學校檔案管理淺析

許愛華

中圖分類號：G648文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2014）24-0005-01

檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是辦好一所學校的重要基礎工作，更是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。只有充分有效的開展檔案工作，不斷地總結教育工作經驗，探索、掌握教育工作方面的規律，才能在維護學校教學、科研和管理人員合法權益方面起到不可估量的作用。學校檔案是學校各項日常工作中形成的第一手資料，是經過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是學校開展各項工作的見證。筆者認為應該從以下幾個角度開展檔案管理工作。

1.提高管理素質，加強服務意識

更新觀念，轉變思想。由于長期受檔案神秘的影響，大家對檔案資料的開發利用不同程度的存在著顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了學校檔案服務功能的有效發揮。所以學校有關方面和檔案工作人員在這一方面要解放思想，更新觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發服務功能，努力為科學決策服務、為廣大師生員工服務。

2.做好協調工作，收集整理并重

2.1及時收集整理辦學方向的文件材料。學校在貫徹教育方針、樹立現代化教育觀念時要根據每個學校具體的環境條件制定合適學校總體發展的規劃、年度工作計劃和專題工作總結，每年召開教工代表大會討論研究學校教學發展方向及學校管理等形成的文件材料，學校組織教職員工、黨政領導班子學校教育法律法規，依法治校的的會議記錄、專題教材、簡報，還有各處、室依據學校的總體發展規劃和年度工作計劃制定的實施辦法、工作細則等。學校檔案工作人員隸屬校辦公室，對及時了解學校重大活動有著得天獨厚的有利條件，應充分發揮自己的優勢，主動跟蹤學校的重大活動，了解學校長期規劃和年度計劃的主要內容，預測各類文件材料的形成規律，制定文件材料收集計劃，特別要在各項重大活動結束后及時向有關部門和人員收集應歸檔的文件材料，其中圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料應請有關部門和人員做好文字說明。辦學方向的檔案材料體現了一個學校的辦學水平和學校管理的總體能力，是上級對學校工作進行考察時必查的檔案資料，是學校檔案工作中的一個重點，其特點是不能按照常規在學年結束后進行文件材料的收集，而應在學校重大活動結束后隨時收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和實效性。

2.2定期收集整理學校隊伍建設的文件材料。學校從應試教育轉到素質教育后學校教師隊伍的素質在不斷的探索中提高，不僅要求教師具有一定的專業知識水平，而且還要從各個環節充實并提高自身的業務水平，以《中小學教師職業道德規范》嚴格要求自己，遵紀守法，案規定參加繼續教育，每年寫一篇師德、師風的心得體會，進行師德、師風民主評議活動，參加各級各類升級考試，要求教師在教學工作實踐中總結出有益的經驗，鼓勵教師撰寫論文并在各級各類刊物上發表。教師隊伍在提高自身隊伍素質過程中形成的有特色的教案、論文、年度考核材料，指導學生參加各類競賽活動的文件材料和獲獎證書等，體現了一個學校的師資水平，這部分材料是學校對教師進行培使用的重要參考資料，學校檔案管理人員應加強這方面文件材料的收集，并按教研組進行分門別類，以便提供利用。

2.3有效收集整理其他常規工作文件材料。學校檔案管理是學校常規管理的組成部分，學校常規管理主要內容有：學校教師根據教學大綱，研究教材，編寫教案，批改作業，組織測試，反饋學生的知識掌握情況，對不同層次的學生采取不同的方法，分類推進，并對后進生做好轉化工作，每個教學階段都要做教學質量分析；學校圖書館、儀器設備購置利用后一般都要進行造冊登記；學校征用土地，進行基本建設和各種建筑物質量達標驗收等過程中形成了專門的基本建設檔案；學校進行財務管理、會計核算時形成了會計檔案；安全工作是學校管理的一個不可缺少的環節，學校沒學期都制定了一系列安全管理制度、責任書等。學校常規管理過程中形成的各種文件材料是學校檔案的重要組成部分，它對提高學校日常管理質量和工作效率有著重要的參考作用。但這些檔案材料一般分散在學校各職能部門，想要有效的提高學校檔案的利用效率，學校所有檔案就必須實行集中統一管理，以便統一開發檔案信息資源，有效的為學校領導和學校各項工作服務。

2.4在學年結束后對收集的有關材料按類別進行分門別類，編制檢索工具，裝訂收藏，以便今后的使用。

總之，學校檔案管理工作直接關系到學校的辦學質量，所以檔案管理者要有重點、有計劃的收集，合理地整理學校各門類的檔案，發揮學校檔案資源建設的基地作用，把對學校和社會有保存價值的檔案集中管理，并采取切實有效的措施豐富學校檔案管理資源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率，讓檔案管理工作位學校的進步與發展發揮應有的作用。endprint