論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理

辛清華

呼倫貝爾市疾病預防控制中心，內蒙古呼倫貝爾021008

論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理

辛清華

呼倫貝爾市疾病預防控制中心，內蒙古呼倫貝爾021008

檔案信息管理由于網絡技術的廣泛應用而進入現代化管理的先進行列,因此，有必要將人事檔案管理人員的綜合素質提高，規范人事檔案工作信息化、規范化、標準化的工作要求，根據事業單位的實際情況，設置人事檔案管理員，定期將相關資料按規定存入人事檔案室。為了促進檔案的信息化、規范化、標準化管理，充分發揮人事檔案的積極作用,應積極地將檔案管理技術與網絡信息技術通過事業單位人事檔案有機的結合起來。

事業單位人事檔案；信息化；規范化；標準化

1 人事檔案在事業單位的信息化管理

人事檔案管理是開展各種工作的基礎,是每個人在單位人事部門被管理的重要憑證，是組織行為，是個人從事各種社會活動的記錄,對單位干部的考察和識別、優秀人才的選拔、各項工作開展的促進以及加強事業單位干部隊伍建設具有重大的現實意義和深遠的歷史意義[1]。利用現代計算機網絡通信技術,為最終實現檔案信息傳遞網絡化，在檔案信息計算機檢索系統中可將檔案信息檢索的方式不斷改進，向網絡檢索及智能檢索逐步發展[2]。另外，檔案信息資源等人事檔案可通過計算機可進一步分類、提取、分析、加工等管理,大大提高檔案工作的效益。

1.1 檔案管理的現代化要求

人事檔案工作人員要本著為單位、為干部職工認真負責的態度，高度重視人事檔案材料的收集、查找、補充工作，勇于進取、更新觀念，按照組織部門規范整理干部人事檔案材料的要求，仔細閱讀缺檔材料主要目錄和補充方法，按時完成本單位人事檔案的清理審核和規范化建設。為使計算機數字化管理的優越性得到充分發揮，需加強計算機管理檔案意識、科技化意識、檔案管理的現代化意識[3]。使檔案人員計算機技能的管理水平得以提高。

1.2 提升人事檔案管理人員的思想道德和專業素質

由于在檔案管理和建設中人事檔案工作人員承擔著十分重要的責任，因此不斷加強檔案管理人員的職業道德和政治思想教育，使其具備較高的政治思想覺悟，具有堅定的政治鑒別力、政治責任感和政治敏銳性。檔案信息化的關鍵即提高檔案工作人員素質和工作意識的培養，這就需要培養一支既要政治思想過硬又要專業技術過硬的檔案管理人員隊伍。隨著信息時代的到來，在業務素質上對每位檔案工作人員提出了更高的要求，因此，為努力使自己成為具有雙重知識結構的復合型人才，既懂得計算機管理技術，又熟悉檔案管理業務知識，管理人員要將自己的知識面不斷拓寬，加強專業知識學習，使文字能力、綜合分析能力提高，掌握現代信息管理技術，并且對人事檔案管理軟件知識及計算機知識的學習不斷加強。

1.3 加強檔案管理的安全意識

隨著計算機網絡技術在檔案信息化建設中的應用，信息安全成為檔案信息化管理中的一個瓶頸，檔案信息會因檔案人員的安全意識和保密意識不強，造成信息缺少嚴格管理和審查而引起丟失和泄密，帶來巨大的損失。給檔案管理帶來了安全隱患[4]。而且對于計算機病毒和黑客攻擊，以及計算機系統和網絡本身存在的安全缺陷等原因，使得檔案信息的安全和保密受到極大的威脅。

2 事業單位人事檔案的規范化、標準化管理

人事檔案的基礎前提是推進人事檔案工作規范化、標準化，一個人的基礎檔案主要包括：中學時期的入學、畢業學生登記表，報考信息和黨團材料。大學時期的入學、畢業學生登記表、體檢表、成績單、黨團材料及就業報到證，落編手續等，記載了一個人大量重要的信息如學習經歷、品德作風、政治思想、工作表現等。是對一個人全面系統了解和評價的重要參考依據。檔案工作規范化、標準化的質量由人事檔案的基礎決定，影響人事檔案的質量和完整。

（1）人事檔案新補充材料要求統一為A4規范辦公用紙（原始件除外），正反打印。左側裝訂；排版形式為橫寫橫排，注意檢查標題是否準確，是否符合審批權限，有無日期等；人事材料要配套完整，新落編人員歸檔材料應具有事業單位增（進）人計劃卡，大、中專畢業生市場就業介紹信，事業單位工作人員轉正定級工資審批表，學歷、專業技術職務材料，政審、黨團、體檢表、就業通知書等；字跡要牢固清晰[5]。①履歷、②自傳、③鑒定、考核、考察、④學歷、專業技術職務、⑤政審、⑥黨團、⑦獎勵、⑧處分、⑨工資、任免、招工、⑩其他材料等，都要使用鋼筆或碳素筆、藍黑墨水和A4紙張，確保證字跡清晰，便于長期或永久保存和利用；人事檔案具有保密性，不得遺失、涂改、勾畫及亂加批注，不得拆散、隨意增加或抽出。以利于日后標準化、現代化檢索手段的利用。

（2）實施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標準化、規范化的關鍵環節。其根本目標為實現檢索利用便捷化、案卷完整化以及利用價值的最大化的檔案保管。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。為規范化、標準化的檔案管理奠定堅實的工作基礎。

3 提高人事檔案質量是推進檔案工作規范化、標準化的基礎

檔案信息存儲安全和利用安全遵循安全性原則是人事檔案信息安全的主要內容。檔案需通過采取有效措施和技術手段建立數據恢復機制和備份。對國家有關規定和要求需嚴格遵照，安全保密工作高度重視，安全保密意識需牢固樹立。在技術安全管理方面，為保證安全，做到外網不與檔案內部局域網連接。為確保具有安全性、可靠性和可控性的系統，要制定系列管理辦法和規定如信息錄入、設備管理、信息維護、網絡維護等，系統通過規范、科學、嚴密的制度來可靠運行。

總之，人事檔案管理信息化應遵循的原則即按照資源共享、安全高效、統籌規劃、分步實施、上下互通、重點突破，完善干部人事檔案管理信息平臺，實現資源共享。遵循安全性原則，加強干部信息化建設。強化學習，提高管理人員技能水平。注重對系統管理與維護，提升使用價值。提高工作的質量和效率[8]。

[1]張凱軍.事業單位人事檔案的信息化管理淺探[J].科技視界，2013(29)： 309.

[2]王燕.Research on the Personnel Archives Informatization Management in Vocational Institutions[D].山東大學，2014.

[3]劉維秦.事業單位人事檔案的信息化管理[J].青春歲月,2011(24)：319，318.

[4]史毓，王愛珍.事業單位人事檔案的信息化管理[J].現代營銷(學苑版)，2011(6)：218.

[5]劉焱華.事業單位人事檔案的信息化管理[J].華章，2011,(29)：314.

[6]阿依夏木·亞合甫.事業單位人事檔案的信息化管理[J].華章，2013(5)：302.

[7]蘇杏.縣級事業單位人事檔案管理實踐[J].浙江檔案，2013(3)：65.

[8]李玲.論高校畢業生人事檔案管理存在的問題及解決對策[D].安徽大學，2012.

R197.324

A

1672-5654（2015）01（b）-0038-02

2014-10-28）

辛清華（1963-），女，本科，內蒙古呼倫貝爾市人，館員，從事檔案管理、人力資源、政工人事等工作，現任呼倫貝爾市疾控中心行政辦公室主任。