加強審計機關檔案管理的幾點思考

鄧大華

辦公室是一個單位的中樞，承擔著承上啟下、參與政務、管理事務、協調服務的重任，地位舉足輕重，工作繁雜多樣、點多面廣，起著對外構筑部門形象，對內提高管理效能至關重要作用。文件檔案的管理工作也是辦公室工作的一項重要組成部分。加強文件檔案的規范化管理，開發和利用文件檔案的信息資源，充分發揮檔案在實際工作中的作用，也是辦公室的一項工作任務。

隨著我縣OA系統的全面啟動，隨之就會產生大量的電子檔案，電子檔案和紙質檔案的共存，對審計局辦公室的文件檔案管理提出了更高的要求。對于辦公室文件的管理工作，筆者做了幾點淺顯的思考。

一、紙質文件的管理

雖然電子政務和辦公自動化的不斷發展，電子文件資料越來越普遍，但是紙質文件在目前看來仍然是不能夠被完全取代的，在目前依然有著許多存在的優勢和必要。做好紙質文件檔案的管理工作，有幾個方面應該注意。

1.文件的管理人員

一是人員的必備。文件的管理是一項細致繁瑣的工作，需要給管理人員充足的時間和精力進行規范的整理，應該配備專門的工作人員，明確工作職責。避免工作人員因為工作時間沒有保障而造成的文件管理連貫性、完整性的缺乏和責任的不明確。

二是提高管理人員素質。大量的紙質文件需要分門別類的保存，對于吉安縣審計局來說，資料種類繁多，而且業務性比較強，為了便于今后快速地能找到資料，因此，文件的管理人員應該具備一定的專業素質，可以多參加一些培訓和學習，掌握科學的、先進的工作方法。

三是人員的責任心培養。幾乎所有文件的收發、印制都會經過辦公室，對于審計部門來說工作的保密性就更強。所以在平時應該更多的對文件管理人員進行保密知識教育和警示教育，樹立高度的責任心，積極收集需歸檔的材料，確保檔案內容的完整和準確。也應該對各股室加強宣傳教育，取得各股室對文件檔案規范管理的支持。

2.文件的管理制度

建立健全文件資料管理的各項規章制度，是做好文件管理工作的關鍵，也是開展工作的行為準則。有了制度，更需要嚴格執行，才能夠取得效果。辦公室的文件管理工作制度，筆者覺得有以下幾個方面比較重要。

一是文件的流轉流程制度。作為辦公室應該制定收文、發文、文件傳遞工作程序，明確處理紀律，所有來文由辦公室文件管理人員統一接收、拆封、登記。建立統一的發文、收文專用登記薄，標明收發文時間和傳遞情況，方便查詢文件處理進度。對于處理時間較長的文件，主辦科室應使用復印件，將原件及時返回辦公室。

二是文件的限時辦結制度。根據文件類別制定時限要求。辦公室須在收文后規定的工作日內審核完畢并進行流轉，主辦科室也應按規定時限內將文件退回辦公室。閱知類文件也應該規定閱覽時限，各科室在規定時限內將文件資料退回辦公室，避免文件長時間停留在某個科室手中，影響其他科室對文件的閱知。密級文件更應該規定嚴格的傳閱范圍和時限，避免因人為、意外造成的泄密事件。

三是文件的保管制度。文件的保管制度對保證文件的完整和安全也很重要。對傳閱后、辦理完的文件，應及時核對清點，并分門別類保管存放。文件借閱時，必須符合閱知范圍，并辦理登記手續，規定歸還時限。如遇特殊情況需要攜帶文件外出時，須經單位主管領導批準簽字、登記，并采取必要的保密措施。涉密文件和內部重要資料，尤其要注意保密。

四是文件的清退、銷毀制度。文件清退和銷毀也應該嚴格履行登記手續，并定期開展文件的清退和銷毀工作。對沒有保存價值的文件資料，按照保存時限及時進行銷毀，避免文件的大量積壓，增加工作量。

二、電子文件資料的管理

盡管目前“無紙化辦公”還只是在探索試行階段，但是電子文件資料方便快捷的優勢日益顯現，我們存儲的各種電子信息資料也越來越多。也正是由于電子文件資料的非人工識讀性、對系統的依賴性、與特定記錄載體之間的可分離性、可變性、存儲的高密度性等特殊屬性，使電子資料較紙質資料而言，雖能有效的提高辦公效率，但也有許多的不安全因素。對于電子文件資料的管理，確保安全性尤為重要。

1.增強人員的安全防護意識。保障安全，人始終是第一要素。網絡和電子文件信息的安全維護，不僅僅是某個檔案人員或系統管理人員的職責，更是需要所有的工作人員都參與其中。因為每個人都有可能在不經意間、以不同的方式造成電子文件資料的泄露、損壞。所有的工作人員都應該進行經常化的安全教育，具備一些基本的安全防護技能，如：對秘密信息實施加密保護、定期清理計算機、靈活運用查毒軟件和防火墻、養成良好的上網習慣、注意對電子文件資料存儲載體的安全防護等。

2.加強對物的管理。確保信息的安全就需要通過采取一些措施來保障信息存儲載體的安全。雖然許多光盤號稱可以使用幾十年，但實際使用起來，根本沒有那么長壽命，有的甚至只有幾年的壽命。對于移動硬盤、光盤等用來儲存和轉換的儲存介質在購買時都應該選擇質量過硬的產品。而且對重要的信息資料應該每隔一段時間就對原載體上的數據進行重新的拷貝、轉換，防止信息內容的丟失，以及因產品更新換代而造成的信息無法讀取。

3.加強安全性技術手段的應用。電子文件資料的出現本身就是源于信息技術的發展和應用，因此及時將新的防衛技術應用到日常的工作之中，有利于確保電子文件信息在存儲、傳輸等過程中的安全，能夠有效的對抗計算機病毒和系統遭受惡意攻擊，保證電子文件資料的完整準確。

在現代化的發展中，檔案管理工作受到了越來越多人員的重視。只有在實際的文件檔案管理工作中把握關鍵、留心重點，才能夠實現文書檔案管理工作現代化的跨越，才能夠更好地服務于辦公室的各項工作，才能夠促進審計局事業的長久發展。

（作者單位：吉安縣審計局）