圖書館信息化管理

圖書館信息化是通過信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變傳統(tǒng)圖書館的運(yùn)行機(jī)制，科學(xué)管理和有效開發(fā)利用圖書館的文獻(xiàn)信息資源，提高圖書館管理水平、信息開發(fā)能力和服務(wù)水平的過程，也是圖書館從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代的必由之路。近年我國圖書館信息化建設(shè)有了新的突破，已從單機(jī)使用發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)，從單一系統(tǒng)到多個(gè)系統(tǒng)并用。但是在圖書館信息化過程中，對信息化過程的管理一直未能得到關(guān)注，這是圖書館信息化建設(shè)中的盲點(diǎn)。因此，無論是理論上還是實(shí)踐中，我們都應(yīng)把信息化管理作為一個(gè)相對獨(dú)立的部分進(jìn)行全面研究。

1 圖書館信息化管理概述

1.1 圖書館信息化管理的概念

圖書館信息化管理是指對圖書館信息化建設(shè)全過程實(shí)施管理，以保證圖書館信息化建設(shè)有計(jì)劃、分層次、有步驟地實(shí)施，穩(wěn)步推進(jìn)，防止重復(fù)投資建設(shè)。圖書館信息化是圖書館利用信息技術(shù)逐步提高各類信息資源管理水平的發(fā)展過程，而這一過程離不開圖書館信息化戰(zhàn)略目標(biāo)和決策方案的制訂、實(shí)施步驟的規(guī)劃和具體的組織實(shí)施等。圖書館信息化的根本目的在于改變傳統(tǒng)圖書館管理方式和文獻(xiàn)信息資源管理方式，充分提高文獻(xiàn)信息資源的開發(fā)與利用能力，不斷提高圖書館管理和服務(wù)能力。圖書館信息化能否實(shí)現(xiàn)這一目的，關(guān)鍵取決于圖書館信息化管理。

圖書館信息化管理是對信息化過程的管理，可以理解為對圖書館信息化全過程的管理。圖書館信息化是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，按照信息社會(huì)的要求，組織、開發(fā)和管理圖書館各類信息資源，為用戶提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的過程[1]。圖書館管理信息化是指在管理活動(dòng)中，即在計(jì)劃、決策、組織、指揮、控制等活動(dòng)中廣泛利用信息技術(shù)以提高管理效率，也就是對圖書館管理的一般過程實(shí)現(xiàn)信息化，是圖書館信息化建設(shè)的目標(biāo)之一[2]。圖書館信息化和圖書館管理信息化都需要統(tǒng)籌、規(guī)劃、具體實(shí)施和測評，即信息化管理。

1.2 圖書館信息化管理的內(nèi)容

圖書館信息化管理的內(nèi)容主要包括信息化戰(zhàn)略規(guī)劃、信息化工程組織與實(shí)施、管理創(chuàng)新以及信息化的綜合評價(jià)等方面。

1.2.1 圖書館信息化戰(zhàn)略規(guī)劃

所謂戰(zhàn)略規(guī)劃，就是制定組織的長期目標(biāo)并付諸實(shí)現(xiàn)[2]。信息化戰(zhàn)略規(guī)劃是指為促進(jìn)圖書館信息化發(fā)展而做出的戰(zhàn)略性規(guī)劃，即圖書館在其發(fā)展戰(zhàn)略基礎(chǔ)上所制定的信息化規(guī)劃目標(biāo)，也就是對圖書館信息化建設(shè)的遠(yuǎn)景、使命、目標(biāo)、戰(zhàn)略、原則、架構(gòu)和進(jìn)程等進(jìn)行的籌劃與設(shè)計(jì)[3]。圖書館信息化建設(shè)與應(yīng)用是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，信息化戰(zhàn)略規(guī)劃方案是信息化建設(shè)的指導(dǎo)性綱領(lǐng)，往往決定著圖書館信息化的成敗。因此，信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃是信息化管理的首要環(huán)節(jié)。

