信息公開對(duì)人事檔案管理工作的影響

于濤

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理方式逐漸深入到各個(gè)領(lǐng)域，人事檔案信息化在促進(jìn)管理工作完善發(fā)展的同時(shí)也帶來一些不利的影響。本文通過分析人事檔案信息公開的積極作用，說明其存在的問題，提出合理的改善措施。

關(guān)鍵詞：信息公開；人事檔案；管理工作；措施

1 人事檔案信息公開的積極作用

1.1 促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展

人事檔案兼具機(jī)密性和服務(wù)性，帶有很強(qiáng)的專業(yè)性和政治性，在檔案管理工作逐漸邁入電子化、數(shù)字化的時(shí)代，人事檔案服務(wù)性的功能更加突出。人事檔案信息公開是對(duì)檔案所記錄的信息進(jìn)行加工、接收，然后輸出給檔案利用者的過程，可以充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)性的功能，展現(xiàn)人事檔案信息的利用價(jià)值，滿足檔案利用者的合理需求。在人事檔案信息公開的過程中，檔案管理人員在得到信息反饋時(shí)，能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案信息中存在的不足，有目的、有針對(duì)性的改進(jìn)工作，例如，當(dāng)人事檔案中的文件材料不全、內(nèi)容失真、未能夠真實(shí)、客觀的反映出檔案所有者的情況，就會(huì)給檔案利用者造成極大的干擾，而采取檔案信息公開的管理方式，可以方便檔案管理人員及時(shí)查漏補(bǔ)缺，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 建設(shè)強(qiáng)大的人才隊(duì)伍

人事檔案的機(jī)密性要求檔案管理人員的具有一定的專業(yè)知識(shí)，因此，建設(shè)一支強(qiáng)大、專業(yè)的人才隊(duì)伍是做好人事檔案管理工作的前提。人事檔案記錄了人才在社會(huì)實(shí)踐中的技能、經(jīng)歷等，濃縮了人才的信息，人才的面貌、特點(diǎn)和專長等可以通過人事檔案全面、客觀的展現(xiàn)給檔案利用者。人事檔案信息公開可以便于各級(jí)組織和人事部門領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)的了解人才的情況，根據(jù)不同人才的特點(diǎn)和能力，進(jìn)行合理科學(xué)的安排，實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置，充分調(diào)動(dòng)人才工作的積極性和創(chuàng)造性，促使人才在合適的工作崗位上不斷地努力奮斗，實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。

1.3 實(shí)現(xiàn)全社會(huì)人力資源共享

人才是推動(dòng)企業(yè)、社會(huì)發(fā)展的巨大因素，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)離不開人才的參與。人事檔案是了解人才的重要依據(jù)之一，可以幫助檔案利用者做到“知人善任”。全面、準(zhǔn)確、真實(shí)的人事檔案信息，可以讓檔案利用者更容易的發(fā)現(xiàn)自己所需要的人才，達(dá)到人才資源的優(yōu)化配置，同時(shí)，國家以及地方有關(guān)部門可以根據(jù)人事檔案中的信息，統(tǒng)計(jì)分析全國、當(dāng)?shù)氐娜瞬刨Y源情況，系統(tǒng)、全面的了解人才的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)、文化程度等，以便做出科學(xué)合理的預(yù)測，制定出切實(shí)可行的長遠(yuǎn)規(guī)劃，合理地培養(yǎng)人才、使用人才。

2 人事檔案信息公開存在的問題

2.1 流動(dòng)人員的人事檔案信息管理不規(guī)范

人事檔案信息中的一部分信息是可以公開的，并且這些公開信息不會(huì)影響檔案所有者的利益，例如，檔案信息中個(gè)人的工作學(xué)習(xí)情況、身體健康狀況、家庭成員情況等。但是，由于人才具有流動(dòng)性，人事檔案信息不可能及時(shí)的更新調(diào)整，給人事檔案管理工作帶來極大的影響。 另外，由于管理檔案的有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理工作，沒有歸檔意識(shí)和利用意識(shí)，導(dǎo)致檔案信息不完整、陳舊，再加上疏于管理，檔案管理人員隨意存放流動(dòng)人員的人事檔案，致使人事檔案里的一些個(gè)人隱私泄露，影響流動(dòng)人員的人事檔案信息的機(jī)密性。

