淺析企業內部控制的采購循環和銷售業務

陳閏茜

摘要：企業內部控制通過企業內部專業人員對企業的財務狀況進行監管，來全面提升企業經營管理水平和風險防范意識，促進企業全面可持續發展。本文通過淺析企業內部控制采購循環和銷售業務中可能產生的內控問題及原因，并就相應對策進行探討。

關鍵詞：企業內部控制 采購循環 銷售業務

企業實行內部控制管理最根本的目的是以專業管理制度為基礎，以防范風險、有效監管為目的，通過全方位建立過程控制體系、描述關鍵控制點和以流程形式直觀表達生產經營業務過程而形成的管理規范。

一、采購循環

采購是一個企業生產經營的起點，沒有采購，就沒有生產。所以采購對企業來說至關重要。采購分詢價議價、評估和索樣、定價、請購、訂購、協調與溝通、進貨驗收與整理付款這幾個過程，每一個過程都有一定的風險和需要準確定位的地方。

（一）采購循環可能出現的問題

1.需求計劃和采購計劃存在問題：需求與采購計劃不適應當時環境、政策；需求與采購計劃不符合生產運營；采購部門應當與市場部做好調研，可以建立市場需求調研小組，并且完善生產運營制度，建立系統型生產電子流程。

2.請購存在的問題：缺乏采購程序，未經過授權審批就請購。

3.采購定價存在的問題：采購定價過高或過低，不適應市場需求。

4.采購供應商的選擇和管理中存在的問題：在供應商選擇和管理中沒有嚴格按照內部管理程序，輕信老供應商。

5.采購商品樣品的檢驗存在的問題：對通過初審的供應商所送檢的樣品，沒有經質量檢驗部門進行各項指標的檢驗和檢測。

6.采購合同存在的問題：未經授權訂立采購合同。

7.管理供應過程存在的問題：采購單與收貨單的記錄與保存不善；采購貨物的配送方式不當，導致采購物資發生損耗或者無法保證按時供應影響生產。

（二）采購循環應采取的措施

采購部門應當與市場部做好調研，可以建立市場需求調研小組，并且完善生產運營制度，建立系統型生產電子流程。與有關檢查部門如食藥監局建立聯合監控網點，在每條生產鏈都有嚴格質量和產品安全把關。把相關工作人員的績效考評與檢查漏洞聯系起來，做到人人互相監督。

案例：最近發生的上海福喜案件讓大家都對食品安全產生了高度重視，福喜公司賣過期肉制品給眾多餐飲企業，如肯德基、麥當勞等。然而仔細想想，何嘗不是福喜公司在采購循環環節產生、發生了偏差呢？

分析：首先，在請購環節，由于上海福喜公司牽涉到麥當勞、肯德基、必勝客等多家餐飲類企業，所需要的肉制品數量需求很多，他們違反了有關生產經營準則，在生產場旁邊又增添了一個“神秘”的工廠，把從江蘇泰森公司購買來的相關肉質品在生產環境惡劣的情況下，由三個工作人員將其包裝盒換成福喜公司的包裝，即完成了相關肉制品的生產。然而如果要換包裝，理應在與肉質品生產環境一致的情況下才能調換包裝，從泰森公司包裝上顯示的生產環境是在零下十幾度的情況下，而實際上福喜的工作人員是在常溫下進行工作，違反了有關政策，使生產質量嚴重下降。所以，對于具備相應審批權權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注是否符合生產經營政策，在嚴格管控的環境下，再進行生產。可以適當增加食藥監局的專業人員定期走訪相關工廠的數量，企業也可以聘請一些公證人員增加對生產的監管。

其次，在供應商選擇和管理中，采購商沒能準確確認購買肉質食品的質量，只是由于是買賣多年的老客戶了，就有了過分依賴與信任的心態，導致了又一食品行業的重大安全問題！所以，在供應商選擇和選擇供應商方面都要加以重視。企業可以建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質量等及其資信，經營狀況進行實時管理和考核評價。把工作人員的績效考評不僅要放在業務量上，也可以根據工作人員對檢查出問題的數量與質量予以考核。

最后，企業應當嚴格按照《企業會計準則》的要求對采購循環產生的各類單據，進行妥善保管，每一筆的交易都要做好相關記錄，要與倉庫記錄保持一致。一定要做到不相容事物分離制度，防止產生自身的舞弊行為。

二、銷售業務

銷售業務是指企業出售產品（商品）、提供勞務（服務），并收取銷售收入等相關活動。

（一）銷售過程中可能出現的問題

1.銷售計劃管理有問題：可能為了企業的盈利，對銷售的商品重新規劃了檔次，或者說銷售層次更高了，使與之前的銷售產品有出入，導致生產鏈的不同，使生產的成本與內容有很大差異；沒能與生產廠家做好及時有效的溝通，使生產鏈仍是單一的產品鏈。

