高職院校人事檔案信息化管理需求及實現途徑

黃 昆 鄧 芳

（江蘇財經職業技術學院，江蘇 淮安 223003）

0 前言

筆者是學校第一線的檔案管理者，日常與檔案打交道較多，高職院校人事檔案管理工作的基本原則是：誰管理，誰把關，誰審核，誰負責。主要的人事檔案管理步驟是：總類、材料收集、審核、整理、提供利用、轉遞、保管保密等。具體的實施步驟是：（1）制定方案，細化明確檔案審核范圍，做好時間安排，組織認定方式等前期工作。（2）審核登記，列入審核范圍人員進行審核登記，逐頁逐卷登記，初審與復審。（3）匯總分析，審核內容分類，問題分類，問題處理方式分類，每日情況登記表，要求材料越詳細越好，越具體越好。（4）調查核實階段，要求至少2人參加，全面調查核實，取得原始憑證材料，嚴格紀律要求。（5）撰寫調查報告。秉承著公平公正，從嚴從實的原則，填寫《人事檔案登記表》，由黨委或者組織人事部門集體研究確定。

一直以來，人事檔案在學校的職工晉升、工資改革、職稱評定等方面起著重要的作用。然而，隨著近些年來高職院校合并浪潮的出現，檔案管理工作中存在的諸多問題更加明顯的暴露出來，特別是在一些由不同學科、不同層次學校合并而來的高職院校，合并時間比較倉促，人事檔案工作在各個學校的重視度又不盡不同，從而出現了一些不容忽視的問題。

1 當前人事檔案管理工作存在問題及原因分析

1.1 領導重視不到位，管理意識淡薄

長期以來，相當一部分人對高職院校人事檔案工作不太了解，認為就是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料而已，對教學工作和科研發展起不了什么大作用，只要確保檔案管理人員對檔案文件保存得當，能應付單位員工調動或提拔時的查檔工作就行。對于學校檔案工作，一些高職院校領導沒有引起足夠的重視，甚至沒有配備專職的人事檔案管理員，沒有配備專用的檔案庫房，大多數由學校人事處工作人員兼管檔案工作，或者學校圖書館一些臨時人員管理，學校的人事檔案管理工作長期處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。

1.2 設備更新不到位，管理手段落后

我國大多數高職院校興辦運行的歷史較短，管理經驗不足，具體表現在檔案管理領域則是無史可鑒，無成套的規章制度可仿效。所以大多數高職院校特別是新合并升格的高職院校，就先沿用合并前的一些管理規章制度靠慣性勉強運行。大多數學校的檔案庫房基礎設施差，普通的辦公用房臨時做檔案庫房的情況比較多，其中有的學校甚至因為檔案材料多，把庫房安排在辦公樓的頂樓、拐角處或者地下室等等陰暗的地方，使得大多數檔案長期暴露在高溫潮濕的環境之中，對保護好學校檔案工作非常不利。此外，由于先前各校的隸屬關系、辦學規模、管理方式存在較大差異，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊，管理手段落后等問題，實質上是高職院校檔案管理制度的缺失。在這種情況下，檔案的收集、整理、歸類等工作主要還是依靠手工操作，沒有進行規范整理，當然談不上運用現代化、信息化的管理技術和手段進行管理。

1.3 管理理念不到位，管理制度缺失

大多數高職院校合并后，各個學校的領導班子和教職工都做了適當調整，合并后成立新的檔案管理部門對之前的檔案進行歸納整合。由于制度缺少連續性，在這個過程中容易出現兩種問題：一是，合并之前各個學校各自有各自的檔案管理部門和管理方式，合并后歸檔材料難度也大，制度不同，要求不同，材料收集難度大；二是，由于合并過程中檔案管理工作的疏漏，或者丟棄不見，或者遺留在個人手中，隨意放置，等到歸檔時，就會發現材料缺失較多，無形中增加了檔案收集工作的難度。