2.2 缺乏人事檔案信息公開的管理政策

在實(shí)施人事檔案信息公開制度之前，人事檔案是不能被隨便查閱的，而在人事檔案信息公開制度推行以后，檔案所有者不僅具有查閱和借用本人的檔案、了解自己直系親屬的檔案的權(quán)利，也具有監(jiān)督本人檔案的形成和利用全過程的權(quán)利。但是，受到人才資源流動(dòng)頻繁的影響，許多人事檔案管理部門沒有能制定出相應(yīng)的政策去有效的解決這一問題，導(dǎo)致大量的人事檔案出現(xiàn)“棄檔”的現(xiàn)象，并且一些人事檔案糾紛問題也不時(shí)發(fā)生，阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。

2.3 人事檔案的管理水平低

雖然已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，但是一些地區(qū)、單位的管理設(shè)備卻未能及時(shí)的更新，部分單位沒有及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，把紙質(zhì)的人事檔案信息，準(zhǔn)確的輸入到專門的管理數(shù)據(jù)庫，建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫；另外，一些單位不重視人事檔案管理工作，缺乏管理意識(shí)，導(dǎo)致存放人事檔案的庫房結(jié)構(gòu)、設(shè)置不合理，造成人事檔案損毀甚至丟失的現(xiàn)象。管理水平低下，致使人事檔案所記錄的人才信息缺乏真實(shí)性、科學(xué)性。

2.4 缺乏必要的監(jiān)督

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代，人事檔案管理工作水平得到了很大的提升，但是，由于網(wǎng)絡(luò)本身的缺陷，信息的迅捷化、透明化給人事檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)。人事檔案具有機(jī)密性，檔案里的機(jī)密信息是不能隨意公開的，因此，必須建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，確保檔案所有者的個(gè)人隱私權(quán)不受侵犯。

3 人事檔案信息公開的措施

3.1 建立健全相關(guān)的法律法規(guī)

法律、法規(guī)具有約束性，制定人事檔案信息公開的相應(yīng)法律、法規(guī)可以更好地促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，規(guī)范人事檔案管理工作，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，通過立法、執(zhí)法等方式，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，為人事檔案信息公開提供健康的社會(huì)環(huán)境。

3.2 制定人事檔案信息公開的政策

人事檔案記錄了檔案所有者的大量信息，檔案所有者有權(quán)利知曉檔案里的信息，因此，國家應(yīng)該制定相應(yīng)的政策，維護(hù)檔案所有者的知情權(quán)。同時(shí)，人事檔案管理部門應(yīng)該制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，防止人事檔案內(nèi)容殘缺、失真，影響人事檔案的利用價(jià)值；大力開展培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的管理水平和管理能力，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員的管理工作，提高檔案管理人員工作的積極性【1】。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)工作

人事檔案的服務(wù)性要求檔案信息必須具有真實(shí)性、全面性、客觀性，因此，檔案管理工作應(yīng)該及時(shí)、廣泛、完整的搜集新的人事檔案材料，豐富檔案信息，確保人事檔案能夠科學(xué)的反映檔案所有者的情況，避免信息的失真和滯后。利用優(yōu)質(zhì)的檔案信息，為檔案利用者提供可靠的信息資源，提高人事檔案管理的水平，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為人事檔案信息公開奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息公開的監(jiān)督力度

信息技術(shù)的使用大大提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，節(jié)省了大量的人力、物力。檔案管理部門應(yīng)該大力引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的完整性；加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其具有法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，維護(hù)檔案所有者的隱私權(quán)。

3.5 建立合理的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

人事檔案的管理組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)該符合國家法律規(guī)范，在國家檔案行政部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理的制度，接受同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。配備專門的管理干部，負(fù)責(zé)管理定量的人事檔案資料，確保有專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)管理工作；根據(jù)檔案的管理范圍的大小，制定合理的管理方式，確保有專業(yè)的檔案管理工作人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作【3】。實(shí)行民主監(jiān)督制度，聽取群眾對(duì)人事檔案信息公開的合理意見和建議，樹立權(quán)威、可靠的檔案管理部門的形象，增強(qiáng)人事檔案信息的可信度，提升公民對(duì)人事檔案管理部門的認(rèn)可度，以保證人事檔案信息公開能夠獲得廣大群眾的支持。

4 總結(jié)

總而言之，人事檔案信息公開是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的一種新型的檔案管理方式，在給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)也促進(jìn)了人事檔案管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理部門應(yīng)該積極的開展人事檔案信息公開工作，建立專業(yè)的人才隊(duì)伍，提高管理水平，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，達(dá)到社會(huì)資源共享的效果。

參考文獻(xiàn)

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[3]王中秋.信息公開對(duì)人事檔案管理工作的影響與對(duì)策研究[D].山東大學(xué)，2010.