關于事業單位檔案管理中存在的問題分析及應對策略探討

戚科峰

摘 要：隨著社會主義市場經濟的發展，在事業單位工作中的諸多方面都留存有大量的檔案信息。檔案的數目和地位呈現上升發展趨勢，對檔案資料的管理無疑是事業單位開展各項工作的基礎，本文針對事業單位檔案管理中存在的問題進行分析，并針對其意義、策略進行了探討，供同行業工作者交流參考。

關鍵詞：事業單位檔案管理；常態問題；信息化；強化策略

隨著社會主義市場經濟的發展，事業單位檔案管理工作的開展遭遇到了“瓶頸期”。一方面，傳統的紙質檔案需要妥善的保存和維護。另一方面，新的檔案管理形式亟待發展和轉型。檔案資料的管理是事業單位開展各項工作的基礎，對于人力資源、社會保障等社會發展方面都具有重要的意義。

而在現在的發展形式中，檔案管理存在著很多常態化的問題，廣大企事業單位管理人員要針對工作中的不足之處，提出相應的意見和建議。

1 事業單位檔案管理的發展內涵

顧名思義，事業單位檔案管理工作的本質就是黨和國家開展信息存儲、資料記載的過程，是人力資源、建筑文檔等信息的儲備流程。尤其是在事業單位的內部發展中，人才、項目檔案對單位發展具有重要的促進作用。

例如，在人力資源的構建中，相關工作者要強化對員工自身成長的記錄，從而構建一個“物盡其用、人盡其責”的工作環境。在建筑部單位檔案管理中，要對項目施工的建材、流程、維護進行完整的記錄，確保建筑事業安全穩定發展。

而在事業單位檔案管理工作的開展中，涉及到環境、行政、資源等各個方面，如果一旦出現檔案材料不全、信息無法解讀的情況，不僅會影響著員工的自身發展，也影響到事業單位的整體利益。

2 事業單位檔案管理中存在的問題

從總體上看，在社會發展的諸多方面，檔案的數目和地位呈上升發展趨勢。事業單位檔案管理工作并不是一項單純的“辦公室”工作，而是考驗單位發展、員工思想的重要管理，當今形勢下，事業單位檔案管理所凸顯的問題主要存在以下幾點：

（1）檔案管理工作的開展遭遇“瓶頸”

隨著科技的不斷發展，人們對資源信息的需求越來越大。檔案管理工作的門類眾多，項目更加細化。但是，事業單位的檔案管理工作卻遭遇到了一定的“瓶頸時期”。

因其工作性質而言，檔案館工作是一項持久性的行政工作，從這個方面來說，無法看到更多的“宣傳業績”，有很多部門責任人對檔案工作存有誤區，認為這是一項無用的工作。單位責任人的態度也直接影響著基層工作人員的態度，因而有很多工作人員也對檔案管理工作抱有消極意識，認為這是一項“費力不討好”的工作，再加上他們在自身業務素質上得不到專業的培訓，所以檔案管理工作始終停留在“記錄”“整理”“封存”的傳統時期。

（2）檔案管理模式的發展較為“落伍”

在一些大中型檔案事業單位，檔案的管理已經從紙質的信息存貯中分離開來，演變成了“信息化”“科技化”的發展規模。由于檔案工作人員的流動性較大，在人事變動的過程中，如果檔案的交接不能落到實處，就會變成“空檔”、“死檔”，無法建立一個完善的資料封存數據庫。

特別是在人員交接之際，僅僅憑借憑員工的經驗傳授不能保證接任人員的適應性，很容易出現管理混亂的局面，在一些關鍵檔案的提取上，要著重提高使用單位的工作效率，不能及時更新發展檔案管理模式，極大的影響了工作效率。

（3）檔案管理制度的健全存有“間隙”