1.2.2 圖書館信息化組織與實(shí)施

圖書館信息化組織與實(shí)施就是依據(jù)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，組織人力、物力和財(cái)力對信息化建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行組織與管理，完成各類信息化項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)的活動(dòng)。信息化組織與實(shí)施是信息化管理的重要環(huán)節(jié)，是信息化管理的核心內(nèi)容。在信息化組織與實(shí)施過程中，首先要注意的是必須在信息化戰(zhàn)略規(guī)劃的指導(dǎo)下，組織調(diào)配各種資源；其次要注意可擴(kuò)展性，為系統(tǒng)將來可能的擴(kuò)充與修改留出空間；第三要注意未來多系統(tǒng)的整合，即與信息化主體系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性；第四，信息化組織與實(shí)施不僅要從技術(shù)角度進(jìn)行信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，而且要從管理角度對信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過程進(jìn)行管理。圖書館信息化是信息技術(shù)與業(yè)務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合，具體內(nèi)容包括信息化項(xiàng)目需求與可行性分析和立項(xiàng)、系統(tǒng)選擇與測試、設(shè)備以及系統(tǒng)應(yīng)用過程中的評價(jià)與驗(yàn)收等。

1.2.3 圖書館管理創(chuàng)新

管理創(chuàng)新與圖書館信息化息息相關(guān)，二者互為支撐。管理創(chuàng)新借助于信息化實(shí)現(xiàn)，而信息化促使圖書館不得不進(jìn)行管理創(chuàng)新。首先，管理創(chuàng)新是信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的結(jié)果。圖書館信息技術(shù)的應(yīng)用使管理理念、管理方式、管理體制、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等發(fā)生了根本改變，只有通過管理創(chuàng)新，才能適應(yīng)其變化。其次，管理創(chuàng)新推動(dòng)了圖書館信息化進(jìn)程。管理創(chuàng)新是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的要求，管理創(chuàng)新的變革又刺激了圖書館對信息技術(shù)的需求，推動(dòng)了圖書館信息化的發(fā)展。圖書館信息化與管理創(chuàng)新是相輔相成的，圖書館信息化需要管理創(chuàng)新，管理創(chuàng)新又能加快圖書館信息化進(jìn)程，推動(dòng)信息技術(shù)的應(yīng)用。所以，管理創(chuàng)新也是圖書館信息化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1.2.4 圖書館信息化綜合評價(jià)

圖書館信息化綜合評價(jià)，是指采用一定的方法對圖書館信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度、圖書館信息化資源配置的狀況、圖書館信息化技術(shù)的發(fā)展以及信息化環(huán)境中圖書館運(yùn)行機(jī)制等情況進(jìn)行的一個(gè)綜合評價(jià)。信息化綜合評價(jià)是信息化管理中一項(xiàng)必不可少的重要職能，是優(yōu)化信息化戰(zhàn)略、提高信息化管理水平和促進(jìn)信息化發(fā)展的重要手段之一，對圖書館信息化建設(shè)具有導(dǎo)向和調(diào)控的作用。需要建立客觀可行的評價(jià)指標(biāo)體系和科學(xué)的評價(jià)方法，并以完善的評價(jià)制度作保障。

2 圖書館信息化管理的必要性

信息技術(shù)的不斷發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)的快速滲透，推動(dòng)著圖書館信息化的進(jìn)程。目前，大多數(shù)圖書館的信息化建議是迫于社會(huì)信息化發(fā)展的壓力而進(jìn)行的，是在邊建設(shè)，邊找感覺，邊明確需求，邊改善系統(tǒng)。這種被動(dòng)信息化建設(shè)最大的特點(diǎn)是需求比較盲目，信息化建設(shè)無序化，容易造成現(xiàn)有管理體制和業(yè)務(wù)體系的混亂[4]。因此，圖書館應(yīng)更新理念，破解難題，創(chuàng)新服務(wù)模式，加強(qiáng)對信息化建設(shè)的管理，以避免信息化過程中的盲目性。

圖書館信息化是一個(gè)長期而又復(fù)雜的過程，之所以強(qiáng)調(diào)的是一個(gè)過程而不是一個(gè)瞬間、一個(gè)結(jié)果，最重要的是使圖書館能夠利用信息技術(shù)循序漸進(jìn)地提高信息資源管理水平。因此需要制定長期的戰(zhàn)略規(guī)劃，逐步地實(shí)現(xiàn)。實(shí)際上，無論是哪個(gè)層次的信息化活動(dòng)，都需要相應(yīng)的決策層對信息化的目標(biāo)、規(guī)劃和實(shí)施步驟做出具體的決策，制訂出具體的實(shí)施方案，并組織實(shí)施[5]。因此，需要把信息化作為一個(gè)相對獨(dú)立的部分進(jìn)行管理。

