面向信息資源共享的高校檔案管理方式分析

田 園

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

面向信息資源共享的高校檔案管理方式分析

田 園

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會越來越信息化，對于高校來說，檔案信息化管理水平逐漸提高，而高校檔案的信息化管理也成為一項重要工作。本文通過闡述高校檔案信息資源共享管理的必要性，討論現(xiàn)如今存在的問題，并且給出解決的措施。

信息；資源共享；高校；檔案管理

高等院校是培養(yǎng)人才的主要地方，而對于高等院校來說，檔案資源的管理水平對高校的發(fā)展起著一定的作用，所以面對高校檔案管理問題，應(yīng)該給予足夠的重視。所以本文旨在討論高校檔案信息資源共享的必要性，存在的問題，最后給出相應(yīng)的措施。

一.發(fā)展高校檔案管理信息化的必然性

全球信息化的到來，給整個世界帶來了很大的影響，而對于高校來說，檔案的管理也將會越來越跟上時代的腳步。這對于高校來說將會是一個新的發(fā)展階段,將檔案資源管理引入新的研究之中。檔案資源管理的信息化為我們提供了更合理、更便捷的思考角度，從而使檔案資源達(dá)到一個新的信息化管理。高校檔案是所有人才智慧的結(jié)晶，也是高等院校辛勤勞動的成果,對檔案資源進(jìn)行信息化管理，可以使高等院校的檔案管理工作更加便捷，在需要查詢檔案資料的時候能更加快速，這使高等院校在檔案資源管理方面，達(dá)到了一個新的起點(diǎn)。而高校檔案資源管理的好壞是學(xué)校開發(fā)潛力大小的標(biāo)志之一。

在高等院校的各種工作中，檔案資源管理工作也是非常重要的，它在高校工作中是不可或缺的角色，而對于高校檔案資源管理來說，信息化是檔案資源管理工作的必然結(jié)果。首先，高校檔案資源實現(xiàn)信息化，可以使檔案資源在學(xué)校的各部門實現(xiàn)共享，進(jìn)而與社會進(jìn)行對接，使檔案資源顯出最大價值。其次，信息化的到來，對檔案資源管理工作的順利進(jìn)行起到很大的作用。最后，開展檔案信息化管理工作，可以利用反饋回來的問題做出一些措施來解決檔案管理中存在的不足，從而針對反饋出來的問題給予解決的措施，以此來加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作。所以對于高校來說，檔案資源的信息化管理，是當(dāng)代社會發(fā)展的必然結(jié)果，不管是高等院校還是企業(yè)，檔案管理工作都是非常重要的，實現(xiàn)檔案資源信息化是檔案管理工作的最終目標(biāo)，也是適應(yīng)信息化社會的必要結(jié)果。所以促進(jìn)高校檔案資源共享,無疑具有十分重要的意義。

二.現(xiàn)如今高校在檔案信息化管理工作中出現(xiàn)的問題

1.高校不重視檔案信息化管理工作

雖然很多高校已經(jīng)在很多方面實現(xiàn)了信息化交流，但也有很多高校并沒有意識到檔案信息化管理的重要性，從而使檔案資源管理工作相對于學(xué)校的其他工作來說，落后了很大一截。這主要是高校檔案管理部門還沒有這方面的意識，從而沒有對檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，再加上工作人員對現(xiàn)如今的狀況比較滿意。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案資源的管理不夠關(guān)心，認(rèn)為檔案管理是件小事，不需要給予足夠的重視，這對高校檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。

2.高校檔案管理的設(shè)施比較落后

檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，是由很多方面所決定的，而大多數(shù)高校檔案管理的設(shè)施比較落后的話，這給檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，而如果檔案管理的工作環(huán)境較差等，也會不利于檔案管理工作的進(jìn)行。

3.檔案工作缺乏安全保障意識

現(xiàn)如今，很多高校對檔案資源管理的工作沒有給予足夠的關(guān)心，從而使檔案管理工作人員對其產(chǎn)生了不重視，在檔案管理過程中沒有進(jìn)行一定的安全保障，而使一些學(xué)生的相關(guān)信息被暴露，從而給當(dāng)事人和學(xué)校都造成了不好的影響，所以，針對檔案管理工作中的安全問題，高校應(yīng)該給予足夠的重視。

三.針對檔案管理問題給出解決的措施

1.完善檔案信息化管理設(shè)施

高校應(yīng)該對檔案資源的管理給予高度的重視，將檔案的信息化管理放在學(xué)校的主要任務(wù)當(dāng)中，同時給予一定的資金作為保障，使檔案資源的信息化建設(shè)更好的進(jìn)行。同時提高檔案管理部門和工作人員的技術(shù)水平也是至關(guān)重要的。另外，高校還應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部信息化的建設(shè)，以實現(xiàn)各單位及部門與檔案資源相對接，從而推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。

2.改善檔案管理相關(guān)制度

要發(fā)展檔案資源信息化管理建設(shè)，相應(yīng)的管理制度是必不可少的，改善以前不足的管理制度，也是至關(guān)重要的，高校應(yīng)該抱著實事求是的心態(tài)，對學(xué)校上下進(jìn)行重新調(diào)整，使學(xué)校可以更好的建設(shè)檔案資源管理設(shè)施，來保證形成信息化的檔案管理制度體系。利用制度來規(guī)范和約束高校檔案管理的工作，使檔案資源工作順利的進(jìn)行。另外，高校檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)對檔案的保密工作，保障檔案資源管理的安全系數(shù)。

3.借鑒先進(jìn)的管理理念

高校檔案的信息化管理，還必須借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理理念，來完善本學(xué)校落后的管理理念。但是運(yùn)用其他的管理理念，還要考慮自身的實際情況，不能死搬硬套，缺乏一定的創(chuàng)新意識，還要考慮到當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展情況，對檔案信息化的管理進(jìn)行一定的創(chuàng)新，來提高檔案信息化管理和技術(shù)水平，為實現(xiàn)檔案資源的信息共享創(chuàng)造有利條件，從而保證檔案信息化的管理質(zhì)量。

4.關(guān)心檔案管理工作人員

高校不能忽視檔案資源管理的重要性，對于檔案管理工作人員來說，檔案管理工作是一項非常無聊的事，所以為了檔案工作的有序進(jìn)行，高校應(yīng)該及時對工作人員的情緒進(jìn)行安撫。同時，高校也應(yīng)該盡量滿足他們在薪水等其他方面的要求，使檔案管理工作更好的進(jìn)行。另外，高校還應(yīng)該在檔案管理知識及信息技術(shù)方面對相關(guān)人員做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，有計劃、有目的的培養(yǎng)出一批既懂得計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又有活力對工作熱心的復(fù)合型人才。高校可以有組織地吸收和培養(yǎng)一些業(yè)務(wù)骨干，利用這些骨干的模范帶頭作用，來帶動檔案管理隊伍的工作潛能，從而全面提升高校檔案管理的效率和水平。

結(jié)語：

本文通過討論高校檔案信息化的必要性,發(fā)現(xiàn)目前存在的問題及提出解決的措施,了解到對于高校來說,檔案管理信息化是非常重要的,只要高校在檔案管理方面做足功課,那么檔案管理工作一定能有序的進(jìn)行下去。

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