檔案管理工作，已促進各信息資源的充分開發與有效利用，保證檔案管理信息的收集整合，并在此基礎進行決策。

2 信息化背景下檔案管理工作的主要趨勢

（一）創新技術手段

傳統的手工、紙質檔案管理模式已經無法適應現代信息技術時代在檔案管理工作的需要，全面創新管理機制與技術手段已經勢不可擋。檔案管理模式的創新建立在創新技術的基礎上。創新技術手段主要的目的不僅僅是為了響應新時代可持續化發展以及科教興國的策略，而且也是對各機構在檔案管理自身的發展，都離不開技術手段的支持。新時代的檔案管理工作不再僅僅是以往傳統的紙質管理的時代，而是開始逐漸由傳統的管理模式過渡到信息化技術時代的檔案管理。需要從檔案紙質時代轉變到信息化時代。因此在技術方面，也需要迫切進行技術創新，制定嚴格的檔案技術改革計劃。在信息化時代，保障檔案管理中的資源收集、開發、利用、管理、整合等的時效性與完整性。除此之外。在不斷掌握到檔案管理知識、技術創新手段以及系統平臺等方面進行創新機制外，還要與大量的專業知識進行結合來對技術手段進行驗證。這樣，不僅可以提高檔案管理工作人員的專業素質與能力培養；而且還可以讓檔案管理工作者在實踐中不斷總結經驗，提高自身實踐水平與理論知識的同步發展。

（二）信息化技術實現檔案管理資源的整合

當今的大環境就是網絡化與信息化。隨著信息化環境的出現，在這個大環境下實現檔案管理信息資源的整合已經在這個領域被提出過很多次。信息化背景下的資源整合主要是指利用網絡信息來建立一個統一的信息資源共享與交換的平臺，對分散、不同結構的檔案管理信息資源進行有效整合，優化組合、無縫連接等，并且在此基礎上有效實現檔案信息資源的可控性、動態性、可獲取性以及可獲知性，并與社會其他資源進行和整合與集成，從而讓國內的檔案資源實現最大的優化配置與合理組織。

3 信息化背景下的檔案信息資源整合的途徑

在信息化背景下進行檔案資源整合，傳統的模式已經不可能滿足。因此新環境下需要采用新的組織模式來利用信息化實現方案資源的管理。

1.采用電子檔案形式實現信息共享

利用電子為載體的檔案信息資源共享主要分為公開信息的共享以及授權信息的共享。公開的信息共享是指國內所有公民只要進入到平臺就可以知曉到所有透明化的信息；而授權信息共享是在檔案還沒有完全開放的時候，由團體、機關、事業單位或是其他組織形式依據國防建設、經濟建設、科研發展等需要，來向檔案管理機構提交申請檔案信息資源的利用，然后相關機構進行審批決定是否予以批準。這種電子檔案充分適應了當今信息化時代的需求，充分利用了網絡平臺來實現資源的利用。通過各檔案管理網站的建設以及運轉來實現國內各檔案信息的共享。

2.不斷提高信息技術、網絡技術

信息化背景下的檔案管理資源整合是建立在網絡、計算機以及信息技術的基礎上。它的發展依賴各信息化技術的發展與成熟。隨著國家的網絡基礎設施不斷完善，數據庫技術、數字化技術、多媒體技術的不斷發展。檔案管理領域也走向了信息化方向。信息化背景為文獻的傳遞、異地查詢提供了便捷的方式、有力的保障。

3.完善檔案管理工作機構的數字化與信息化設備

實際工作中，對檔案管理的信息整合是一個龐大的工程，歸檔文件較多、信息量龐大，在工作量以及工作人員固定的前提下就需要從硬件設備入手來提高工作效率。顯然以往傳統的手工與紙質方式的檔案信息資源整合難以滿足當今社會的需要。尤其是信息化時代的到來，對檔案管理工作逐漸實行信息化與技術化，因此對硬件設備的依賴就逐漸提高。我們需要采用高性能的信息化設備實現檔案信息資源的高效整合，提高檔案管理工作者的工作效率。比如在實際工作中，有一份60頁的紙質文件，需要將這份文件進行掃描并上傳。如果采用的是高效能的掃描儀進行掃描的話只需要十幾分鐘就能完成工作。但是如果采用普通的掃描儀進行掃描的話就需要差不多兩個多小時。可見，高效的硬件設備對工作人員工作效率的提高是呈十幾倍地在提高。尤其是在信息化背景下，檔案信息資源整合的依賴已經由完全依賴人類手工開始轉移到硬件設備。我們完全可以從硬件設備入手，進行完善來提高工作效率與工作質量。最終實現檔案管理信息資源的高效整合與優化組合。

4 結束語

信息化背景下，利用高科技的信息化手段，配置高效的硬件設備，不僅可以加強檔案管理工作，實現資源的高效配置與共享。而且能夠促進檔案管理工作者專業素質以及職業技能的同步發展。從人員到工作，都可以與時俱進，實現與信息化時代的完全融合與同步發展。

參考文獻

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