小企業銷售業務流程內部控制思考

余曉丹

[提要] 銷售業務在企業經營管理中具有重要的地位，而銷售業務的復雜性使得企業必須對其全過程進行內部控制。企業的銷售業務在各個環節都可能出現外部欺詐和內部舞弊行為，因此要通過事前、事中、事后的內部控制，防止各種可能的弊端，以保護企業資產安全。

關鍵詞：銷售業務；內部控制；會計監督

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A

收錄日期：2017年10月13日

一、銷售業務內部控制必要性

（一）由銷售業務在企業中的重要地位決定的。銷售業務是企業最基本的業務之一。企業的銷售業務涵蓋了從接受訂單，價格確定、信用政策、發運貨物，直至收回貨款等一系列環節，是一個環環相扣的流程，形成一項完整的業務過程。如果企業不能通過銷售及時將生產的商品出售，將使企業資金大量沉淀在存貨中。由于不能將產成品占有的資金轉變為貨幣資金，企業的資金鏈將會中斷，企業將因此無法生存。

（二）由企業的外部環境所決定的。在當前市場經濟的條件下，社會上還存在著一些不信守合同甚至經濟詐騙行為，而作為小企業急于完成銷售業務，往往比較容易上當受騙。這些不法行為有相當一部分存在于銷售業務的往來上，其主要表現為：長期惡意拖欠貨款、利用空頭支票騙取貨物、有訂立虛假合同卷貨“蒸發”等等，種種手段不勝枚舉。

（三）防止企業內部人員利用管理漏洞損害企業利益的有效手段。企業內部某些人利用管理中存在的缺陷，營私舞弊，監守自盜，甚至與外部人勾結，損害企業的利益，從中獲利。在企業經營管理的各個方面，各個環節，都可能不同程度地發生這種內部人為了謀求個人私利，損害企業經濟利益的行為。而在銷售和收款這一企業十分重要的經營業務中，是最可能發生這種內部人舞弊的節點之一。如在購銷業務談判中內外勾結，有意壓低企業銷售價格，損害企業經濟利益，自己從收購商中收取回扣。為了保證企業的經濟利益不受侵犯，盡最大可能防止這種內部人舞弊的現象發生，規避銷售及收款中可能產生的風險，必須在銷售業務的各個環節進行介入和審核，有效地實施內部控制。

銷售業務從接受訂單，批準賒銷，貨物發出，開票到貨款回籠，流程長，環節多，每一筆業務的完成都要經過一個循環周期，每一筆業務的發生都涉及企業內部的多個部門，多個環節，多個職能人員，每個環節都有可能在制度上出現漏洞，發生各種舞弊現象。

二、小企業銷售業務中可能發生的舞弊現象

小企業的銷售業務流程一般包括制定銷售計劃，接受客戶訂單，核準客戶信用，簽訂購銷合同，發運商品，開具銷售發票，收取銷售貨款等環節。而銷售形式最常見的是現銷和賒銷。在整個銷售業務的流程中，各個環節都可能會發生舞弊行為。最可能出現舞弊行為的主要有以下幾個方面：

（一）購貨單位的真實性方面：在現實經營活動中，有些詐騙分子使用已停業的公司或者根本不存在的公司的名義，利用企業急于銷售的心理，簽訂虛假的購銷合同，騙取銷售企業的產品。

（二）購貨單位的資信方面：某些財務情況極差，甚至瀕臨破產的企業從銷售單位賒銷商品，一旦貨物到手，往往長期拖延貨款，甚至賴賬不還，結果使銷售單位蒙受經濟損失。

（三）銷售價格方面：企業內部業務人員為牟取私利，可能出賣企業談判意愿和商品報價底線，幫助購貨單位壓低成交價格。企業遭受了損失，有關業務人員卻由此獲取賄賂和回扣。

（四）發出貨物方面：根據合同規定的貨物的品種規格和數量發貨是最基本的要求。但可能有具體操作人員與購貨單位勾結，多發貨物，或發出的貨物比合同規定的品種級別高，功能強的貨物。甚至以提供樣品的名義，無償索取大量額外的商品。

（五）因賒銷產生的應收賬款回籠方面：應收賬款可能由于種種原因造成無法收回而形成壞賬，甚至是本企業員工明明已經收到貨款，卻不交財務部門入賬，造成賬面上虛假的應收賬款，實際上已中飽私囊。

（六）退貨理賠方面：購貨方在收到貨物后，吹毛求疵提出質量問題要求退貨，同時要求銷售方付出一筆大大高于原銷售貨物價值的運輸費，迫使銷貨單位放棄收回所退貨物的權利，并造成應收賬款的滅失或者造成應收賬款不能完整的收回。

對于這些可能的經濟詐騙和舞弊行為，必須進行有效預防，規避風險，所以企業在銷售過程中必須全方面進行內部控制以避免或減少銷售業務中種種不法行為對企業資產的侵犯。但是，很多小企業由于人工成本等原因，沒有設置專門的信用審查部門、合同管理部門、業務評價部門等，銷售業務往往集中在一個綜合的銷售部門處理，缺乏必要的內部控制制度的制約。在這種情況下，作為企業經濟核算中心的會計部門，應該提前介入銷售業務，并在銷售業務的整個循環過程中實施會計監督，以保證銷售業務的有序運行，避免不必要的經濟糾紛，使企業有效地實現其經濟成果。

三、以會計監督代替內部控制的具體操作

對銷售業務的會計監督應該貫串于從收到訂單到回籠貨款的整個銷售過程。一方面將提前介入銷售業務，將對銷售業務的監督前伸到具體銷售業務發生之前；另一方面將對具體的銷售業務完成情況進行深入的會計分析，將對銷售業務的監督后延到具體的銷售業務發生之后。所以，對銷售業務的會計監督包括對銷售業務的事前監督、事中監督和事后監督。

