高校畢業(yè)生人事檔案管理探析

□文/劉 靜

（咸陽師范學院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學院 陜西·咸陽）

一、高校畢業(yè)生人事檔案的重要性

建立在高校學生學籍基礎(chǔ)上的高校畢業(yè)生人事檔案記錄著學生在校期間的表現(xiàn)與經(jīng)歷，同時記錄著他們在工作之后的職稱評定、工資待遇、社會福利與保險繳納等情況。這種檔案材料對高校畢業(yè)生在今后的自我提升與工作發(fā)展方面發(fā)揮著證明作用，對于國家、社會用人單位以及畢業(yè)生而言具有重要意義。

（一）高校畢業(yè)生人事檔案管理對國家發(fā)展的重要性。國家競爭的本質(zhì)在于人才的競爭，高校畢業(yè)生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發(fā)展以及綜合國力的提升而言發(fā)揮著重要作用，在此過程中，高校畢業(yè)生人事檔案由于能夠?qū)Ξ厴I(yè)生的專業(yè)、學歷、品德、才干等作出反應(yīng)，因此可以作為實施人才競爭戰(zhàn)略工作中的重要依據(jù)。同時高校畢業(yè)生人事檔案本身就是我國檔案管理事業(yè)中不可或缺的內(nèi)容，因此，做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發(fā)展還是對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用。另外，高校畢業(yè)生人事檔案可以讓國家對高校畢業(yè)生的學習經(jīng)歷、就業(yè)方向以及工作發(fā)展做出了解，這對于我國調(diào)整人才戰(zhàn)略、教育計劃以及促進就業(yè)率的提升等可以發(fā)揮出參考作用。

（二）高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現(xiàn)在兩個方面：一是能夠讓企業(yè)更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現(xiàn)人盡其能。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業(yè)生的學歷、在校表現(xiàn)、實習經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質(zhì)，這些內(nèi)容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據(jù)并提供參考作用；二是能夠讓企業(yè)更好的掌握員工信息與狀態(tài)，從而為企業(yè)人力資源管理工作提供依據(jù)。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據(jù)。同時，根據(jù)高校畢業(yè)生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質(zhì)來合理安排員工培訓，從而促進畢業(yè)生對自身工作的盡快融入以及職業(yè)能力的提升。

（三）高校畢業(yè)生人事檔案管理對畢業(yè)生自身的重要性。高校畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生的各類信息，并且也能夠?qū)Ξ厴I(yè)生綜合素質(zhì)做出反映。一是在畢業(yè)生求職過程中，畢業(yè)生的人事檔案是社會企業(yè)事業(yè)單位人才招聘以及公務(wù)員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內(nèi)容，在此過程中，畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮著依據(jù)作用；二是在畢業(yè)生參加工作后的職務(wù)晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發(fā)揮著憑證作用；三是高校畢業(yè)生人事檔案記錄著高校畢業(yè)生的職務(wù)、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業(yè)生對自身合法權(quán)益做出維護的重要憑證；四是畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生在學習以及工作中的各項考核數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)，畢業(yè)生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質(zhì)做出有針對性的提升，從而推動自身事業(yè)的發(fā)展。

二、高校畢業(yè)生人事檔案管理對策

（一）對高校畢業(yè)生人事檔案管理給予高度重視。在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續(xù)管理工作得以有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業(yè)生自身，都應(yīng)當樹立重視畢業(yè)生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領(lǐng)導對畢業(yè)生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領(lǐng)導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業(yè)生人事檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，并且要強化對畢業(yè)生人事檔案管理工作的領(lǐng)導與把控。從行為實踐方面來看，高校領(lǐng)導要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業(yè)生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設(shè)施的完善，從而確保檔案管理機構(gòu)能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業(yè)生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應(yīng)當對高校畢業(yè)生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在偽造內(nèi)容或者內(nèi)容單一的問題，但是這并非普遍的現(xiàn)象，因此，用人單位應(yīng)當將畢業(yè)生人事檔案當作是對畢業(yè)生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業(yè)生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業(yè)生，應(yīng)當認識到畢業(yè)生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關(guān)，其內(nèi)容所具有的真實性、權(quán)威性以及有效性能夠為畢業(yè)生的工作以及自我提升發(fā)揮出重要作用，所以，高校畢業(yè)生應(yīng)當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉(zhuǎn)遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。