2.銷售客戶的信用控制不夠：使企業存在大量的應收賬款，但由于銷售客戶的管理不善，導致企業增加大量的壞賬準備；銷售客戶對要簽約的合同，提出各種不滿的異議，導致銷售與購買循環不得不拖延；后來由銷售于客戶公司的控制信息更改，但未及時報告給企業，導致長時間沒能付款。

3.銷售定價有問題：由于相同行業的相互競爭原則，當銷售相同產品時，一個企業準備降低銷售價格，其他企業也會采取“跟風”效應，都會降低價格，可能最后使定價時的價值比產品原來擁有的價值更低，導致銷售虧損；銷售定價時，沒能及時適應當時的政策和外部環境，使定價過高或過低。

4.銷售審批與合同訂立存在問題：由于銷售數量與種類大量存在，使銷售審核人員只是部分抽查，不能進行系統有效地審核；銷售合同大多是格式條款，對真正意義上的銷售內容沒能做具體的說明，使合同存在重大疏漏；由于沒能掃描保存電子銷售合同稿或者對其進行備份，又由于紙質合同保存不善，可能會導致銷售合同的遺失。

5.銷售發貨管理存在問題：由于會存在在途物資或在途資金的情況，可能會導致客戶公司沒能及時記錄到購買成本上或企業沒能及時記錄到銀行存款上，導致雙方產生糾紛；由于貨物性質的特殊性，可能會是易損、易碎、易燃、易爆物，但合同雙方的權責沒能互相明確好，可能會產生糾紛。

6.收款管理存在糾紛：由于企業發票沒能保存好，沒能做好相應的會計記錄；由于是老客戶，存在著容易輕信、且兩方容易相互勾結遲交款項，使之存在舞弊，雖未按時付款，但仍記錄到了銀行存款一欄，使銷售企業的負責人員有利可圖；由于是新客戶，可能付款方式與老客戶不一樣，導致沒能及時收回賬款。

（二）銷售循環應采取的措施

在銷售定價方面，也要與市場部明確需求情況，要“對癥下藥”。在銷售部建立適時的崗位輪換制度，由于企業可能不止銷售一種產品，所以每個人分配的產品任務指標可能不一樣。所以為了防止發生舞弊，可以一個年度輪換一個人來銷售不一樣的產品，這樣既可以增強銷售人員的能力，也可以降低舞弊的風險。可以適時開展公司內部的無記名問卷調查，了解公司中高級管理人員的能力與業務狀況，并做好相應的人才流動分配。完善企業內部票據的保存與記錄制度，有相關的電子檔案，防止丟失。就發放貨物而言，在合同中要與對方有明確的條款介紹，防止責任的混亂。另外，要做好產品的售后服務。

案例：2003年底，寶潔公司主打高端產品的“飄柔”洗發水，價格突然下調，以9.9元200ml的價格，與中低檔洗發水價格持平。調價一出，引起了日用品營銷界的震驚。有人認為寶潔的低價策略，打擊了夏士蓮等二線品牌，有利于維護自己在日用品營銷中高端市場的地位。可也有人認為寶潔這樣做會自毀高端形象。

2004年，日用品營銷市場終于給出了答案，寶潔公司的低價營銷策略，使其產品在日用品營銷界中高端兩線銷售都不理想。2004年底，為了能夠在市場上挽回形象，寶潔公司一舉拿下了2005年CCTV標王，作為以“低成本大覆蓋”廣告的日用企業，寶潔公司突然以高價位的廣告集中時段來塑造形象，其實也表明了9.9低價營銷策略沒能夠達到預期的市場目的。

分析：由于銷售產品定價時與市場購買力產生偏差，從而造成了銷售的不盡如人意。所以銷售部門與市場部門的協調統一是一個很重要的策略。另外，在銷售定價時，可以適當發放一些問卷調查來增進親民性，并在問卷調查的基礎上，建立健全完善的銷售績效考評，做到銷售到人心。

三、結論

企業在經營生產活動時要注重對本企業員工的職業道德和社會主義核心價值觀的培養，全員參與到企業的內部控制中來，嚴格要求自己，愛崗敬業，自覺執行內部控制制度，形成積極陽光的企業采購和銷售的內部控制文化，具體要做到：適當的職責分離；正確的授權審批；建立完整的客戶檔案，并對其進行動態管理。對所建立的全部客戶進行信用評級；建立采購和銷售的監督制度和自我評價體系，并定期進行檢查；對采購和銷售人員進行專業和企業內部控制的培訓，使其提高自身的職業素養與職業道德；建立激勵和約束機制，約束機制要大于激勵機制。

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（作者單位：南京審計學院）