關(guān)于教材信息化管理的實踐與思考

朱勇

本文針對高校教材管理的現(xiàn)狀，結(jié)合高校教材信息化管理的實踐，提出建立規(guī)范的教材管理制度，選用教材管理軟件，定期進行優(yōu)秀教材、最新樣書展示等一系列建議，最后總結(jié)了高校教材信息化管理的意義。

【關(guān)鍵詞】高校教材管理 現(xiàn)狀 實踐 意義

近幾年來，我國高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，多元化的教學(xué)模式為高校教材管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。在如今網(wǎng)絡(luò)普及的信息化時代，高校越來越重視校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，這是高校向信息化發(fā)展的必然選擇，同時也為高校教材管理的信息化提供了必要的條件。我們高校教材管理人員應(yīng)及時抓住機遇，加快高校教材管理網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，實現(xiàn)教材的信息化管理，這樣可以更好地順應(yīng)教育改革和發(fā)展的需求。本文通過分析新形勢下高校教材管理工作中的問題，結(jié)合自己的實踐，闡述了信息化建設(shè)在教材管理中的重要作用。

1 高校教材管理的現(xiàn)狀

1.1 對教材管理缺乏重視，管理模式落后

教材是體現(xiàn)教師教學(xué)方法和內(nèi)容的“媒介”，是確保教學(xué)任務(wù)順利完成的基本工具。但由于部分高校對教材管理工作不夠重視，認為高校的主要職責(zé)是教學(xué)、科研和為社會服務(wù)，而教材管理只是簡單的接收和發(fā)放教材，毫無技術(shù)含量。很多高校的教材管理部門人員偏少、年齡偏大、學(xué)歷偏低，學(xué)校規(guī)模發(fā)展了，但教材管理隊伍卻得不到相應(yīng)補充，管理水平得不到提高，造成教材管理現(xiàn)在仍然靠原來管理人員的實踐經(jīng)驗來進行工作，難以適應(yīng)現(xiàn)在高校教材管理的需要。

1.2 高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大、教學(xué)改革不斷深入

伴隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，這些年，高校在校學(xué)生人數(shù)不斷擴大，使得教材需求量隨之迅猛增長。與此同時，各個高校為了適應(yīng)新人才市場的需求，對人才培養(yǎng)方案和培養(yǎng)目標(biāo)進行了調(diào)整，把創(chuàng)新、競爭與適應(yīng)性作為重要目標(biāo)，辦學(xué)層次多樣化。同班、同專業(yè)不同方向的選課方式使得教材使用的學(xué)生人數(shù)難以預(yù)計。這樣，行政班級、專業(yè)人數(shù)對教材采購和供應(yīng)的參考價值大大降低。相比之下，高校的教材管理工作的發(fā)展卻很滯后，這樣長久下去，勢必會影響教材供應(yīng)工作。

1.3 教材發(fā)放與結(jié)算的方式落后

由于各個高校新生的招生計劃人數(shù)、錄取人數(shù)和實際報到人數(shù)之間存在差異；老生又存在著退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、調(diào)整專業(yè)等問題，這些情況使高校教材預(yù)訂數(shù)量難以精確把握。而且現(xiàn)在學(xué)生不受學(xué)制年限和專業(yè)方向的限制，由于同班的學(xué)生專業(yè)選修方向不同，領(lǐng)取教材的品種也不同，這就加大了教材管理人員的教材發(fā)放和結(jié)算數(shù)據(jù)統(tǒng)計的難度，從而使教材工作出現(xiàn)脫節(jié)、忙亂現(xiàn)象。如果完全靠手工記賬的方式，無疑大大地增加了管理人員的工作量和錯誤率。

2 高校教材信息化管理的實踐

2.1 建立規(guī)范的教材管理制度

在高校教材信息化管理的新背景下，只有制定規(guī)范的教材管理規(guī)章制度，明確教材管理部門與各教學(xué)部門之間的職責(zé)，對教材從征訂計劃到實際使用的各環(huán)節(jié)進行規(guī)范，才能更好的完成教材任務(wù)。例如由教務(wù)部門按教學(xué)計劃下達教學(xué)任務(wù)；教學(xué)部門組織各教研室教師根據(jù)教學(xué)任務(wù)推薦本課程教材，并組織教師評定、確認使用教材；教材管理部門根據(jù)各教學(xué)部門提供的教材選用清單，及時聯(lián)系教材供應(yīng)單位訂購教材并反饋供貨信息。

2.2 選用合適的教材管理軟件

教材管理部門需結(jié)合本校的實際情況選用合適的教材管理軟件。為了適應(yīng)教材信息化發(fā)展的需求，我院于2009年啟用了杭州正方軟件公司開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)中的教材子系統(tǒng)，并結(jié)合了5年的使用情況對教材子系統(tǒng)功能進行了改進。目前該軟件涵蓋了教材計劃、征訂、入庫、發(fā)放、退貨、結(jié)算、網(wǎng)上查詢、庫存管理等功能。

