產業轉移和信息化條件下會計檔案的安全管理措施

董建萍

產業轉移和信息化條件下會計檔案的安全管理措施

董建萍

隨著珠三角、長三角以及京津冀地區經濟一體化的發展，產業轉移的步伐明顯加速。公司總部與分公司之間會計檔案管理問題已引起關注。在信息化時代，會計檔案逐漸由紙質檔案向電子檔案轉變，會計檔案的產生與管理方法也相應發生了根本性變化，如何在網絡信息時代對會計電子檔案實行安全管理，是財務部門亟待解決的一個重要問題。本文對電子會計檔案的特點及其管理中存在的問題進行分析，并提出解決的建議與對策。

信息化；會計檔案；管理

改革開放以來，東部地區得到了優先發展。珠三角、長三角地區以其獨特的地理位置和優惠開放的經濟政策吸引了大批人才和海外投資，已成為我國經濟增長重要引擎。繼長三角、珠三角之后，近年來京津冀地區作為環渤海地區的經濟核心也愈來愈受到國內學者的關注，隨著京津冀一體化進程的加速，環渤海地區被稱作中國經濟增長的“第三極”。經濟一體化客觀上要求生產要素一體化，而地區之間發展的不平衡，必然帶來產業轉移的需要。目前，中東部、中西部、京津冀之間產業轉移非常普遍，這就產生了企業總部與分公司之間會計檔案管理問題。雖然信息化時代產生了會計電子檔案，為財務管理提供了便利，但也產生了安全問題。本文對電子會計檔案安全管理提出解決的建議與對策。

一、產業轉移背景下會計檔案的特點

（一）電子檔案成為主要工具

隨著計算機技術和信息化的發展，會計檔案逐漸由手工記賬向電子記賬轉變。電子檔案不僅包括紙質檔案，也包括計算機、光盤存儲的會計數據及相應的財務軟件系統，因此，其存儲的數據較非電子化檔案大好多倍。

（二）電子檔案傳閱頻繁

公司總部與分公司之間由于距離較遠，會計報表以及往來審核項目需要通過網絡頻繁傳閱。隨著會計信息系統和網絡技術的應用，現在已經實現了會計信息系統和其他管理系統的整合，達到資源共享。通過現代的會計檔案管理信息系統，對需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統中輸入相關資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關信息及相關掃描附件，大大節約資料調取時間，提高了工作效率。

（三）電子檔案載體對環境要求高

電子檔案是先將數據存儲在計算機中，然后再以磁性介質如軟盤，硬盤，磁帶，縮膠片為載體或以光盤的形式存放，因此對保管環境要求較高，要求能夠防磁、防潮、防塵、防震、防高溫等。此外，還要對存儲載體定期進行殺毒，否則存儲在計算機中的數據如果遭到病毒和黑客的攻擊，就有可能無法恢復，容易造成文檔損壞。

（四）電子檔案容易遭到破壞

電子檔案以文件形式存儲在計算機或其他專用存儲介質上，容易被電腦病毒感染，導致數據丟失，甚至系統崩潰。由于電子檔案信息高度集中，一旦遭到黑客攻擊，數據就會被惡意篡改，并且修改后不易留下痕跡，造成會計數據失真。

二、會計電子檔案管理中存在的問題

（一）對會計電子檔案管理重視程度不高

目前，多數單位對會計檔案管理工作的理解僅限于檔案歸類、存放、查檔及到期銷毀，沒有意識到通過科學有效的會計檔案管理可以折射出企業有用的會計信息，成為企業領導做出經濟決策的重要依據。會計檔案是企業整個經濟活動的全部真實記錄，具有法律憑證的性質。因此，保持會計檔案的完整性尤為重要。