（二）對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度作出完善。在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業(yè)生人事檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案管理工作中的檔案構(gòu)建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構(gòu)建補充制度，從而推動畢業(yè)生人事檔案的充實，確保體現(xiàn)出畢業(yè)生的各類信息。在此方面，高校畢業(yè)生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態(tài)度，確保人事檔案信息的準確與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構(gòu)建基礎(chǔ)。所收集的檔案內(nèi)容要具有完整、全面的特點，并重視體現(xiàn)出畢業(yè)生的專業(yè)能力、政治素質(zhì)以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業(yè)生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規(guī)定，同時要對高校畢業(yè)生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構(gòu)建追蹤收集制度的基礎(chǔ)上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業(yè)生人事檔案價值的實現(xiàn)需要建立在高校畢業(yè)生人事檔案得以有效利用的基礎(chǔ)之上。在此方面，高校要對畢業(yè)生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規(guī)定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應(yīng)當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續(xù)方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業(yè)生人事檔案管理單位在對這些內(nèi)容做出核實的基礎(chǔ)上才能夠進行檔案借閱。在構(gòu)建檔案借閱與利用審批制度的基礎(chǔ)上，高校畢業(yè)生人事檔案管理單位還應(yīng)當制定有效的監(jiān)督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監(jiān)督來避免在檔案的借閱與利用中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，從而避免檔案的丟失。對于違規(guī)現(xiàn)象，應(yīng)當明確規(guī)定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。

（三）推動檔案管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)的提高。無論是在傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，還是在高校畢業(yè)生人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作隊伍的專業(yè)素質(zhì)都在很大程度上影響著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，構(gòu)建一支具有較高專業(yè)素養(yǎng)的高校畢業(yè)生人事檔案管理隊伍對于提高高校畢業(yè)生人事檔案管理工作成效與質(zhì)量而言具有重要意義。在此過程中，首先要對檔案管理隊伍建設(shè)給予高度重視。通過在經(jīng)費與編制等方面給予支持以及確保檔案管理工作者招聘、任用制度的合理化來提高檔案管理人員的工作積極性。特別是在招聘方面，應(yīng)當構(gòu)建嚴格的招聘指標，從而從招聘關(guān)來確保檔案管理工作隊伍整體素質(zhì)的提升；其次，檔案管理工作人員要對畢業(yè)生人事檔案管理工作所具有的重要性做出認知，通過強化自身的責任心、學習意識來確保高校畢業(yè)生人事檔案管理工作成效的提升。尤其是在檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理工作人員要重視自身現(xiàn)代管理理論以及信息化技術(shù)能力的提升，從而推動畢業(yè)生人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；三是高校畢業(yè)生人事檔案管理單位有必要強化檔案管理人員培訓，并對檔案管理隊伍的構(gòu)成做出合理配置，從而構(gòu)建具有較高業(yè)務(wù)水平、綜合能力強、掌握一定信息技術(shù)能力的現(xiàn)代檔案管理工作隊伍，以適應(yīng)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的發(fā)展。

［1］高芳.淺議高等學校畢業(yè)生檔案管理工作［J］.檔案天地，2011.2.

［2］譚燕萍.從檔案安全體系建設(shè)看庫房安全隱患［J］.四川檔案，2010.5.

［3］彭珊琳.高校畢業(yè)生材料歸檔及其檔案轉(zhuǎn)遞［J］.上海檔案，2010.9.

［4］王良城.檔案安全保障體系建設(shè)基本任務(wù)探析［J］.中國檔案，2010.4.