2.2.1 教材的選用與征訂

由各教學(xué)部門根據(jù)教學(xué)計劃組織教師推選并評定課程教材，經(jīng)教學(xué)單位審核通過后，由各教學(xué)秘書在規(guī)定的截至?xí)r間內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)將本部門選用教材和使用的班級、專業(yè)、方向等信息錄入教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫生成“教材征訂計劃表”，由教材管理部門通過系統(tǒng)整理匯總并最終生成教材采購目錄及需求數(shù)量并發(fā)送給教材供應(yīng)商。

2.2.2 教材的入庫與出庫

教材供應(yīng)商供貨后，由教材管理員將教材實際到貨信息錄入教材管理系統(tǒng)，系統(tǒng)可根據(jù)“教材征訂計劃表”中的錄入信息將教材需求按學(xué)號匯總生成“班級教材發(fā)放表”，表中包含了每種教材的領(lǐng)取人數(shù)并記賬到個人。學(xué)生來領(lǐng)用教材時，教材管理員只需按“班級教材發(fā)放表”中顯示的每種教材數(shù)量發(fā)放即可，發(fā)放后請領(lǐng)書人和發(fā)放人簽字確認并存檔備查，大大降低了管理員的工作強度。

2.2.3 教材的領(lǐng)用和結(jié)算

因為教材的到貨時間受市場影響，有些教材學(xué)生并不能及時領(lǐng)取，且還受到學(xué)生復(fù)讀、退休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等各種因素影響，教材結(jié)算不能及時進行。我院目前采取將教材系統(tǒng)中學(xué)生教材領(lǐng)用信息連接到教務(wù)網(wǎng)站的方式，使學(xué)生可通過登錄校園網(wǎng)教務(wù)網(wǎng)站實時查詢本學(xué)期以及入學(xué)以來的個人教材使用明細表，有疑問可隨時到教材庫查詢，這樣學(xué)生就可以根據(jù)自身的繳費和使用情況自行測算，做到教材信息公開透明。教材管理部門可在需要時按實際情況對教材進行“班級集體結(jié)算”或“個人結(jié)算”并生成報表提供給財務(wù)部門，數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確。

2.2.4 庫存的管理與結(jié)算

在這個信息化的時代里，電子、通信、計算機等行業(yè)變化日新月異，教材也不斷更新，大量的庫存會因技術(shù)的更新、教材的更換而浪費。每學(xué)期教材發(fā)放工作結(jié)束后，教材管理員可根據(jù)系統(tǒng)按教材入庫和出庫數(shù)據(jù)生成“教材庫存清單”，對庫存教材進行盤點，在保留少部分樣書后，將本學(xué)期多余的教材退還給教材供貨商，避免因教材更新而造成的庫存積壓，最終生成“教材供應(yīng)商結(jié)算清單”并提供給財務(wù)部門進行結(jié)算。

2.2.5 教材的統(tǒng)計與規(guī)劃

通過教材管理系統(tǒng)，教材管理部門可統(tǒng)計出各專業(yè)在不同階段教材的領(lǐng)用情況，為以后教材征訂作出預(yù)算，為財務(wù)部門項目計劃提供參考。也可以實時統(tǒng)計近幾年來各專業(yè)、各方向的教材選用和使用情況，為教務(wù)和教學(xué)部門提供：各種已使用教材的出版時間、使用頻率、使用數(shù)量；國家規(guī)劃教材、獲獎教材和優(yōu)秀教材所占的比例等最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。為教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控、教學(xué)計劃的檢查、人才培養(yǎng)方案的執(zhí)行和改進，以及今后學(xué)校教材建設(shè)的規(guī)劃提供了有力的保障。

2.3 提供健全的教材交流平臺

教材管理部門與教材供貨單位進行溝通，定期由供貨單位組織各相關(guān)出版社到校進行大型優(yōu)秀、最新教材展示，加強教師與出版社之間的交流。教師可將對教材的需求和已使用的情況反饋給出版社，出版社可推薦相應(yīng)的教材及提供最新的教材樣書給教師，為教師提供全面、準(zhǔn)確、直觀的教材信息。同時鼓勵教師加強與出版社之間的合作，自行編寫適合本專業(yè)的教材，為下一次的教材選用打下良好基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語：高校教材信息化管理的意義

教材質(zhì)量的好壞直接影響到人才培養(yǎng)方案的順利實施，所以教材管理是高校教學(xué)管理中的一個重要環(huán)節(jié)，是教學(xué)質(zhì)量的重要保證。教材信息化管理既體現(xiàn)了高校校園信息化管理的水平，同時也為高校保持穩(wěn)定的教學(xué)秩序、正常的教學(xué)活動和提高教學(xué)質(zhì)量提供了重要保障。教材信息化管理使得教材管理人員可以通過教材網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺實時了解教材選用、征訂、接收、發(fā)放、管理等信息，也讓教師和學(xué)生及時了解教材使用信息，提高了教材管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為教材結(jié)算提供可靠依據(jù)，同時減輕了教材管理人員工作量，提高了服務(wù)質(zhì)量，這些都有利于高校的教育教學(xué)改革的長遠發(fā)展。

參考文獻

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作者單位

淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇省淮安市 223003endprint