醫院檔案管理創新策略研究

任 璐 劉凌云 祝麗波

青島市膠州中心醫院，山東青島 266300

對于醫院檔案管理創新來說，主要的創新思路便是工作方法、管理模式以及相關檔案管理技術應用等方面。并且在創新中為了取得較好效果，也應當分析醫院檔案管理現狀中存在的一些問題，針對這些問題進行有針對性的創新無疑能夠取得事半功倍的作用。

1 醫院檔案管理現狀

近年來隨著計算機技術和網路技術的普及，在醫院檔案管理中基本實現了計算機檔案管理系統的應用，改變了傳統的檔案管理模式，從檔案信息錄入到存儲、查詢等都通過計算機來進行，大大提高了檔案管理的工作效率。因而當前的醫院檔案管理工作模式較傳統的檔案管理工作模式而言也發生了很大改變，在新形勢下對于檔案管理工作也提出了更高的要求。近年來隨著新醫改的推行，其檔案管理工作也呈現了一些新的特點。應當指出，當前醫院檔案管理中依然存在著一些較為突出的問題，如信息化建設滯后、缺乏較好的管理機制以及缺乏高素質檔案管理人才等等[1]。雖然信息技術的應用提高了檔案管理工作效率，但也產生了一些新的問題，需要在檔案管理中針對這些問題積極進行創新，打破傳統的思維，樹立科學的檔案管理意識。

2 醫院檔案管理中存在的問題

2.1 信息化建設滯后

信息化建設滯后這一問題主要體現在兩個方面，一方面，在我國醫院檔案管理信息化建設中，存在發展不均衡的問題，部分醫院還沒有開展較好的信息化建設，缺乏相關投入。例如在一些偏遠地區的醫院檔案管理中，由于缺乏較好的資金支持，很多醫院檔案管理依然是傳統的工作模式，沒有采購相關計算機設備。另一方面信息化建設滯后問題還體現在相關信息系統不完善等方面，雖然近年來我國大多數醫院都對檔案管理工作模式進行了改革，加強了信息化建設。然而從實際應用情況來看，在檔案信息管理系統應用中，存在功能單一、系統老化、安全措施不完備等問題[2]。部分醫院的檔案管理由于缺乏較好的安全保障措施，使得其檔案管理中存在著很大的安全隱患，可能會造成檔案信息的丟失。并且在檔案信息管理中，也缺乏較好的網絡化應用。

2.2 缺乏較好的管理機制

隨著計算機技術和信息技術在醫院檔案管理中的應用，改變了傳統的檔案管理模式，這也要求在檔案管理機制方面進行相應的調整，以適應檔案管理模式的改變。當前很多醫院的檔案管理機制所針對的還是傳統的檔案管理模式，并沒有針對當前檔案管理工作的特點進行改變，從而使得這種傳統的檔案管理機制很難適應當前的檔案管理工作需求[3]。例如在檔案保管方面，現代檔案管理中檔案信息主要儲存在計算機設備中，為了保證檔案管理的信息安全，就需要在檔案管理機制中體現出這一特點。如果在檔案管理機制中缺失了相關的信息安全保護內容，就會造成一定的信息安全隱患。另一方面，在檔案管理機制中，如果不對傳統的檔案管理機制進行改變，也會影響檔案管理的工作效率，無法充分體現出新的檔案管理模式對于工作效率提高方面的顯著作用。

2.3 缺乏高素質的檔案管理人才

在檔案管理創新中，做好相關的人才保障也是非常重要的一個方面，特別是隨著計算機技術、信息技術等在醫院檔案管理中的應用，人才的重要性開始進一步凸顯。事實上，隨著近年來醫院信息化建設速度的加快，越來越多的醫院已經開設了專門的信息技術管理部門，組成了專業的信息技術團隊對各種信息技術的應用提供技術支持。對于醫院檔案管理來說，也是如此，由于缺乏高素質的相關人才，沒有充分利用檔案管理信息系統的各種功能。同時，很多醫院檔案管理人員并不具備熟練的計算機操作能力，極大限制了檔案管理信息技術的應用。對于檔案管理創新來說，人才是創新的基礎，由于缺乏相關的高素質人才，無法較好的針對醫院檔案管理情況進行有效的創新，當前這一人才缺乏問題主要是由于信息技術在醫院檔案管理中的應用造成的。

