淺析企業(yè)內(nèi)部控制的采購(gòu)循環(huán)和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)

陳閏茜

摘要：企業(yè)內(nèi)部控制通過(guò)企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)業(yè)人員對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)管，來(lái)全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)全面可持續(xù)發(fā)展。本文通過(guò)淺析企業(yè)內(nèi)部控制采購(gòu)循環(huán)和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中可能產(chǎn)生的內(nèi)控問(wèn)題及原因，并就相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部控制 采購(gòu)循環(huán) 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)

企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制管理最根本的目的是以專(zhuān)業(yè)管理制度為基礎(chǔ)，以防范風(fēng)險(xiǎn)、有效監(jiān)管為目的，通過(guò)全方位建立過(guò)程控制體系、描述關(guān)鍵控制點(diǎn)和以流程形式直觀表達(dá)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)過(guò)程而形成的管理規(guī)范。

一、采購(gòu)循環(huán)

采購(gòu)是一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，沒(méi)有采購(gòu)，就沒(méi)有生產(chǎn)。所以采購(gòu)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。采購(gòu)分詢價(jià)議價(jià)、評(píng)估和索樣、定價(jià)、請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)、協(xié)調(diào)與溝通、進(jìn)貨驗(yàn)收與整理付款這幾個(gè)過(guò)程，每一個(gè)過(guò)程都有一定的風(fēng)險(xiǎn)和需要準(zhǔn)確定位的地方。

（一）采購(gòu)循環(huán)可能出現(xiàn)的問(wèn)題

1.需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃存在問(wèn)題：需求與采購(gòu)計(jì)劃不適應(yīng)當(dāng)時(shí)環(huán)境、政策；需求與采購(gòu)計(jì)劃不符合生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)；采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)與市場(chǎng)部做好調(diào)研，可以建立市場(chǎng)需求調(diào)研小組，并且完善生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)制度，建立系統(tǒng)型生產(chǎn)電子流程。

2.請(qǐng)購(gòu)存在的問(wèn)題：缺乏采購(gòu)程序，未經(jīng)過(guò)授權(quán)審批就請(qǐng)購(gòu)。

3.采購(gòu)定價(jià)存在的問(wèn)題：采購(gòu)定價(jià)過(guò)高或過(guò)低，不適應(yīng)市場(chǎng)需求。

4.采購(gòu)供應(yīng)商的選擇和管理中存在的問(wèn)題：在供應(yīng)商選擇和管理中沒(méi)有嚴(yán)格按照內(nèi)部管理程序，輕信老供應(yīng)商。

5.采購(gòu)商品樣品的檢驗(yàn)存在的問(wèn)題：對(duì)通過(guò)初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，沒(méi)有經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的檢驗(yàn)和檢測(cè)。

6.采購(gòu)合同存在的問(wèn)題：未經(jīng)授權(quán)訂立采購(gòu)合同。

7.管理供應(yīng)過(guò)程存在的問(wèn)題：采購(gòu)單與收貨單的記錄與保存不善；采購(gòu)貨物的配送方式不當(dāng)，導(dǎo)致采購(gòu)物資發(fā)生損耗或者無(wú)法保證按時(shí)供應(yīng)影響生產(chǎn)。

（二）采購(gòu)循環(huán)應(yīng)采取的措施

采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)與市場(chǎng)部做好調(diào)研，可以建立市場(chǎng)需求調(diào)研小組，并且完善生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)制度，建立系統(tǒng)型生產(chǎn)電子流程。與有關(guān)檢查部門(mén)如食藥監(jiān)局建立聯(lián)合監(jiān)控網(wǎng)點(diǎn)，在每條生產(chǎn)鏈都有嚴(yán)格質(zhì)量和產(chǎn)品安全把關(guān)。把相關(guān)工作人員的績(jī)效考評(píng)與檢查漏洞聯(lián)系起來(lái)，做到人人互相監(jiān)督。