（二）會計電子檔案管理制度不完善

伴隨著信息技術在會計領域中的應用，會計工作越來越精細。但由于缺乏規范化的會計電子檔案管理制度，很多單位簡單地認為，會計電算化系統只是數據處理的工具，對會計電子檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷毀全過程仍采用手工系統制度。在電算化的早期階段，由于大多數財務人員不精通計算機，有些單位便將會計電子檔案交給管理財務軟件的人員負責保存，久之便形成了習慣。財務軟件管理人員畢竟不是專業的檔案管理人員，容易造成會計數據丟失和自然的損害現象，使得會計信息不完整，失去了應有的利用價值。

（三）安全管理和保密意識不強

在信息化條件下會計電子檔案傳閱交流雖然方便，但也容易造成泄密。當用網絡傳輸會計文件時，一旦寫錯地址就會發生誤傳，造成不可挽回的損失。而讓計算機記住密碼的操作，很可能給黑客入侵造成機會。

（四）缺乏維護計算機系統的專業人員

電子會計檔案的管理及應用離不開網絡傳輸。由于網絡本身具有一定的風險，因此需要專業人員對計算機進行日常維護和網絡安全檢查。但目前情況下，中小企業很少聘用專業的計算機維護人員。大多數企業采取的辦法是對財務人員進行短期培訓，然后讓這些人員充當維護計算機系統的角色。由于財務人員很難在短期內掌握計算機的維護技能，不能承接難度較高的工作，容易出現操作失誤。

三、信息化會計檔案的安全管理措施

（一）完善信息化會計檔案管理的各項制度

財務部門應按照《會計檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》的有關規定，建立健全會計電子檔案管理制度，主要包括以下三個方面的工作。第一，對會計檔案資料實行電子文件與紙質文件同步歸檔，以達到資源共享，共同互補的作用。第二，建立信息化會計檔案網絡安全管理制度。通過多層權限管理、加設多層密碼、加強密碼設置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業系統內部的機密重要數據得到安全保護，不被非法訪問、竊取、冒用。第三，建立嚴格的會計檔案使用權限管理制度，既要防止內部人員對外泄密，也要防止外部人員向內竊取財務數據。

（二）做好細致的日常會計檔案管理工作

第一，需要明確會計電子檔案的管理內容。會計電子檔案管理的內容主要包括：（1）監督會計電子檔案的生成程序；（2）保證會計電子檔案的安全性；（3）保證會計電子檔案的高效利用性。第二，要嚴格執行會計電子檔案的安全管理制度。包括操作授權管理、修改手續管理、操作日志管理、計算機軟硬件管理等。第三，定期備份會計電子檔案。為了防止檔案材料丟失，建議對財務數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個信息化系統造成無法挽回的后果。

（三）確保會計信息化檔案保存環境的安全

針對電子檔案的自身特性，需要提供一個安全的保存環境。除了防盜以外，還應注意庫房溫度、空氣濕度的要求。存放電子檔案的場所應有防火、防潮、防磁、防塵、防熱等必備的硬件配套設施。入庫的電子檔案存儲介質應放入具有一定強度的軟件盒中，盡量豎直擺放，防止擠壓變形和意外的損壞。要做好計算機病毒的殺毒措施，防止財務專用機感染上計算機病毒，以保證電子檔案信息的安全。最后，要引入先進的管理技術、手段和方法，利用網絡信息技術建立網絡化電子檔案管理系統。

（四）提高財務人員和檔案管理人員的素質

一方面，財務檔案管理人員通過計算機以及網絡知識培訓，全面掌握財務軟件系統的基礎操作，熟悉會計電子檔案保存的要求。另一方面，要加強對會計人員職業道德建設的教育，要求財務人員嚴格遵循會計法規和行為準則，客觀公正地辦理會計業務。

［1］張貴，王樹強，劉沙等.基于產業對接與轉移的京津冀協同發展研究［J］.經濟與管理，2014，（4）：14-20.

［2］楊芳.信息化會計檔案管理的新思路—基于管理標準化的研究［D］.中原工學院碩士學位論文，2013-3.

（作者單位：天津農學院）

天津市財政局和天津市會計學會2015-2016年度重點會計科研項目，kjkyxm150902。