關(guān)于中小企業(yè)建筑工程中的檔案管理問題研究

童瑜

摘要：大量工程項(xiàng)目的出現(xiàn)必然也會(huì)出現(xiàn)大量的建筑工程檔案，而這些檔案不僅能夠?yàn)橥蠼ㄖこ痰慕ㄔO(shè)和發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒，更是一種歷史性的檔案。因此，為保障和促進(jìn)建筑工程事業(yè)的發(fā)展，研究建筑工程檔案管理過程中的存在問題并探索解決辦法顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；建筑工程；檔案管理；檔案材料

在整個(gè)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，中小企業(yè)占有十分重要的地位。中小企業(yè)在繁榮市場、增加就業(yè)機(jī)會(huì)、方便群眾生活、推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、拉動(dòng)民間投資、優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)等方面，都發(fā)揮著十分重要的作用。中小企業(yè)各職能部門在綜合運(yùn)用資源條件、勞動(dòng)力、資本、科學(xué)技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽(yù)等要素，制造產(chǎn)品獲取利潤和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)的活動(dòng)中，產(chǎn)生了各種形式的原始記錄材料，形成了中小企業(yè)檔案。這些檔案對(duì)企業(yè)今后的發(fā)展有著重要的參考利用價(jià)值，是企業(yè)寶貴的情報(bào)財(cái)富。對(duì)中小企業(yè)檔案的科學(xué)保管和合理利用，將產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

一、中小企業(yè)建設(shè)工程檔案管理問題分析

（一）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低

由于中小企業(yè)受經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的制約，在人員配備方面也力求精簡。一個(gè)職員兼多種職務(wù)的情況在中小企業(yè)中是常有的。據(jù)調(diào)查，許多中小企業(yè)的檔案管理工作都是由辦公室某一人員兼管，很少有設(shè)立專職檔案管理員。這種兼職檔案管理員，要么缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，要么由于一身多職，顧此失彼，難以做好檔案管理工作。中小企業(yè)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也不夠重視，影響了檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高和視野的開闊。一些檔案管理人員自覺學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)企業(yè)工作流程和技術(shù)知識(shí)不熟悉，也無法適應(yīng)新形勢下中小企業(yè)檔案工作的需要。

（二）檔案材料因竣工拖后而無法按時(shí)報(bào)送

近年來，隨著建筑市場的不斷規(guī)范化，國務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，旨在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重要性，但是由于建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，致使工程竣工時(shí)不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時(shí)的向城建檔案館報(bào)送，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗(yàn)收完成時(shí)，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交滯后。

（三）竣工后由于人為原因檔案移交不及時(shí)

由于施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時(shí)完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進(jìn)行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗(yàn)收后無法收齊，這些原因都會(huì)造成了施工檔案移交不及時(shí)。

二、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

（一）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入

加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是檔案工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先，必須根據(jù)中小企業(yè)檔案管理人員的特點(diǎn)和要求，舉辦形式多樣的培訓(xùn)班，有針對(duì)性地解決中小企業(yè)檔案管理急需解決的問題；其次，培訓(xùn)的內(nèi)容要跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，及時(shí)將檔案管理的新技術(shù)，新方法、新理念傳授給受訓(xùn)者，增強(qiáng)檔案人員與時(shí)代步伐相一致的時(shí)代意識(shí)，幫助他們更新知識(shí)，掌握新技術(shù)，以滿足新形勢下企業(yè)檔案管理的需要；第三，要重視檔案培訓(xùn)師資隊(duì)伍建設(shè)。培訓(xùn)教師要具備過硬的專業(yè)理論知識(shí)和技能，熟練掌握檔案管理工作的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，了解現(xiàn)代社會(huì)有關(guān)檔案管理的新知識(shí)和新信息，圍繞檔案工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)問題，有的放矢地開展培訓(xùn)，從根本上提升中小企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

（三）革新管理意識(shí)

革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。

三、結(jié)束語

改革開發(fā)的不斷深入使得我國建筑工程的發(fā)展更為迅猛，檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目施工管理過程中的一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)于建筑工程的進(jìn)一步發(fā)展也有著重大影響意義。因此，只有不斷加強(qiáng)建筑檔案管理，并改善其中存在問題，才能有效促進(jìn)建筑工程的大發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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