案例：最近發(fā)生的上海福喜案件讓大家都對(duì)食品安全產(chǎn)生了高度重視，福喜公司賣(mài)過(guò)期肉制品給眾多餐飲企業(yè)，如肯德基、麥當(dāng)勞等。然而仔細(xì)想想，何嘗不是福喜公司在采購(gòu)循環(huán)環(huán)節(jié)產(chǎn)生、發(fā)生了偏差呢？

分析：首先，在請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)，由于上海福喜公司牽涉到麥當(dāng)勞、肯德基、必勝客等多家餐飲類(lèi)企業(yè)，所需要的肉制品數(shù)量需求很多，他們違反了有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)準(zhǔn)則，在生產(chǎn)場(chǎng)旁邊又增添了一個(gè)“神秘”的工廠，把從江蘇泰森公司購(gòu)買(mǎi)來(lái)的相關(guān)肉質(zhì)品在生產(chǎn)環(huán)境惡劣的情況下，由三個(gè)工作人員將其包裝盒換成福喜公司的包裝，即完成了相關(guān)肉制品的生產(chǎn)。然而如果要換包裝，理應(yīng)在與肉質(zhì)品生產(chǎn)環(huán)境一致的情況下才能調(diào)換包裝，從泰森公司包裝上顯示的生產(chǎn)環(huán)境是在零下十幾度的情況下，而實(shí)際上福喜的工作人員是在常溫下進(jìn)行工作，違反了有關(guān)政策，使生產(chǎn)質(zhì)量嚴(yán)重下降。所以，對(duì)于具備相應(yīng)審批權(quán)權(quán)限的部門(mén)或人員審批采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注是否符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)政策，在嚴(yán)格管控的環(huán)境下，再進(jìn)行生產(chǎn)。可以適當(dāng)增加食藥監(jiān)局的專(zhuān)業(yè)人員定期走訪相關(guān)工廠的數(shù)量，企業(yè)也可以聘請(qǐng)一些公證人員增加對(duì)生產(chǎn)的監(jiān)管。

其次，在供應(yīng)商選擇和管理中，采購(gòu)商沒(méi)能準(zhǔn)確確認(rèn)購(gòu)買(mǎi)肉質(zhì)食品的質(zhì)量，只是由于是買(mǎi)賣(mài)多年的老客戶了，就有了過(guò)分依賴與信任的心態(tài)，導(dǎo)致了又一食品行業(yè)的重大安全問(wèn)題！所以，在供應(yīng)商選擇和選擇供應(yīng)商方面都要加以重視。企業(yè)可以建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量等及其資信，經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和考核評(píng)價(jià)。把工作人員的績(jī)效考評(píng)不僅要放在業(yè)務(wù)量上，也可以根據(jù)工作人員對(duì)檢查出問(wèn)題的數(shù)量與質(zhì)量予以考核。

最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的要求對(duì)采購(gòu)循環(huán)產(chǎn)生的各類(lèi)單據(jù)，進(jìn)行妥善保管，每一筆的交易都要做好相關(guān)記錄，要與倉(cāng)庫(kù)記錄保持一致。一定要做到不相容事物分離制度，防止產(chǎn)生自身的舞弊行為。

二、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)

銷(xiāo)售業(yè)務(wù)是指企業(yè)出售產(chǎn)品（商品）、提供勞務(wù)（服務(wù)），并收取銷(xiāo)售收入等相關(guān)活動(dòng)。

（一）銷(xiāo)售過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題

1.銷(xiāo)售計(jì)劃管理有問(wèn)題：可能為了企業(yè)的盈利，對(duì)銷(xiāo)售的商品重新規(guī)劃了檔次，或者說(shuō)銷(xiāo)售層次更高了，使與之前的銷(xiāo)售產(chǎn)品有出入，導(dǎo)致生產(chǎn)鏈的不同，使生產(chǎn)的成本與內(nèi)容有很大差異；沒(méi)能與生產(chǎn)廠家做好及時(shí)有效的溝通，使生產(chǎn)鏈仍是單一的產(chǎn)品鏈。

