職業院校教學檔案數字化管理探析

李姍姍

摘 要：隨著計算機信息技術的不斷發展，人類社會的信息量呈現出迅速增長的趨勢。為了加速職業院校檔案管理現代化建設，提高職業院校教學檔案信息的服務水平，就需要對檔案資源進行數字化管理。論文對職業院校教學數字化建設進行了分析，以期更好地為廣大師生服務、為學校發展服務。

關鍵詞：職業院校；教學檔案；數字化

引言

雖然各高校在運用計算機管理檔案工作方面，不論是檔案信息存儲、目錄檢索，還是案卷調閱，都取得了許多成果，有力地推動了檔案管理信息化建設的進程。但是如何在檔案管理觀念、方式手段等方面進行有效的變革，使之既符合目前高校檔案管理的現實，又適應未來檔案管理的發展和建設，實現檔案管理工作現代化，已成為各高校廣大檔案管理人員共同關注的問題。

一、檔案數字化

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，提升了檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及客戶服務提供高效率的全面服務。總之，檔案數字化是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。

二、數字化檔案的特點

第一，數字化檔案依賴于數字化設備而存在，依賴于計算機的軟硬件、數據庫和網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

第二，數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。

第三，文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。

三、基于B/S的教學檔案資源數字化平臺設計

（一）平臺系統組成

在對教學檔案資源需求進行充分分析的前提下，將基于B/S的教學檔案資源數字化平臺分為兩個子系統：檔案信息查閱平臺和后臺業務管理平臺，各子系統功能模塊見下表1。

四、教學檔案資源數字化平臺信息安全管理

隨著教學檔案信息化、網絡化進程的不斷加快，教學檔案數字化信息所帶來的安全問題是不容忽視的，在實際工作中需要從平臺系統組成多層面加強管理，逐步防范，逐層解決。

（一）加強平臺數據安全管理

平臺系統中存儲數字檔案資源數據的安全問題是平臺數據的安全問題，要確保平臺數據的完整性、真實性和保密性，就要從數據庫管理系統、平臺操作系統等多方面加強管理，同時也要制定教學檔案數據存儲數據格式轉換、數據備份以及電子文件保管和異地存貯等操作管理制度，使教學檔案數據安全得以保障。

（二）加強平臺網絡安全管理

基于B/S的教學檔案資源數字化平臺是在互聯網上進行檔案信息發布、實現檔案資源共享的，而網絡存在著許多的不安全因素，教學檔案資源數字化平臺難免會受到電腦病毒、“黑客”入侵等影響，為確保平臺的正常運行，必須加強網絡級安全管理，建立相應的網絡安全防御體系。

（三）加強平臺應用安全管理

教學檔案資源數字化平臺系統在實際應用操作過程中會出現師生安全意識不強、口令選擇過于簡單、將自己的賬號轉借給他人或與別人共享賬號等問題，造成教學檔案信息泄密、甚至原始信息被篡改等嚴重后果，為避免這些平臺應用出現問題，需加強平臺應用級安全管理，尤其是用戶管理層次的規范管理。

五、結語

總之，信息化時代的到來，要求職業院校建立教學檔案數字化管理平臺，從而提高職業院校的教學檔案管理水平，促進教學檔案的現代化發展。

參考文獻：

[1]羅杰紅，郭衛霞，張漢梅.高職院校教學檔案資源數字化平臺建設的研究[J].電腦知識與技術，2013，9（13）：2957-2959.endprint