做好檔案管理工作的幾點認識

張潔琳

摘 要：分析了當前檔案工作環境下，做好檔案管理必須要加強組織領導重視，確定領導負責制，嚴格管理，推動檔案管理健康開展；建立健全規章制度，促進檔案管理工作規范化，注重檔案管理人員綜合素質，提高檔案利用效率；加大投入，提高檔案數字化建設。

關鍵詞：檔案管理；領導負責制；規章制度；規范化；綜合素質；利用效率；數字化

檔案管理工作背負著客觀記錄各種單位和個人進化過程的重擔，在社會前進的過程中起著很關鍵的作用。在當今信息化迅猛發展的背景下，伴隨電子檔案的出現，檔案的存儲方式越來越多種多樣，檔案管理工作正面對大量新狀況、新問題，也就對管理者的工作標準相對以前要嚴格。怎樣將檔案管理工作在全新走向上做到完善，對每個管理者來說都是亟待處理的狀況，一定要高程度的關注以及周全思量。經過過去這些年的學習以及實際經歷，我認為要想做好檔案管理工作要從下述幾點開始做起：

1 加強組織領導重視，確定領導負責制

檔案是記錄單位和個人進化歷史與演變過程的關鍵的載體，同時又關聯到單位與個人保密，所以，必須切實強化對檔案管理工作的領導，保證檔案管理工作的科學化、標準化。檔案工作是一種基本性工作，大部分人對檔案工作并不熟悉，也不是很明白，沒有很注重。對于檔案工作，每一級每個部門都要制定領導責任制，劃分周期性任務與方針。檔案工作展開目標管理，達成檔案管理制度化、規范化。要切實研習且徹底實現《檔案法》，提升檔案管理水準，建成完備檔案管理工作制度與監管督查工作制度，加強對檔案管理工作的監管，及早處理檔案管理中顯現的錯誤，持續增加檔案管理工作的全方位水準。

2 嚴格管理，推動檔案管理健康開展

檔案資料擁有專業性、不間斷性、高技術性、隱秘性等特征，由此，確定了檔案管理工作職責的重要性。因為檔案管理的復雜性與機密性，對全部檔案都要實施集中管理、統一存儲管理形式。在以往的幾年里，常常由于管理不仔細使得檔案遺失與缺損的狀況產生，造成單位與個人發生不可彌補的損耗。為了盡最大努力防止這種情況的出現，檔案管理要集中統一管理形式，設置專業檔案室，配備全封閉式集中架儲存設施，設置專門檔案管理者集中立卷、集中歸檔、集中整理、集中存儲，生成檔案管理“一條線”的管理體制與“統抓統管”的工作局面，確保了檔案管理工作的健康進行。

3 健全規章制度，促進檔案管理工作規范化

為切實做好所有檔案的管理工作，保證檔案的整體性、真實性與隱秘性，務必要聯系本單位的工作現實與本身特點，在嚴厲遵照《中華人民共和國檔案法》的基礎下，創建健全各種規章體制，如：《檔案管理工作標準》、《檔案保密制度》、《檔案收集歸檔工作制度》、《音像及圖片檔案管理規程》、《檔案查閱制度》與《檔案管理員崗位工作責任制》等。這些體制的創建，能夠有成效地讓全部檔案的管理工作變得標準，讓檔案的搜集、整理、歸檔、存儲工作有參考的依據，推動檔案管理工作標準化，并讓檔案管理者對自身的權責越來越清楚，提升檔案管理、服務要領。《檔案法》、《國家保密法》是檔案管理工作的法律標準，徹底實施《檔案法》、《國家保密法》等相關法律條文與策略，是檔案管理者應有的職責。依照《檔案管理條例》，統籌規劃并訂立了單位文件資料歸檔與檔案存儲、運用、判斷、統計、轉交等相關規章制度；強化檔案室管理體制的實施，必須施行檔案查閱、借閱體制，保證不再出現泄露和有損單位利益的情況；完整特殊記錄方式檔案的管理，強化照片、錄音錄像等特殊記錄方式檔案與和榮譽檔案的收集和標準化整理工作。讓文檔資料歸檔率、完備率、齊備率都滿足標準需要。讓查詢各種材料變得更加方便，達到精準準時，由此促進檔案管理制度化、標準化、現代化構建，整體提高檔案管理水準。

4 注重檔案管理人員綜合素質，提高檔案利用效率

檔案管理者素質是否較高，會從檔案工作中得到直觀的體現，為提升檔案管理者的業務水平，增強他們現實中工作本領，在平常的工作里，要運用多樣的方式，強化對檔案管理者的培訓，比方說有周期的參與檔案管理培訓班、安排檔案工作討論活動等，激勵他們研討工作，研習新理論，領會新能力，提升政治思想頓悟、業務水準與明白如何做好檔案工作。重視檔案管理者“一專多能”全能本領的培育，增加管理者對攝像、攝影、計算機運用等科技理論的培養研習，使得圖片、影像等電子資料檔案的整理與存儲工作很好進行。

參照檔案管理條例，強化內部管理，正確一致展開資料查詢科學工作， 在平常工作查閱中把數字化檔案查詢作為重點、紙質檔案查閱當做輔助，使得檔案的查閱變得迅速，也讓檔案資料的儲藏與管理越來越安全，達到了網絡查閱檔案的目標，讓“死檔案”變成“活信息”，增強了檔案運用效果，推動了檔案管理工作的提升。

5 改善基礎設施，確保檔案管理安全有序

不斷增加對檔案管理工作的成本投放，改進檔案管理基礎設施，保證檔案管理工作的正常辦公需要，完成檔案室、閱讀室、辦公室互相分散。檔案室不但要達到存儲的需要，要有很好的透風環境，且要有著充足的檔案貨架與存儲柜和特別的滅火設備、預防蟲蛀、發霉的器具以及切刀、打孔機等特別的紙質檔案整理器材，并添加數碼照相機、移動硬盤、計算機等設施，構建檔案管理電子體系，安裝檔案室監控器材，實現各種檔案安全存儲與便于查詢的要求，切實把檔案的存儲與保密工作做到實際中。

6 加大投入，提高檔案數字化建設

檔案信息化創立是檔案機構的基本任務，是檔案工作走向當代化務必經歷的過程，是檔案部門貫徹科學發展觀的關鍵行動。檔案目錄的數據化是檔案訊息化構建中優先的根本工作，還是數字化檔案館（室）創立的必要條件。隨著訊息技術的前進，以往的手動管理方式正在一點點被綜合應用計算機技術、網絡技術的電子化辦公方式代替，檔案管理現代化構建越來越深刻，訊息化水平逐漸提升，檔案管理工作出現了高程度的轉變。運用檔案訊息網把檔案訊息資源匯集與整頓在一起，達到檔案資源公眾共同分享的目的，為每一級領導以及機構提供優質服務，為大眾每一階層服務，為更多的人民群眾服務。

參考文獻

[1]聶軍花；淺析如何做好檔案管理工作-《蘭臺世界》2013.08

[2]席杰；現代高校檔案管理的價值體系探討-《中國管理信息化》2015.09