2.銷(xiāo)售客戶的信用控制不夠：使企業(yè)存在大量的應(yīng)收賬款，但由于銷(xiāo)售客戶的管理不善，導(dǎo)致企業(yè)增加大量的壞賬準(zhǔn)備；銷(xiāo)售客戶對(duì)要簽約的合同，提出各種不滿的異議，導(dǎo)致銷(xiāo)售與購(gòu)買(mǎi)循環(huán)不得不拖延；后來(lái)由銷(xiāo)售于客戶公司的控制信息更改，但未及時(shí)報(bào)告給企業(yè)，導(dǎo)致長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)能付款。

3.銷(xiāo)售定價(jià)有問(wèn)題：由于相同行業(yè)的相互競(jìng)爭(zhēng)原則，當(dāng)銷(xiāo)售相同產(chǎn)品時(shí)，一個(gè)企業(yè)準(zhǔn)備降低銷(xiāo)售價(jià)格，其他企業(yè)也會(huì)采取“跟風(fēng)”效應(yīng)，都會(huì)降低價(jià)格，可能最后使定價(jià)時(shí)的價(jià)值比產(chǎn)品原來(lái)?yè)碛械膬r(jià)值更低，導(dǎo)致銷(xiāo)售虧損；銷(xiāo)售定價(jià)時(shí)，沒(méi)能及時(shí)適應(yīng)當(dāng)時(shí)的政策和外部環(huán)境，使定價(jià)過(guò)高或過(guò)低。

4.銷(xiāo)售審批與合同訂立存在問(wèn)題：由于銷(xiāo)售數(shù)量與種類(lèi)大量存在，使銷(xiāo)售審核人員只是部分抽查，不能進(jìn)行系統(tǒng)有效地審核；銷(xiāo)售合同大多是格式條款，對(duì)真正意義上的銷(xiāo)售內(nèi)容沒(méi)能做具體的說(shuō)明，使合同存在重大疏漏；由于沒(méi)能掃描保存電子銷(xiāo)售合同稿或者對(duì)其進(jìn)行備份，又由于紙質(zhì)合同保存不善，可能會(huì)導(dǎo)致銷(xiāo)售合同的遺失。

5.銷(xiāo)售發(fā)貨管理存在問(wèn)題：由于會(huì)存在在途物資或在途資金的情況，可能會(huì)導(dǎo)致客戶公司沒(méi)能及時(shí)記錄到購(gòu)買(mǎi)成本上或企業(yè)沒(méi)能及時(shí)記錄到銀行存款上，導(dǎo)致雙方產(chǎn)生糾紛；由于貨物性質(zhì)的特殊性，可能會(huì)是易損、易碎、易燃、易爆物，但合同雙方的權(quán)責(zé)沒(méi)能互相明確好，可能會(huì)產(chǎn)生糾紛。

6.收款管理存在糾紛：由于企業(yè)發(fā)票沒(méi)能保存好，沒(méi)能做好相應(yīng)的會(huì)計(jì)記錄；由于是老客戶，存在著容易輕信、且兩方容易相互勾結(jié)遲交款項(xiàng)，使之存在舞弊，雖未按時(shí)付款，但仍記錄到了銀行存款一欄，使銷(xiāo)售企業(yè)的負(fù)責(zé)人員有利可圖；由于是新客戶，可能付款方式與老客戶不一樣，導(dǎo)致沒(méi)能及時(shí)收回賬款。