3 醫院檔案管理創新策略

3.1 構建高效的信息管理系統

在醫院檔案管理創新中，創新應當構建更加高效的檔案信息管理系統，隨著醫院檔案管理信息化建設的推進，應當對于現有的檔案信息管理系統進行優化。醫院應當針對自身檔案管理工作的特點，在信息管理系統功能方面進行相應的調整，豐富檔案管理系統的功能，在滿足主要功能需求方面應當增加一些輔助性功能，例如在檔案管理信息檢索方面進行優化。簡化檔案信息管理系統的步驟環節，提高檔案管理工作效率，充分發揮信息技術在檔案管理方面的優勢[4]。同時，還應當提高檔案信息管理系統的安全性，配備完善的安全設備，如防火墻、數據信息備份設備等等，提高檔案信息的安全性保障。在構建高效信息管理系統中，還應當充分融入網絡技術，在保證信息安全的基礎上，實現資源共享、信息共享，這對于提高檔案管理的工作效率也有著重要意義。

3.2 完善檔案管理機制

針對當前檔案管理工作的特點，應當建立起更加完善的檔案管理機制，例如在檔案管理信息化建設方面，由于檔案管理的工作方式發生了改變，因而在檔案管理機制中也應當進行相應的調整。從檔案管理制度、人員配置、責任機制等方面都應當進行調整，使之能夠適應新檔案管理模式的特點。制定完善的檔案信息安全管理制度，由于檔案信息都存儲在計算機設備中，如果發生計算機安全事故，可能會造成檔案信息的損害[5]。因而在檔案管理中為了提高檔案信息的安全性，應當建立相關的安全制度，制定完善的操作規范，建立數據信息備份制度，規定操作人員定期進行數據信息備份，并且做好保存工作。同時，在檔案信息查詢方面也應當完善相關制度，設置嚴密的訪問權限，禁止沒有權限的人訪問檔案信息數據庫，完善相關責任制度，提高檔案管理人員的責任感和使命感。

3.3 做好人才保障

為了促進醫院檔案管理水平的提高，應當做好人才保障工作，積極引進高素質的檔案管理人才，特別是具有檔案管理經驗和熟練操作計算機設備的檔案管理人才。對于醫院檔案管理人員開展相關的培訓，定期組織相關人員進行學習，并且制定相應的考核制度，以此提高檔案管理人員的工作能力和技術水平。在人員配置方面，應當充分保障檔案管理部門的用人需求，針對當前一些醫院檔案管理部門人員配備不足的情況應當積極進行解決。另一方面，還應當建立起較好的激勵機制，如績效考核機制、評價機制等等，激發檔案管理人員的工作積極性，改變傳統檔案管理工作中激勵機制缺失的問題。營造良好的環境文化，使得醫院檔案管理人員在工作中能夠有著更高的熱情和責任心。

醫院檔案管理作為醫院管理中的重要組成部分，關系著醫院管理工作中的方方面面，提高醫院檔案管理水平對于提高其核心競爭力也有著重要作用。當前醫院檔案管理中還存在著一些較為突出的問題，如信息化建設滯后、缺乏完善的檔案管理機制、缺乏高素質的人才等等。因而在醫院檔案管理創新中，就應當針對這些問題積極進行解決，進行更加有針對性的創新，這對于提高醫院檔案管理水平，促進醫院發展有著重要的作用。

[1]和贛紅.醫院檔案管理創新與改革探討[A].國家檔案局.檔案事業改革與創新—2013年全國青年檔案工作者研討會論文集[C].國家檔案局，2013:7.

[2]樊偉萍.關于醫院檔案管理創新的幾點思考[J].劍南文學(經典教苑),2011（8）:224.

[3]呂同琴.醫院檔案管理工作的現狀及創新探討[J].現代養生,2013,12:79-80.

[4]羅文嫦.新形勢下醫院檔案管理創新與實踐[J].辦公室業務,2013（5）:190，198.

[5]王霞玲,王鐵玲.有關醫院檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務,2012（11）:26，28.