1.4 人員素質不到位，管理水平不高

有些高職院校沒有專門的檔案管理部門，或者沒有專職的檔案管理人員。有的學校是人事處相關人員兼管這項工作，有的學校是圖書館下設檔案部門，聘用臨時工性質的工作人員，沒有做到單獨設立檔案人員編制。這樣做的直接后果就是人員自身素質不高，創新性不夠，信息化技能水平不強，或者根本沒有精力全力投入到檔案管理工作中。此外，有些學校對檔案管理人員的培訓也不夠，有些學校對從事檔案工作的人員很少進行業務培訓，導致檔案管理人員對現代檔案管理理念、方法、手段等缺少最基本的認知，難以適應檔案信息化管理的需求。

2 人事檔案管理工作的信息化需求及管理策略

當前，信息技術已經滲透到事業發展的各個領域，高職院校的檔案管理工作檔案也不能例外。這就要求高職院校充分利用信息化手段，明確將信息化建設作為一項重要內容，加快檔案信息資源開發利用工作的保障環境，全面提升檔案信息資源開發利用水平和能力。從根本上講，檔案信息化建沒，主要是指通過計算機，網絡等高科技手段將傳統的檔案設計成人們可共享，方便查閱編輯的網絡化檔案。它的核心內容是在保證與傳統檔案目的相同的情況下，突出當然使用和保管的安全性及實用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難.方便人們快速準確的使用儲存所需要的信息。高校人事資源管理中會產生很多的檔案信息，比如：職工基本信息、學歷學位信息、職務變動信息、職稱變動信息、工資變動信息、崗位變動信息等等。只有將信息集合按照需要進行開發和利用才能體現信息積累的意義，通過信息化的管理達到更有效的開發和利用信息資源的目的。

2.1 領導重視是前提

領導重視是關鍵，只有領導重視才能在各方面有具體要求，才能有利于協調各崗位明確責任義務，保證進度和質量。必須讓領導充分認識高校檔案的價值，地位，作用和意義，同時充分認識高校檔案信息化建設的重要性和必要性。此外，協作是實施及管理的前提，只有各崗位人員通力合作、共同使用，積極發現并解決問題，才能不斷改進系統，使系統優點最大化。

2.2 資源整合是重點

加快高職院校檔案信息化建設，是一個復雜的系統工程，要做好這項工作，不但是需要各個學校領導，各個部門，在資金，物力，人事，技術等方面的大力支持和配合，更需要檔案管理工作人員不斷創新，與時俱進學習新的理論和實踐知識。比如，各部門實現其檔案信息化安全措施可以和學校網絡安全系統統一考慮，以節省人事和財力。召集有關網絡技術專家，共同醞釀制定檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，建立一套能夠勝任檔案信息化工作的電子檔案管理數據庫，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路。

2.3 硬件完善是基礎

人事檔案信息是隨時都可能變化的，信息化建設只是信息管理工程的開始，需要建立起有效的檔案管理運行系統，更新數據信息。準確的信息才是一切管理和決策的基礎。只有科學的管理和精心的維護，才會賦予信息系統生命，才能持續發展，為人事資源管理錦上添花。當然，為保障信息系統的有效運行，檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。或者專門設立綜合檔案室，添購檔案管理硬件設施、設備，分類存放，編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防水、防光、防磁、防蟲、防高溫、防塵、防鼠“十防”措施，為庫房配備溫度計、濕度計、滅火器、空調機和去濕機等設施，確保檔案材料管理規范、保管安全、利用方便，向檔案管理現代化邁進。

2.4 人員素質是保障

優秀的檔案工作人員要對本部門內部的工作內容、工作流程非常熟悉，要有整體觀念、大局觀念，同時積極搜集內部需求并善于思考不斷提出系統的修改改進意見，有步驟、有計劃的保障信息系統的安全實施和有效管理。學校需要積極引進檔案管理專業人才和計算機專業人才，并通過培養、引進和人才流動等方式，優化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業素質和綜合實力的檔案管理隊伍。學校還要積極支持現有的檔案管理人員參加國家和省、市級檔案部門舉辦的業務學習，或者到附近兄弟院校參觀學習，促使其業務能力得到提高。同時還要學習較高的管理能力。通過各種方式培訓努力打造出一支責任心強、技術過硬，適應信息化管理需要檔案管理人員隊伍。

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