（二）銷(xiāo)售循環(huán)應(yīng)采取的措施

在銷(xiāo)售定價(jià)方面，也要與市場(chǎng)部明確需求情況，要“對(duì)癥下藥”。在銷(xiāo)售部建立適時(shí)的崗位輪換制度，由于企業(yè)可能不止銷(xiāo)售一種產(chǎn)品，所以每個(gè)人分配的產(chǎn)品任務(wù)指標(biāo)可能不一樣。所以為了防止發(fā)生舞弊，可以一個(gè)年度輪換一個(gè)人來(lái)銷(xiāo)售不一樣的產(chǎn)品，這樣既可以增強(qiáng)銷(xiāo)售人員的能力，也可以降低舞弊的風(fēng)險(xiǎn)?？梢赃m時(shí)開(kāi)展公司內(nèi)部的無(wú)記名問(wèn)卷調(diào)查，了解公司中高級(jí)管理人員的能力與業(yè)務(wù)狀況，并做好相應(yīng)的人才流動(dòng)分配。完善企業(yè)內(nèi)部票據(jù)的保存與記錄制度，有相關(guān)的電子檔案，防止丟失。就發(fā)放貨物而言，在合同中要與對(duì)方有明確的條款介紹，防止責(zé)任的混亂。另外，要做好產(chǎn)品的售后服務(wù)。

案例：2003年底，寶潔公司主打高端產(chǎn)品的“飄柔”洗發(fā)水，價(jià)格突然下調(diào)，以9.9元200ml的價(jià)格，與中低檔洗發(fā)水價(jià)格持平。調(diào)價(jià)一出，引起了日用品營(yíng)銷(xiāo)界的震驚。有人認(rèn)為寶潔的低價(jià)策略，打擊了夏士蓮等二線品牌，有利于維護(hù)自己在日用品營(yíng)銷(xiāo)中高端市場(chǎng)的地位?？梢灿腥苏J(rèn)為寶潔這樣做會(huì)自毀高端形象。

2004年，日用品營(yíng)銷(xiāo)市場(chǎng)終于給出了答案，寶潔公司的低價(jià)營(yíng)銷(xiāo)策略，使其產(chǎn)品在日用品營(yíng)銷(xiāo)界中高端兩線銷(xiāo)售都不理想。2004年底，為了能夠在市場(chǎng)上挽回形象，寶潔公司一舉拿下了2005年CCTV標(biāo)王，作為以“低成本大覆蓋”廣告的日用企業(yè)，寶潔公司突然以高價(jià)位的廣告集中時(shí)段來(lái)塑造形象，其實(shí)也表明了9.9低價(jià)營(yíng)銷(xiāo)策略沒(méi)能夠達(dá)到預(yù)期的市場(chǎng)目的。

分析：由于銷(xiāo)售產(chǎn)品定價(jià)時(shí)與市場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)力產(chǎn)生偏差，從而造成了銷(xiāo)售的不盡如人意。所以銷(xiāo)售部門(mén)與市場(chǎng)部門(mén)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是一個(gè)很重要的策略。另外，在銷(xiāo)售定價(jià)時(shí)，可以適當(dāng)發(fā)放一些問(wèn)卷調(diào)查來(lái)增進(jìn)親民性，并在問(wèn)卷調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立健全完善的銷(xiāo)售績(jī)效考評(píng)，做到銷(xiāo)售到人心。

三、結(jié)論

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)要注重對(duì)本企業(yè)員工的職業(yè)道德和社會(huì)主義核心價(jià)值觀的培養(yǎng)，全員參與到企業(yè)的內(nèi)部控制中來(lái)，嚴(yán)格要求自己，愛(ài)崗敬業(yè)，自覺(jué)執(zhí)行內(nèi)部控制制度，形成積極陽(yáng)光的企業(yè)采購(gòu)和銷(xiāo)售的內(nèi)部控制文化，具體要做到：適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離；正確的授權(quán)審批；建立完整的客戶檔案，并對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)所建立的全部客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí)；建立采購(gòu)和銷(xiāo)售的監(jiān)督制度和自我評(píng)價(jià)體系，并定期進(jìn)行檢查；對(duì)采購(gòu)和銷(xiāo)售人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)和企業(yè)內(nèi)部控制的培訓(xùn)，使其提高自身的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德；建立激勵(lì)和約束機(jī)制，約束機(jī)制要大于激勵(lì)機(jī)制。

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（作者單位：南京審計(jì)學(xué)院）