信息化管理在圖書館信息化建設(shè)過程中只是一個(gè)模糊的概念，很多圖書館并沒有真正重視圖書館信息化的管理，只是把信息化管理放在日常的管理工作中，沒有對信息化這一過程進(jìn)行全面的管控。圖書館信息化的根本目的，是實(shí)現(xiàn)一個(gè)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，包含先進(jìn)和科學(xué)的管理理念、管理思想、管理方法和以服務(wù)為中心的高度集成和安全的信息管理集成系統(tǒng)，最終提高圖書館的服務(wù)能力和競爭力。但基于信息化提高服務(wù)能力和競爭力能否成為現(xiàn)實(shí)，還取決于圖書館對信息化的管理。因?yàn)閳D書館的信息化建設(shè)充滿了風(fēng)險(xiǎn)，如果沒有良好的管理，圖書館對信息化建設(shè)的巨大投入極可能被“IT黑洞”化為烏有[6]。由此可見，規(guī)范和有效的管理在圖書館信息化過程中至關(guān)重要。只有加強(qiáng)對信息化建設(shè)的管理，才能保障圖書館有條不紊地推進(jìn)信息化，避免圖書館信息化建設(shè)中的盲目性。

3 實(shí)現(xiàn)圖書館信息化管理的途徑

實(shí)現(xiàn)圖書館信息化管理應(yīng)從以下方面入手。

3.1 需要管理層的重視和參與

信息化管理必須反映管理層的信息化戰(zhàn)略意圖。反映管理層的信息化戰(zhàn)略意圖，是指信息化管理必須反映圖書館的信息化戰(zhàn)略發(fā)展方向，因此信息化管理需要圖書館管理層、領(lǐng)導(dǎo)層的直接參與。另外圖書館信息化建設(shè)涉及了很多現(xiàn)行的管理規(guī)范、約定俗成的文化范式以及既有的利害關(guān)系和利益平衡，需要管理層的支持和決策。因此，要強(qiáng)化圖書館管理層的信息化管理意識，讓他們充分認(rèn)識到信息化管理對圖書館信息化成敗的重要意義及其在圖書館信息化建設(shè)中的重要保障作用。

3.2 建立信息化管理機(jī)構(gòu)

圖書館應(yīng)建立信息化建設(shè)管理的組織機(jī)構(gòu)，即信息化項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)組織與協(xié)調(diào)本館的信息化建設(shè)。項(xiàng)目組應(yīng)服務(wù)于全館業(yè)務(wù)管理，而不是某一特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。圖書館信息化建設(shè)不僅僅是技術(shù)問題，也涉及了業(yè)務(wù)問題，如一個(gè)系統(tǒng)的引進(jìn)往往涉及多個(gè)部門的人或事，這就需要有專管機(jī)構(gòu)來組織協(xié)調(diào)。項(xiàng)目組應(yīng)由掌握信息技術(shù)和熟悉圖書館業(yè)務(wù)的資深人士組成，以完成IT項(xiàng)目的管理和實(shí)施。項(xiàng)目組在信息化戰(zhàn)略規(guī)劃過程中是參謀，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供國內(nèi)外信息化需要的有關(guān)信息等；在信息化組織與實(shí)施過程中是組織者與協(xié)調(diào)者，按照信息化戰(zhàn)略規(guī)劃來組織與協(xié)調(diào)物力資源、人力資源，并組織相關(guān)人員對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行測試與考評，以及系統(tǒng)使用的培訓(xùn)等工作和后期使用中問題的解決。

3.3 建立科學(xué)的信息化管理機(jī)制

信息化管理的核心是準(zhǔn)確決策。強(qiáng)調(diào)信息化管理中決策地位的目的在于為信息化管理科學(xué)化、系統(tǒng)化提供必要的組織上的支持。建立信息化管理機(jī)制可從以下幾方面著手。第一，圖書館高層管理者應(yīng)承擔(dān)起信息化管理職責(zé)，推動(dòng)圖書館信息化的進(jìn)程；第二，建立信息化管理的制度，規(guī)范信息化過程中所涉及部門與館員的行為，以明確信息化建設(shè)過程中各部門的職責(zé)，保證責(zé)任到位無可推脫，并保障信息化過程中圖書館的正常運(yùn)行；第三，建立圖書館信息化系統(tǒng)考評體系，為圖書館提供監(jiān)測信息，使圖書館可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)圖書館信息化過程中的問題，從而能夠及時(shí)作出調(diào)整，解決可能出現(xiàn)的問題。