（一）對銷售業務的事前監督。對銷售業務進行事前監督主要有以下幾項工作：

1、參與對銷售計劃的制定。在計劃制定過程中，會計部門應根據銷售部門提供的本公司產品市場銷售趨勢的預測數據，為銷售計劃的制定提供意見和建議，防止公司銷售部門脫離市場需求盲目生產，造成產品積壓，資金呆滯或者錯失銷售機遇。

2、制定公司統一的銷售價格目錄。制定銷售價格目錄，除了考慮市場因素外，主要是依據企業的生產成本和預期盈利水平。會計部門利用掌握的企業生產成本形成的第一手資料和完整記錄，在基準價格的基礎上根據市場情況提出價格的浮動上限和下限，有利于銷售業務部門進行談判時掌握企業底線，靈活機動地談判價格以實現企業目標。endprint

3、參與企業信用政策的制定。通過對信用政策的制定，防止通過隨意賒銷、提供過寬的信用條件和過高的現金折扣等方法舞弊，避免因此給企業帶來經營風險和資金損失。

（二）對銷售業務的事中監督。對銷售業務的事中監督是對銷售業務的各個環節進行會計監督，以便及時發現漏洞，及時補救，避免或減少風險和損失。對銷售業務的事中監督主要把握以下幾個方面：

1、要對銷售合同進行預審核。一些小企業中沒有專設合同管理部門和信用部門的情況下，會計部門應積極承擔這項職責。對銷售合同的預審核，應著重監督這樣幾個方面：（1）對銷售價格的審核；（2）對執行信用政策的審核；（3）對收款方式的審核。

2、對發貨情況進行監督。企業的成品倉庫按銷售部門的要求發貨后，應及時將發貨單交會計部門，由會計部門記入臺賬。會計部門必須將收貨單、送貨單和發貨單進行比對，審核無誤后記入臺賬，并作為向購貨方收取貨款的憑據。

3、對銷貨折讓和銷售退貨進行會計監督。應審核客戶提出的申訴是否有充足的理由，是否經過專人核實并由授權人員復核，是否有授權人員對銷貨折讓的金額進行確認，是否經過授權人員批準。

4、對現銷收款進行會計監督。在一般情況下，應實行款到發貨。為了防止出現弊端，應提倡貨款電匯，并在貨款到賬后發貨，一般不應使用現金。還要實行發票開票員與收款人的職務分離，并避免銷售人員直接接觸銷售現款。

5、對應收賬款進行會計監督。通過對應收賬款進行分析來進行會計監督，不僅要分析應收賬款總量，更重要的是要分戶進行分析，每年至少一次向欠款客戶寄發對賬單進行對賬，并取得客戶的對賬回單。會計部門應經常對應收賬款進行賬齡分析，對超過合同規定的付款期未付款的客戶，要指定專人或通過法律手段進行催收和索取貨款，并作好催收記錄，確保公司收回債權。

6、對壞賬處理進行會計監督。對壞賬的確認要慎重，要審查是否有確鑿的證據證明某一筆應收賬款不能收回并符合確認壞賬的條件，壞賬要逐戶逐筆確認；應收賬款確認為壞賬并注銷后，要進行備查記錄，做到賬銷案存；已注銷的壞賬又收回時，要及時按照實際收回的金額入賬。

對銷售過程的事中監督，主要是通過審核和比對等手段進行。對銷售及收款過程中的關鍵環節進行重點監督，防止各個環節出現問題影響整個銷售過程的順利進行。

（三）對銷售業務的事后監督。對銷售業務的事后監督主要是為了以后的銷售業務順利開展，而對已經完成的銷售業務進行分析、總結，找出不足之處進行改進，并積累客戶信用資料，為今后信用政策的制定提供依據。對銷售業務的事后監督應包括以下幾個方面：

1、對已經發生并完成的銷售業務進行總結分析。通過對銷售業務的總結，進一步完善制度，堵塞可能出現的漏洞，保證銷售業務健康有序地進行。而對銷售利潤率、應收賬款收現率等指標進行分析，為企業的價格政策、信用政策的修訂提供依據。因此，對銷售業務的總結和分析也是一種會計監督。

2、對一些較大的銷售業務進行評估。評估的內容應包括銷售價格的合理性、信用政策對銷售的影響、貨款回籠的及時性等，通過評估，對企業的產品定價、銷售策略、市場定位等有一個基本的評價，同時對銷售業務的合理性進行監督。

3、對客戶長期欠款的處理進行會計監督。當客戶不是出于惡意無法支付貨款時，可能會進行債務重組。對此，會計部門應通過征信查詢和審核債務人財務報表等資料進行幾個方面的會計監督。

4、通過對銷售過程中不同客戶的信用表現，分析其執行合同的誠信度。對貨款的支付情況，發生糾紛時的處理方式等等，可以逐步建立起完善的客戶資料，為日后再處理客戶的購貨訂單提供依據，保證優先滿足值得依賴的客戶的訂單。

綜上所述，對企業的銷售業務進行全過程的嚴格的內部控制是非常必要的。而小企業由于自身的特殊情況以會計監督來替代內部控制具有較強的可操作性，是企業對銷售業務進行控制的十分重要和不可替代的手段，它有利于企業加強管理，預防舞弊，避免差錯，防范風險，保證銷售業務這一企業重要的經營活動規范開展，促進企業經濟效益不斷提高。

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