高校教學檔案信息化建設初探

袁鐵彪

（天津大學仁愛學院 天津 301636）

高校教學檔案信息化建設初探

袁鐵彪

（天津大學仁愛學院 天津 301636）

教學檔案是綜合評價高校辦學水平的重要指標，可以真實地反映高校的教學活動。本文從高校教學檔案管理工作中存在的問題出發(fā)，提出應用信息化技術是解決相應問題的關鍵，并對教學檔案的信息化管理系統(tǒng)進行了初步設計。

教學檔案 信息化 管理系統(tǒng)

高校教學檔案是反映高校教育教學過程的原始記錄，主要包括日常教學文檔類（成績單、點名冊、樣卷、試卷、實驗實習報告、畢業(yè)設計等）、專業(yè)建設類（師資、課程、教材等）。教學檔案可以全方位的反映高校的辦學過程，是綜合評價高校辦學水平的重要指標，因此教學檔案管理工作就成為高校管理工作的重要組成部分。隨著教育體制改革的深化，教學檔案管理工作在教學與科研中的地位越來越重要，是真實還原高校歷史面貌的重要工作。為了提高教學檔案管理水平，保證教學檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，各高校都在積極探索先進的管理辦法，而將現(xiàn)代信息化技術應用到教學檔案管理工作中，便成為首選之策。

一、高校教學檔案管理中存在的問題

雖然各高校教學檔案管理工作已經(jīng)形成了一套適應本校教學運行的管理體系，但隨著教育改革的深化和信息技術的發(fā)展，原有的體系在管理過程中已出現(xiàn)乏力的現(xiàn)象，其中以下問題較為突出。

1.教學檔案由于門類紛繁復雜，多以手工操作的手段完成收集、整理、統(tǒng)計、檢索的工作。正因為手工操作的繁雜，取閱檔案便成了一項惱人的工作，無人愿意為之。

2.教學檔案具有一定的特殊性，由于其服務于教學管理的職能，所以會經(jīng)常被調(diào)用，而教學檔案多為紙質(zhì)文件，多次使用后會對其造成損壞，不利于長期保存。

3.教學檔案管理人員流動性大，多為教務人員或教師兼職，當出現(xiàn)職務變動時就會出現(xiàn)短時間的斷檔，大大的影響了檔案工作的穩(wěn)定性和系統(tǒng)性。

為了解決這些問題，可將現(xiàn)代信息化技術引入教學檔案管理工作當中，以信息化技術代替人力，以系統(tǒng)來彌補人員變動中出現(xiàn)的真空。

二、教學檔案信息化的目標

教學檔案信息化的目標在于用信息技術解決教學檔案管理中存在的問題，即將教學檔案管理置于數(shù)字化信息平臺之上，不僅可以提高工作效率，保障工作質(zhì)量，對教學檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，還可以調(diào)高教學檔案的利用率，以便及時發(fā)現(xiàn)教學中存在的問題，迅速制定出行之有效的處理方案。

三、推進高校教學檔案信息化的具體實施方案

推進高校教學檔案信息化建設是高校管理良好發(fā)展的實際需求，為了能更好更快的建立信息化的管理模式，我們可以從以下幾個方面著手。

（一）樹立信息化的管理觀念，健全管理制度

在傳統(tǒng)的管理模式中，教學檔案管理是一項紛繁復雜的工作。長期的手工操作，磨滅了管理人員的工作積極性，也是他們的思維變得守舊，有些時候不愿意新的事物出現(xiàn)在管理過程中，這是不可取，因為只有不斷更新管理理念，才會提高管理水平，所以樹立信息化的管理觀念是首要條件。在此之上，將原有的管理制度去繁從簡，整理出一套快捷的管理流程，在此流程之上健全管理制度，為研發(fā)符合本校實際情況的管理系統(tǒng)打下基礎。

（二）根據(jù)實際需求情況，研發(fā)自有教學檔案管理系統(tǒng)

為了提高教學檔案管理工作的質(zhì)量，使管理人員從繁重的手工操作中解放出來，學校的教學主管部門要從一線工作人員的需求出發(fā)，自主研發(fā)管理系統(tǒng)。

管理系統(tǒng)應具有以下功能：

1.角色權限設置：由于各級用戶的職務和需求的不同，應將系統(tǒng)進行模塊化設置，不同級別享有不同權限，可根據(jù)各校的實際情況進行分類，一般分為校領導、教務處管理員、各學院教學部管理員、教師等用戶。

2.角色的基本功能

（1）校領導：具有查詢統(tǒng)計的權限，為制定相關決策提供必要的依據(jù)。

（2）教務處管理員：具有系統(tǒng)的全部權限，負責對教學檔案管理系統(tǒng)進行日常的維護，負責監(jiān)督各學院、教學部教學檔案收集，審查檔案是否達標。

（3）各學院教學部管理員：負責在線收集、匯總本部門的教學檔案，審查教師提交的檔案是否達標，可查詢統(tǒng)計本部門的檔案信息。

（4）教師：負責提供所授課程的教學檔案，并將其制作成電子文檔上傳到系統(tǒng)。

3.教學檔案在線借用：各級管理人員、教師可根據(jù)需求在線填寫借用申請，由各級管理員進行審核，如可借閱，便將所需檔案的電子文檔檢索出來發(fā)送到借用者的個人客戶端。

4.教學檔案借用分析：可根據(jù)月、學期、學年為單位進行統(tǒng)計，對各教學檔案的借閱量進行分類統(tǒng)計，從結果中可以反映出借用人所關注的問題，學校可針對相關問題進行調(diào)查研究，制定相應方案。

通過以上功能基本解決了教學檔案收集借閱難的問題，初步實現(xiàn)教學檔案管理的無紙化，逐步建立起一套權責分明、行之有效的信息化管理模式。

（三）總結經(jīng)驗，升級系統(tǒng)

經(jīng)過一段時間的使用，通過收集一線管理人員的所反映的使用中出現(xiàn)的問題，對管理系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，使該系統(tǒng)更符合實際工作的需求。

三、結語

在信息化高速發(fā)展的今天，高校的教學檔案管理不能安于現(xiàn)狀，信息化技術的應用已成為大勢所趨。作為管理人員我們要做的就是從細節(jié)出發(fā)，將信息化技術應用到日常管理工作中，從手工操作中解放出來，將更多的精力投入到教學檔案的分析工作中去，從而更好的服務于高等教育事業(yè)。

［1］周瑋畢鴻雁.高校教學檔案信息化管理研究［J］.中國校外教育2013（7）

［2］何淑娟.高校教學檔案信息化初探［J］.經(jīng)濟師.2009（08）

［3］張寧.高校教學檔案的管理現(xiàn)狀、問題及對策研究［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇.2012（14）

作者介紹：

袁鐵彪，天津大學仁愛學院教務處研究實習員，研究方向：高校教學管理。