隨著時代的變更，檔案的變更更加迅速，需要工作人員及時保持檔案管理的時效性。但是，很多事業單位的管理的方式都不夠健全，既沒有形成完善的管理組織結構，也不能建立高科技的檔案管理。特別是在各種環境的影響下，管理工作還偏重于瑣碎的紙質資料，無法運用計算機等高新管理技術，使科學性檔案工作存有間隙，而這些空缺的部分既浪費工作時間，也不適宜時代的發展。

3 關于事業單位檔案管理中的應用策略分析

（1）逐步完善檔案管理制度

由于基層檔案工作中包含著大量的信息，所以對工作人員的耐心、細心和責任心都提出了多項考驗，為了加強事業單位的檔案管理制度，相關部門要在工作流程、規章制度、評價考勤等機制中加以完善 ，逐步落實檔案科學化建設管理。

例如，在檔案工作流程的制定中，要在加強檔案管理工作制度的基礎上，加強檔案宣傳工作，通過多項措施加強檔案工作的建設管理。在硬件設施方面，要建立堅固的防水、防火等專用的存儲倉庫，配置標準化資料檔案柜，并確保柜體、柜面的完好無損。在一些歷史性較強的珍貴檔案資料中，要爭取相關領導意見設置專業加密性檔案柜，確保檔案史料的安全性。對于原始紙質檔案，要建立專門的除濕設備，定期開柜存驗，加大安全措施的投入。

在具體規章制度上，要確保工作制度明確，通過各項手段，提高檔案管理的工作質量。通過人員考察、組織學習、業績考核等形式，組織科學化、人性化相互結合的制度監督策略，發揮檔案建設工作的最大效能。嚴格實施檔案審查制度，對于不符合檔案工作要求的要進行及時的處理，要求相關對象補齊手續、重新審查，確保認識檔案工作的效果。

（2）強化檔案科技化發展水平

隨著網絡信息化管理方式的加強，在檔案管理模式的升級發展上，運用信息化數字檔案管理呈現出了獨特的發展優勢，使事業單位進一步實現檔案管理的科學化和創新化。檔案管理人員要進行系統化、科技化的歸納和整理。在解決檔案存儲空間的問題上，通過檔案電子整理、壓縮的方式，運用計算機數字檔案管理系統，進一步弱化紙質檔案的存儲空間。并通過文本、圖片、視頻、音頻等方式，儲存在輕薄的電子芯片中。

例如，在最為常見的24G的U盤里，可以存儲成千上萬的圖片、音頻，也能夠容納大量的大量的檔案信息，而它的成本大概在100多元左右，非常便于工作人員能夠在短時間內壓縮海量的檔案信息。檔案工作人員可以充分利用這一優勢，將信息資源存儲在U盤、光盤、移動硬盤等不同的移動存儲設備中。

當今社會下，人們對信息資源的認知需求逐漸加大。很多人都希望能夠通過便捷的查詢著在實現檔案共享的基礎上，資源的流動性。檔案管理者和可以通過建立文檔庫、影視資料庫和空間存儲庫等活動，通過硬件、軟件設施，建立一個人性化的數據空間，讓用戶在調取資料的過程中，能夠根據編碼、關鍵詞，在最短的時間內查閱到檔案資料。

（3）提高檔案工作隊伍的綜合素養

在事業單位管理部門，單位部門管理者要從本質上改變淡漠的工作態度，加大對檔案工作人員的關注度，并在檔案人員的培養上下足功夫。

例如，定期組織檔案信息化知識講座、通過專業培訓、考核等機制，強化職工的綜合素質能力，并建立完善的檔案信息管理考核機制。強化業務審查、績效考核等方法，提升他們的業務水平，逐步提高檔案管理人員的工作積極性，從而組建一支高效、創新、具有活力的事業單位檔案管理隊伍。

4 總結

綜上所述，檔案管理工作是一項重要的發展內容。想要做好檔案的管理工作，除了要加大對檔案管理的監管和維護，還要在保持信息安全的基礎上，探究檔案管理中存在的問題，進行科學化發展的創新探究。廣大檔案管理工作人員要積極利用網絡云端等電子計算機技術，為事業單位檔案管理的發展奠定扎實的基礎。

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